BayWa AG es un consorcio de comercio y prestaciones de servicio internacional, cuya actividad abarca los sectores agricultura, construcción y energía. Para poder subsistir en la competencia global, la empresa depende tanto de una eficáz rotación de inventarios y una óptima disponibilidad de productos, como del aprovechamiento de todo el potencial de compras. Para ello, a nivel empresarial se requiere de procesos comerciales estandarizados, transparentes y acelerados que, basándose en datos consolidados, permiten regular de manera precisa el flujo de mercancías y pagos. En este contexto, es crítico para los negocios de BayWa AG y su filial austríaca RWA (Raiffeisen Ware Austria) que la comunicación se realice de manera rápida y absolutamente fiable. Los Managed Fax Services de Retarus garantizan el cumplimiento de tales exigencias al mismo tiempo de brindar la máxima disponibilidad a costes claramente calculables.
Todas las prestaciones de servicios se documentan de manera transparente. Hans-Gunter Weber, quien, siendo empleado de la filial de BayWa RI-Solution GmbH, está encargado del entorno informático de BayWa y RWA, destaca: "Retarus ofrece un nivel ejemplar de transparencia de servicios: Esto nos permite controlar en tiempo real el estado de nuestros sistemas y de cada uno de nuestros telefaxes. El cambio al servicio gestionado, por ende, nos ha proporcionado un control adicional de nuestra comunicación por fax."
Las soluciones de Retarus aplicadas abarcan tanto la correspondencia por fax de salida como la de entrada. Todos los servicios relacionados al envío y la recepción de faxes están diseñados en módulos y pueden emplearse de tal modo que siempre se adapten de manera óptima a los actuales procesos y al comportamiento de los empleados. Se aplican los servicios de fax de Retarus Faxolution for SAP, Faxolution for Windows, Faxolution for Exchange, así como Mail2Fax y Fax2Mail.
Envío de documentos desde SAP – sin necesitar un servidor de fax
La mayoría de los documentos de fax de BayWa AG se genera en sus sistemas SAP: Confirmaciones de pedidos y albaranes se envían de manera automatizada y deben alcanzar al cliente a la brevedad posible. Para ello, los documentos de fax se transmiten a través de la interfaz estandarizada de RFC/SAP Connect a los centros de cálculo de Retarus, para ser enviados desde allí inmediatamente y con absoluta seguridad transaccional. Cada envío se documenta nítidamente: por cada documento enviado se remite automáticamente el estado del envío al sistema SAP respectivo. Gracias a los informes detallados acerca de los envíos, BayWa disfruta de la máxima transparencia procesual.
Flujos de trabajo optimizados: entregas en un solo día
La recepción de faxes es igual de importante, ya que BayWa tiene que entregar la mercancía a sus clientes a corto plazo - a veces incluso al día siguiente del pedido. Los documentos de fax correspondientes a cada transacción se reciben en los centros de cálculo de Retarus, se convierten en formato PDF y se transmiten a través de Fax2Mail directamente a las cuentas de correo electrónico de los destinatarios. Al mismo tiempo, los usuarios en BayWa y su filial austríaca RWA disfrutan de los servicios de fax de Retarus Mail2Fax, Faxolution for Windows y Faxolution for Exchange, para poder enviar cualquier documento imprimible también desde otras aplicaciones. Esto acorta notablemente los tiempos de ciclos internos.
Solución flexible sin cuellos de bottella
Sobre todo a causa de los volúmenes de envío considerablemente extensos, BayWa y RWA ponen grandes expectativas en un servicio profesional de fax empresarial: "Al contrario de lo usual, los faxes se envían principalmente en tiempo real y no por lotes acumulados. Retarus se encarga de evitar fiablemente cualquier cuello de botella durante los momentos picos en los envíos diurnos", explica el director del sector informático de RI-Solution, Hans-Gunter Weber. "Retarus cumplió, de modo altamente competente y flexible, incluso nuestras exigencias particulares, como p.ej. la compatibilidad con Unicode de determinados servicios para el uso internacional", resuma Weber. BayWa y RWA disponen ahora de una infraestructura de fax fiable y libremente escalable, que no solo está en condiciones de afrontar los volúmenes de envíos actuales, sino también se adaptará flexiblemente a incrementos futuros.
Como consecuencia del funcionamiento exitoso de los servicios de fax, BayWa ya está considerando aplicar los servicios de Retarus el ulteriores areas informáticas, como la facturación electrónica y el intercambio electrónico de datos (EDI). Retarus, desde hace años especializado en los más diversos servicios de mensajería, presta, también en estas areas, servicios de máxima seguridad transaccional y jurídica para una integración B2B/EDI sin problemas, y soluciones para optimizar todos los procesos de facturación.
Acerca de Retarus
Desde 1992, el Grupo Retarus desarrolla y ofrece servicios gestionados para la comunicación empresarial electrónica y para la automatización de procesos comerciales. La cartera se dirige a grandes y medianas empresas y proporciona una comunicación optimizada de los procesos comerciales con máxima seguridad y máximo rendimiento. Retarus ofrece sus soluciones como servicios gestionados desde sus centros de cálculo de alto rendimiento. Los servicios de Retarus están siendo utilizados por más de 3.000 clientes internacionales de todos los sectores, entre los cuales se encuentran Adidas, Allianz, Banco Santander, Bayer, Continental, Dätwyler, Honda, Iberia Cargo, Linde, O2, Puma, Revlon, Sony y Zeiss. 20 de las empresas que conforman el grupo DAX30 utilizan los servicios de mensajería electrónica de Retarus. Cerca de 200 empleados de la sede principal en Munich y de las filiales en Dubai, Lyon, Madrid, Milán, Viena y Zurich logran día tras día una elevada satisfacción de clientes mediante procesos de comunicación, que funcionan a la perfección.
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