Technische Spezifikationen
der Retarus E-Mail Security & Compliance Services

Die Komplettlösung für viren- und spamfreie E-Mail-Kommunikation: Mit Gateway-basierender Verschlüsselung, Datenverarbeitung nach am jeweiligen Unternehmensstandort geltenden Datenschutzrichtlinien in Retarus-Rechenzentren, innovativem E-Mail-Management und revisionssicherer Archivierung.

Funktionen allgemein – Protect, Detect, React & Analyze

Retarus E-Mail Security stoppt Malware wie Viren, Spam, Phishing-Mails, Ransomware und andere digitale Bedrohungen. Malware, die zum Verbreitungszeitpunkt noch unbekannt sind, deshalb die Schutzmechanismen durchdringen und in Kundenpostfächer gelangen, lassen sich mit Patient Zero Detection identifizieren. Das ermöglicht es, schnell auf solche Bedrohungen zu reagieren und Schaden abzuwenden. Das innovative Retarus Queueless Design analysiert eingehende E-Mails ohne Zwischenspeicher – E-Mails kommen dank minimaler Durchlaufzeiten ohne Verzögerungen an. Für maximale Sicherheit aktualisiert Retarus Viren-Scanner sowie Filtermethoden laufend und optimiert diese kontinuierlich.

Protect

Directory Filter

InboundOutbound

Der Directory Filter weist falsch adressierte E-Mails ab. Die Verarbeitungszeit ein- und ausgehender E-Mails wird deutlich beschleunigt. Gültige Adressen werden automatisiert in kurzen Abständen mit Kunden-Systemen abgeglichen.

Mehr Infos
  • Schutz vor Denial-of-Service- und Directory-Harvesting-Attacken
  • Inbound Reputation-Management – Traffic-Shaping- und Traffic-Throttling-Mechanismen
  • Dynamisch lernender Service mit Scoring/Penalty-System für Spam-Relays
  • Queueless-Design mit Prüfung auf SMTP-Session-Ebene
  • Automatischer Adressbuch-Abgleich aus Microsoft Exchange, Lotus Notes/Domino, LDAP
  • Adressbuch-Abgleich in frei definierbaren Zeitabständen
  • Berücksichtigung von Aliasnamen und weiteren Domänen
  • Bounce-Management nach RFC 3461, 3463 und 3464
  • Konfiguration und manuelle Adresspflege über das Retarus EAS-Portal
Directory Filter

Directory Filter

AntiVirus MultiScan

InboundOutbound

AntiVirus MultiScan prüft ein- und ausgehende Nachrichten und Dateianhänge automatisch auf Viren mit bis zu vier Virenscannern und schützt durch heuristische Analysen auch vor noch unbekannten Schadprogrammen.

Mehr Infos
  • Höhere Erkennungsrate durch den Einsatz von bis zu vier Virenscannern
  • Schutz vor unbekannten Viren durch heuristische Analyse (Zero-Hour-Protection)
  • Eliminiert Bedrohungen bereits vor der Kunden-Infrastruktur
  • Permanente Aktualisierung der Virendefinitionen
  • Benachrichtigung über das Löschen infizierter E-Mails via E-Mail Security Report (E-Mail Digest)
AntiVirus MultiScan

AntiVirus MultiScan

AntiSpam

InboundOutbound

Eingehende E-Mails werden mittels ständig aktualisierter Regeln und Tools auf Spam geprüft. Als Spam klassifizierte E-Mails werden je nach Service-Einstellung gekennzeichnet oder in einer Quarantäne isoliert.

Mehr Infos
  • Spam-Schutz mit einer Erkennungsrate von über 99,95%
  • False-Positive-Rate von weniger als 0,0001%
  • Schutz vor massenhaft generierten Non-Delivery-Notifications (Backscatter-Schutz)
  • Sperr- und Ausnahmelisten auf Nutzer-, Profil-, Domain- und globaler Ebene
  • Multilinguale Inhaltsanalyse
  • Inhalts- und Strukturanalysen mittels heuristischer Verfahren
  • Vorgelagerter Bad Word Filter zum Einhalten von Compliance-Richtlinien
  • Fingerprint-Analyse, Bayes-Algorithmen, Absender-Prüfung
  • Permanente Aktualisierung intelligenter Filter-, Muster- und Erkennungsregeln

Phishing Filter

InboundOutbound

Der Phishing Filter durchsucht eingehende E-Mails in Echtzeit gezielt auf Phishing. Treffer werden wahlweise mit dem Grund „Phishing“ quarantiniert oder gleich gelöscht.

Mehr Infos
  • Zusätzlicher URL-Abgleich mit spezialisierten Echtzeit-Quellen für bekannte Phishing-URLs
  • Konfiguration im EAS-Portal
  • Granulare Konfiguration auf globaler und Profil-Ebene

Attachment Blocker

InboundOutbound

Der Attachment Blocker unterbindet den Empfang von kundenspezifisch definierbaren Dateianhängen eingehender E-Mails, die nicht in die Unternehmensinfrastruktur gelangen sollen, zum Beispiel EXE-, ZIP oder Office-Dateien mit Makros.

Mehr Infos
  • Blockieren unerwünschter E-Mail-Anhänge
  • Definieren der zu blockierenden Dateien anhand der Datei-Extension
  • Definieren der zu blockierenden Dateien anhand des MIME-Types
  • Automatisches Blockieren von verschachtelten oder passwortgeschützten Archiven und unbekannter MIME-Types
  • Konfigurierbare Benachrichtigungsmöglichkeit für Empfänger über gelöschte Anhänge
  • Möglichkeit der Zustellung von Kopien der Original-Mails an Administratoren
Attachment Blocker

Attachment Blocker

E-Mail Encryption/Decryption

InboundOutbound

Ausgehende E-Mails werden vom E-Mail-Server des Kunden zu Retarus übertragen. Die E-Mails werden in den Retarus Rechenzentren identifiziert, anhand des kundenspezifischen Regelwerks vollautomatisch verschlüsselt, nach Bedarf auch signiert und so gesichert an den Empfänger weitergeleitet. Dabei wird die Nachricht inklusive aller Dateianhänge verschlüsselt.

Mehr Infos
  • Kompatibel zu jedem SMTP-basierenden E-Mail-System (z.B. Office 365, G Suite, Microsoft Exchange, Lotus Domino/Notes)
  • Komplette Schlüsselverwaltung durch Retarus: Erstellen, Verteilen und Verwalten sämtlicher Schlüssel
  • Problemlose Übernahme bestehender PKIs (Public-Key-Infrastrukturen)
  • Gateway-basierende S/MIME- und PGP-Verschlüsselung
  • Volle Unterstützung des Standards X.509 v3 inklusive eigener Zertifikate
  • Volle Unterstützung des Standards OpenPGP
  • Automatische oder benutzerinitiierte Signatur ausgehender Nachrichten
  • Möglichkeit, unternehmensinterne Richtlinien für die Verschlüsselung einzubinden
  • Zentrales und flexibles Regelwerk für zu signierende Nachrichten
  • Filtern von Viren und Spam trotz Verschlüsselung
  • TSL-Anbindung an das Retarus Global Delivery Network
  • Optionale VPN-Anbindung für sichere und vertrauliche Kommunikation auf „der letzten Meile“
  • Webmail-Portal oder kennwortgeschütztes PDF für verschlüsselte Kommunikation mit Empfängern ohne eigene Verschlüsselungslösung
  • Unternehmensweit einheitliche Lösung, bedarfsgerecht erweiterbar
  • eine Soft- und Hardwareinstallation erforderlich
E-Mail Encryption

E-Mail Encryption

Detect & React

Patient Zero Detection

InboundOutbound

Beim ersten Auftreten neuer Schadprogramme ist deren Signatur auch den besten Virenscannern noch unbekannt. Deswegen kann es vorkommen, dass trotz Virenschutz infizierte E-Mails zugestellt werden. Patient-Zero-Detection in Kombination mit AntiVirus MultiScan erkennt anhand eines digitalen Fingerabdrucks, ob bereits zugestellte E-Mails Malware enthalten und alarmiert entsprechend der Kundeneinstellungen. So können schnellst möglich geeignete Abwehrmaßnahmen ergriffen werden.

Mehr Infos
  • Erkennen der Empfänger von bereits zugestellten Schad-Mails (“Patient Zero”)
  • Alarmierung von Administratoren (ermöglicht schnelle Reaktion)
  • Zusätzliche Alarmierung von Anwendern möglich
  • Detaillierte, standardisierte Informationen durch Admin-Benachrichtigung zur Unterstützung von automatisierten Prozessen zum Entfernen der E-Mails vom Server
  • Konfigurierbare Formulierung der Benachrichtigungen (ermöglicht Versand verständlicher und schnell umsetzbarer Verhaltensempfehlungen an Anwender)
  • Kumulierte Reports über einen frei wählbaren Zeitraum
  • Erleichterte IT-Forensik
  • Unterstützt die Optimierung von Security-Einstellungen (z. B. Blacklisting)
  • Nahtlose Integration mit anderen Funktionen wie Retarus Enterprise E-Mail Archive oder Retarus E-Mail Encryption
Patient Zero Detection

Patient Zero Detection

Analyze

E-Mail Live Search

InboundOutbound

E-Mail Live Search liefert in Echtzeit detaillierte Ergebnisse über den Status einzelner E-Mails. Die Suchfunktionen erleichtern das Auffinden von E-Mails, die Analyse bei Zustellverzögerungen und die IT Forensik. Zum Beispiel kann der Helpdesk als Graymail markierte Nachrichten wie Newsletter direkt aus der Benutzerführung für Anwender freigeben.

Mehr Infos
  • Gezielte Suche in Echtzeit für ein- und ausgehende Nachrichten
  • Unverzügliche Anzeige der Ergebnisliste
  • Alle Informationen bis zu 45 Tage verfügbar
  • Direkter Abruf von gefundenen E-Mails, die sich in der Quarantäne befinden
  • Übersichtliche Information der Durchlaufzeit
  • Gezielte Suche nach MessageID und Source IP
  • Detaillierte Informationen über jeden Schritt der E-Mail Security
  • Informationen über von Patient Zero Detection erkannten Schad-Mails

Compliance

Enterprise E-Mail Archive

InboundOutbound

Das Enterprise E-Mail Archive dient zum revisionssicheren Archivieren der geschäftlichen E-Mail-Korrespondenz. Archivierte Nachrichten sind unveränderlich, vor unbefugtem Zugriff geschützt und auch bei sehr großen Volumina binnen Millisekunden auffindbar.

Mehr Infos
  • Automatisierte Archivierung des internen und externen E-Mail-Verkehrs inklusive Anhängen
  • Verschlüsselte Ablage jeder einzelnen E-Mail im Original-Format (MIME) inkl. Anhänge (Verwendung eigener Zertifikate möglich)
  • Zuverlässige Spam- und Virenprüfung vor der Archivierung
  • Revisionssichere Aufbewahrung und Datenverarbeitung nach geltenden Datenschutzrichtlinien in eigenen Rechenzentren innerhalb Europas
  • Freie Wahl des Aufbewahrungszeitraums (z.B. zehn Jahre)
  • E-Mails innerhalb rechtlich geltender Aufbewahrungsfristen nicht löschbar oder änderbar
  • Erhalt aller E-Mails und Anhänge bei Ausfall oder versehentlichem Löschen von Mailboxen
  • Gezielte Indizierung relevanter Key-Daten für schnelle Suche
  • Leistungsstarke Suche, z.B. nach Absender und Empfänger sowie Dateinamen und –typen angehängter Attachments oder Volltext
  • Wiederauffindbarkeit archivierter E-Mails und Anhängen binnen Millisekunden
  • Administrationszugriff für berechtigte Personen nach dem Vier-Augen-Prinzip
  • Komfortabler und sicherer Anwenderzugriff via Single Sign-on
  • Zugriff unabhängig von Postfach-Quota
  • Zustellmöglichkeit archivierter E-Mails und Anhänge an das eigene Unternehmenspostfach
  • Lückenlose Protokollierung aller Zugriffe und Aktionen
  • Gespeicherte E-Mails inkl. Anhänge (Datenträger, andere Archivsysteme) migrierbar
Enterprise E-Mail Archive

Enterprise E-Mail Archive

Data Leakage Prevention

InboundOutbound

Data Leakage Prevention verhindert, dass Daten Ihr Unternehmen ungewollt per E-Mail verlassen. Vertrauliche Daten werden wirksam geschützt. Anwender können E-Mails nur dann versenden, wenn eine Kontrollinstanz, zum Beispiel eine Funktionsmailbox, in den Verteiler aufgenommen ist. Diese kann stichprobenartig und/oder im Verdachtsfall geprüft werden. Damit lassen sich Compliance-Anforderungen effizient umsetzen.

Mehr Infos
  • Definition von Kontrollinstanzen beim E-Mail-Versand
  • Konfigurationsmöglichkeiten auf Profil-, Gruppen- und User-Ebene
  • Ausnahmeregelungen durch Black- und Whitelists
Data Leakage Prevention

Data Leakage Prevention

E-Mail Signature

InboundOutbound

Geschäftliche E-Mails müssen gemäß gesetzlichen Regelungen Signaturen enthalten, wie sie auch für klassische Geschäftsbriefe im kaufmännischen Schriftverkehr vorgeschrieben sind. Zu den geforderten Angaben zählen auch Daten, die häufigen Änderungen unterliegen, zum Beispiel Telefonnummern. Mit Retarus E-Mail Signature lassen sich Signaturen und Disclaimer schnell, effizient und zentral erstellen und verwalten.

Mehr Infos
  • Zentrale Verwaltung personalisierter E-Mail-Signaturen und -Disclaimer
  • Einfache Pflege mittels WYSIWYG-Editor im Retarus EAS-Portal
  • Personalisierung direkt aus Active Directory oder Lotus Domino/Notes
  • Signatur- und Disclaimer-Zuordnung auf Profilebene
  • Kombinationsmöglichkeit beliebiger Signaturen und Disclaimer
  • Anhängen der Signatur nur bei externen E-Mails

Large E-Mail Handling

InboundOutbound

Retarus Large E-Mail Handling ermöglicht den Empfang großer E-Mails trotz auf dem Mail-Server konfigurierten Größenbeschränkungen. Damit erreichen selbst mehrere Megabyte große Nachrichten, wie etwa Bewerbungen, Bilanzen, Patentschriften, Konstruktionszeichnungen oder Kreditanträge ihre Adressaten.

Mehr Infos
  • Empfang großer E-Mails trotz Größenbeschränkungen
  • Flexible Konfiguration der Größenbeschränkungen auf Firmen- und Profilebene
  • Nutzerzugriff für Download der E-Mail mit vereinfachter Benutzerauthentifizierung (OneClick-Token-Login)
  • Entlastung der E-Mail-Infrastruktur und Backup-Systeme
  • Schnellere Restore-Zeiten, Senkung der Storage-Kosten
  • Konsequente Umsetzung von E-Mail-Policies
Large E-Mail Handling

Large E-Mail Handling

Quiet Time

InboundOutbound

Quiet Time ermöglicht es, Zeitintervalle festzulegen, in denen Mitarbeitern keine externen E-Mails zugestellt werden – zum Beispiel Freizeiten und Wochenenden. Es lassen sich auch Zeitintervalle festlegen, in denen an kein Postfach E-Mails zugestellt werden, um den E-Mail Server problemlos warten zu können.

Mehr Infos
  • Konfiguration E-Mail-freier Zeitintervalle (externe E-Mails)
  • Individuelle Einstellungen für unterschiedliche Anwenderprofile
  • Sichere Zwischenspeicherung der E-Mails in den Retarus Rechenzentren
  • Automatische Zustellung der E-Mails nach Ablauf der definierten Zeitintervalle
  • Durchleitfunktion für E-Mails mit hoher Priorität
  • Notfall-Button für die sofortige Zustellung von E-Mails in E-Mail-freien Zeiträumen
Quiet Time

Quiet Time

Usability

Quarantäne Management

InboundOutbound

Zu individuell definierbaren Zeitpunkten zugesandte E-Mail Security Reports (E-Mail Digests) bieten einen schnellen Überblick über abgefangene Viren- und Spam-Nachrichten sowie Graymail.

Mehr Infos
  • Kombinierte Übersicht über Spam, Viren und Graymail per E-Mail
  • Online-Zugriff mit vereinfachter Benutzerauthentifizierung (OneClick-Token-Login)
  • Direktes Abrufen von als Spam klassifizierten Nachrichten aus der Quarantäne
  • Erneuter Virenscan nach Quarantäneabruf
  • Gezielte Suche nach Nachrichten in der Quarantäne
  • Unterstützung mobiler Endgeräte (z.B. iPhone, Android, etc.)
  • User-basierende Quarantäne- und Report-Einstellungen
  • Systemweite Konfiguration über Retarus Enterprise Adminitration Services-Portal für Administratoren

Inbox Assist

InboundOutbound

Mit Retarus Inbox Assist haben Vorstände, Geschäftsführer, Abteilungsleiter und assistenzgestützte Teams die Möglichkeit, eingehende E-Mails automatisch an Assistenzen weiterzuleiten – entweder ausschließlich oder in Kopie. So kann die Geschäftskorrespondenz unverzüglich vorsortiert und bearbeitet werden. Die Inbox bleibt übersichtlich und Vertrauliches bleibt vertraulich.

Mehr Infos
  • Ausschluss definierter Absender von der Weiterleitung für mehr Privatsphäre
  • Unverzügliche Zustellung von E-Mails wichtiger Kontakte trotz Assistenzweiterleitung
  • Unkomplizierte Pflege der persönlichen Kontakte
  • Abgleich beliebiger Adressbücher via vCard (Microsoft Outlook, IBM Notes, iCloud, etc.)
  • Automatisierte Synchronisation von Google Contacts
  • Kontrolle über Assistenzweiterleitung
  • Keine zusätzliche Konfiguration des E-Mail-Servers nötig
Inbox Assist

Inbox Assist

E-Mail Size Reduction

InboundOutbound

Retarus E-Mail Size Reduction bereinigt Code und sorgt für eine bessere und schnellere Darstellung im E-Mail-Client. Das senkt den Aufwand für Speicher- und Backup-Kapazitäten.

Mehr Infos
  • Reduziert das Datenvolumen um bis zu 30% ohne Informationsverlust
  • Entfernt überflüssige Header-Informationen und alternative E-Mail-Bodies
  • Entfernt unerwünschte Lesebestätigungen
  • Komprimiert Attachments (ZIP)
  • Schnellere, bessere E-Mail-Darstellung durch bereinigten Code
E-Mail Size Reduction

E-Mail Size Reduction

System Basics

Verschlüsselte Verbindung zu Retarus

InboundOutbound

Maximaler Schutz für Kunden-Daten: Kunden-Systeme werden via TLS (Transport Layer Security) oder optional VPN (Virtual Private Network) an das Retarus Global Delivery Network angebunden. Damit können die Daten nach heutigem technischen Stand nicht mitgelesen werden, die zwischen Kunden und der Retarus Infrastruktur ausgetauscht werden.

Mehr Infos
  • Anbindung der Kunden-Systeme via opportunistic TLS möglich
  • Anbindung der Kunden-Systeme via enforced TLS möglich
  • Anbindung der Kunden-Systeme via VPN möglich

E-Mail Check

InboundOutbound

Retarus E-Mail Check überprüft ständig, ob angebundene Kunden-Systeme verfügbar sind und setzt im Fall von Störungen Warnhinweise an definierte Ansprechpartner ab.

Mehr Infos
  • Ständige Überprüfung der Verfügbarkeit von E-Mail-Servern
  • Warnhinweis an definierte Ansprechpartner bei Störungen, z.B. per SMS
  • Queuing von zwischenzeitlich eingehenden E-Mails
  • Schnellere Reaktion auf Systemfehler

Administration, Monitoring, Reporting

InboundOutbound

Das webbasierende Retarus Enterprise Administration Services Portal (EAS) bietet neben der komfortablen Administration von Service-Instanzen und User-Profilen rund um die Uhr Informationen über die Effektivität der Retarus E-Mail Security Services. Alle Reporting- und Monitoring-Informationen lassen sich in aufbereiteter Form herunterladen. Somit bietet das EAS-Portal eine am Markt einmalige Prozesstransparenz.

Mehr Infos
  • Transparente Darstellung aller Service-Features
  • Verwalten des Service und aller Zusatzdiensten
  • Detaillierte Reports und leistungsfähige Analysefunktionen
  • Performance-Monitoring
  • E-Mail Live Search – Tracking aller ein- und ausgehenden Nachrichten in Echtzeit
  • Einrichten und Verwalten von User-Profilen
  • Individuelle Verwaltungsrechte für Administrationen durch Access Management
  • Anlegen und Verfolgen von Support-Tickets
  • Dokumentationen
  • Abgesicherter Zugriff über Webbrowser

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