Rund 3.000 Rechnungsdokumente werden monatlich von der Volvo Trucks Central Europe GmbH verschickt. Werden diese Rechnungen auf herkömmlichem Wege – also als Papier-Dokumente auf dem Postweg – verschickt, entstehen dabei nicht nur hohe Kosten, gleichzeitig verzögern sich auch alle damit verbundenen Faktura-Prozesse. Um diese Prozesse nachhaltig zu verschlanken und gleichzeitig die im Rechnungswesen entstehenden Kosten zu minimieren, verschickt die Volvo Trucks Region Central Europe GmbH ihre Rechnungen jetzt über die international rechtskonforme SaaS-Lösung Retarus eSign auf elektronischem Wege.
Retarus eSign ist ein transaktionssicheres Komplettpaket für den
elektronischen Rechnungsversand und -empfang. Die als Managed Service
angebotene Lösung ermöglicht es, Signaturen bei der elektronischen
Rechnungsstellung einwandfrei zu erzeugen, zu validieren und zu
kontrollieren - und das konform zu den steuerrechtlichen Anforderungen
in über 40 Ländern. Der Einsatz von Retarus eSign ist für Volvo Trucks
einfach: Rechnungen werden im PDF-Format an Retarus übermittelt, dort
automatisch mit einer qualifizierten digitalen Signatur versehen und
anschließend schnell, kostengünstig und transaktionssicher über die
Retarus Messaging-Infrastruktur versendet. Die Rechnungsempfänger
erhalten kurz darauf eine elektronische Rechnung, die alle Vorgaben der
deutschen und internationalen Gesetzgebung erfüllt.
„Die Faktura-Lösung von Retarus bietet uns alle Vorteile des
elektronischen Rechnungsversands als Software as a Service. Sämtliche
ausgehenden Rechnungsprozesse werden erheblich beschleunigt, die
Betriebskosten sind sehr niedrig und für uns immer klar berechenbar.
Auch die lückenlose Verfolgung aller Prozesse über das Retarus
EAS-Portal verschafft uns die Transparenz, die wir benötigen“ erläutert
Tina Bender, CIO Business Systems bei Volvo Trucks Region Central Europe.
„Neben der Beschleunigung der Faktura-Prozesse ging es in diesem Projekt natürlich in erster Linie um Kostensenkung“ erläutert Retarus-Geschäftsführer Martin Hager. „Leider gibt es sehr unterschiedliche Ansichten über die Kosten, die eine herkömmliche Papier-Rechnung verursacht: Die Experten-Schätzungen reichen von etwa 5,30 bis an die 30 Euro. Ganz gleich, wo die tatsächliche Zahl jedoch liegt – eine elektronische Rechnung schlägt lediglich mit wenigen Cent zu Buche, was für Volvo Trucks schließlich eine bemerkenswerte Reduktion der Kosten in diesem Bereich bedeutet.“
PressefotoVolvo Truck FH16
Über Retarus
Effiziente Geschäftsprozesse sowie reibungslose und transparente elektronische Kommunikation gehören zu den zentralen Erfolgsfaktoren jedes Unternehmens. Für diese Anforderungen entwickelt Retarus seit 1992 Managed Services und betreibt sie in eigenen Rechenzentren. Das Portfolio sorgt für optimierte Geschäftsprozess-Kommunikation mit maximaler Sicherheit und höchster Performance. Die Retarus-Dienste befinden sich weltweit bei über 3.500 Unternehmen aller Branchen im Einsatz, darunter Adidas, Bayer, Continental, DHL, Hanjin Shipping, Honda, Linde, Osram, Puma, Sixt, Sony und Thomas Cook. 21 der DAX 30 Unternehmen nutzen Messaging-Services von Retarus. Rund 250 Mitarbeiter am Hauptsitz in München und in den internationalen Niederlassungen in Australien, Dubai, Frankreich, Großbritannien, Italien, Österreich, Schweiz, Singapur, Spanien und in den USA sorgen Tag für Tag für hohe Kundenzufriedenheit durch effiziente Kommunikationsprozesse.
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