Dass Totgesagte länger leben, ist eine Binsenweisheit, die man guten Gewissens kaum noch erwähnen mag. Dennoch haben Binsenweisheiten die irritierende Eigenschaft, sich immer wieder zu bewahrheiten: Zwar ist es erst 35 Jahre her, dass mit dem „Fernkopierer 6000“ der Firma Infotec der Telefax-Standard G3 in Europa eingeführt wurde, doch seit gut zehn Jahren wird das Telefax totgesagt: Es gilt als ausgemacht, dass das „gute alte Fax“ zunehmend durch E-Mails verdrängt wird.
Verdrängung – nur gefühlt oder real?
Empirische Zahlen belegen einen Trend, der der „gefühlten Verdrängung“ des Faxes deutlich widerspricht. Allein im Jahr 2008 wurden über die verschiedenen Telefax-Dienste des Münchner Messaging-Spezialisten Retarus über 140 Millionen Telefax-Seiten verschickt. Tendenz: stark steigend – im laufenden Jahr dürften es über 200 Millionen Seiten werden.
Auch wenn ein immer größerer Teil der geschäftlichen Kommunikation mittlerweile tatsächlich per E-Mail abgewickelt wird, kann also von einer Verdrängung des Telefaxes kaum die Rede sein. Im Gegenteil: Im professionellen Kommunikationsmix spielt das Telefax eine klar definierte Rolle, die durch andere Kommunikationskanäle nicht oder nur unzureichend übernommen werden kann.
Dafür sind im Wesentlichen drei Gründe zu nennen: Das Telefax erreicht auch Empfänger, die per E-Mail – wenn überhaupt – nur schwer zu erreichen sind. Telefaxe bieten zudem für viele Geschäftsvorgänge Rechtssicherheit, da es im Gegensatz zur E-Mail verbindliche Zustellmeldungen gibt und somit davon ausgegangen werden kann, dass die Nachricht erfolgreich übermittelt wurde. Last but not least laufen Telefaxe nicht Gefahr, von Spamfiltern aussortiert oder gar vernichtet zu werden.
Zielgruppen punktgenau erreichen
Bleiben wir zunächst beim
ersten Grund für die bleibende Bedeutung des Telefax: Natürlich kann
heute davon ausgegangen werden, dass die überwiegende Mehrzahl aller
Haushalte und nahezu einhundert Prozent aller gewerblichen Betriebe
über einen Internet-Anschluss verfügen und damit auch per E-Mail zu
erreichen sind. Dies bedeutet aber entgegen landläufiger Meinung nicht,
dass alle, die per E-Mail erreichbar sind, tatsächlich auch zum
richtigen Zeitpunkt erreicht werden können.
Ein namhafter
Hersteller von Dünge- und Pflanzenschutzmitteln liefert dazu ein erstes
interessantes Beispiel: Dieses Unternehmen belässt es nicht dabei,
seine Produkte zu vertreiben, darüber hinaus will es der Kundschaft
auch einen Zusatznutzen bieten, indem es ihnen regelmäßig mitteilt, wie
diese Produkte optimal eingesetzt werden können. Da der optimale
Einsatz von Düngemitteln stark von der aktuellen Witterung abhängt,
müssen diese Hinweise zeitnah übermittelt werden und müssen den Kunden
– hier den Landwirten – rechtzeitig erreichen. Da der Arbeitstag eines
Landwirts bekanntlich früh beginnt und wohl kaum ein Bauer seine
E-Mails durchsieht, ehe er morgens auf den Traktor steigt, ist das Fax
hier das optimale Kommunikationsmedium: Das Schreiben liegt im
Faxgerät, ehe der Tag beginnt, kann kurz überflogen werden und hat so
seinen Zweck erfüllt.
Kaum anders ist das Anwendungsbeispiel der
Schwarz Pharma-Gruppe gelagert. Der innovative Arzneimittel-Hersteller
steht im regelmäßigen Kontakt mit rund 21.000 Apotheken und 160.000
Ärzten. Zwar schwingen sich diese Kunden nicht vor Tau und Tag auf den
Traktor, doch verbringen sie ihre Arbeitstage nicht am PC, sondern
vordringlich mit ihren Patienten und Kunden. Damit sind sie per E-Mail
bestenfalls sporadisch zu erreichen. Ein Telefax dagegen liegt sofort
auf und wird sofort gelesen. Also nutzt die Schwarz Pharma-Gruppe das
Telefax für Marketing-Aktionen und verschickt jährlich über 250.000
Telefaxe mit Infobriefen, aktualisierten Beipackzetteln, Angeboten etc.
an Ärzte und Apotheker.
Die nötige Rechtsverbindlichkeit
Der
zweite Grund, weshalb das Telefax oftmals nach wie vor ohne Alternative
ist, besteht – salopp gesagt – darin, dass man eine E-Mail nur schwer
abheften kann. Natürlich kann man auch eine E-Mail ausdrucken und
abheften, doch selbst dann fehlt der E-Mail das Übertragungsprotokoll,
das dem Fax eine rechtliche Verbindlichkeit gibt, die es schwer
ersetzbar macht.
Dies beispielsweise ist der Grund, weshalb die
Honda Motor Europe GmbH täglich über 1.000 Telefaxe an ihre Händler
verschickt: Hier handelt es sich um Aviso-Mitteilungen, mit denen
fällige Abbuchungen vom Konto des jeweiligen Händlers angekündigt
werden. Es wäre den Händlern kaum zuzumuten, derartige Mitteilungen
umständlich aus ihren E-Mail-Programmen auszudrucken. Hinzu kommt, dass
die Honda Motor Europe GmbH nicht nur national, sondern regional
aufgestellt ist und es in den verschiedenen Ländern, in denen die
Honda-Händler ansässig sind, sehr unterschiedliche Ansichten und
Rechtsvorschriften über die Rechtsverbindlichkeit von
E-Mail-Korrespondenz bestehen. Telefaxe dagegen werden in allen Ländern
anerkannt.
Auch der führende Hausgeräte-Hersteller BSH Bosch und
Siemens Hausgeräte GmbH erledigt den Belegversand vorwiegend per
Telefax. Das Unternehmen besteht aus rund 70 Gesellschaften mit 34.400
Mitarbeitern, die in 43 Fabriken in über 15 Länder verteilt Hausgeräte
vom Eierkocher bis zum Hemdenbügler herstellen. In einem Unternehmen
dieser Größenordnung ist ein direkter Datenaustausch – etwa über EDI –
nur mit den wirklich großen Partnern sinnvoll und möglich. Mit dem
Telefax dagegen lässt sich auch die kleinste Fertigungsstätte eines
Lieferanten am anderen Ende der Welt schnell und zuverlässig erreichen.
Für die Grazer Andritz AG, ein global führendes Unternehmen im
Anlagenbau, ist das Telefax ein integraler Bestandteil der
Warenwirtschaft. Der reibungslose Ablauf der Produktionsabläufe wird
über ein SAP ERP System gesteuert und sämtliche anfallenden Belege
werden direkt aus dem ERP-System versendet – zwischen 750.000 und 1,2
Millionen Seiten pro Jahr.
Effizienter Einsatz durch Outsourcing
Ob
als aktueller Wetterdienst für den Landwirt, als Dialog-Marketing Kanal
in der Pharma-Industrie oder als Medium für den automatisierten
Belegversand in Warenwirtschafts-Systemen: Das Telefax ist aus der
modernen Unternehmenskommunikation nicht wegzudenken – und das dürfte
sich auch auf absehbare Zeit nicht ändern.
Allerdings muss
auch die Frage gestellt werden, wie sich der Faxversand – gerade in
größeren Volumina – effizient gestalten lässt. Noch immer nämlich
übersehen viele Unternehmen, dass eine eigene Telefax-Infrastruktur mit
einigem Aufwand verbunden ist. Eigene Server müssen vorgehalten werden,
diese bedürfen der passenden Software, müssen gewartet und aktualisiert
werden und machen nicht zuletzt auch eine gewisse Leitungskapazität
erforderlich, denn schließlich soll der Faxversand zeitnah erfolgen.
Dies alles im eigenen Hause vorzuhalten, bindet Kapital und Personal,
denn derartige Kosten fallen auch an, wenn keine Telefaxe verschickt
werden.
Daher entscheiden sich immer mehr Firmen, den Faxversand
an Spezialisten, also zum Beispiel an Faxprovider wie die retarus GmbH
aus München, auszulagern. Kosten, die hier anfallen, werden
transaktions-basiert, also Neudeutsch nach einem „Pay-per-Use“ Modell
berechnet: Man zahlt nur für die Fax-Seiten, die auch tatsächlich
gesendet wurden. Darüber hinaus werden keinerlei eigene Ressourcen
gebunden, denn der Faxversand erfolgt über entsprechend standardisierte
Schnittstellen, die von jedem System mit Internet-Anschluss
angesprochen werden können.
Dieser Artikel kann auch in der Juni-Ausgabe des österreichischen Magazins Monitor nachgelesen werden.
retarus - messaging services
Bookmarken bei: