{"id":10631,"date":"2017-01-27T15:51:03","date_gmt":"2017-01-27T14:51:03","guid":{"rendered":"https:\/\/www.retarus.com\/blog\/de\/?p=10631"},"modified":"2022-11-25T10:40:17","modified_gmt":"2022-11-25T09:40:17","slug":"archivierungsmoeglichkeiten-fuer-unsere-edi-kunden","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.retarus.com\/blog\/de\/archivierungsmoeglichkeiten-fuer-unsere-edi-kunden\/","title":{"rendered":"Langzeit-EDI-Archivierung f\u00fcr unsere Kunden"},"content":{"rendered":"\n

Wir bieten f\u00fcr unsere Kunden nicht nur Cloud- und Managed EDI Services, sondern auch die dazu passende EDI Archivierung an.<\/p>\n

Die Archivierung steuerrechtlich relevanter Dokumente ist stets gesetzlich geregelt, f\u00fcr Deutschland zum Beispiel in den GoBD<\/a> (Grunds\u00e4tze zur ordnungsm\u00e4\u00dfigen F\u00fchrung und Aufbewahrung von B\u00fcchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).<\/p>\n

Zu EDI-Daten hei\u00dft es darin: \u201eBei Umwandlung (Konvertierung) aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ein unternehmenseigenes Format (sog. Inhouse-Format) sind beide Versionen zu archivieren, derselben Aufzeichnung zuzuordnen und mit demselben Index zu verwalten sowie die konvertierte Version als solche zu kennzeichnen.\u201c Das bedeutet, dass sowohl die origin\u00e4re als auch die konvertierte Datei zu archivieren sind – insbesondere dann, wenn die EDI-Daten hierbei den steuerrechtlich relevanten Beleg darstellen. Nicht zul\u00e4ssig ist dabei, die EDI-Daten beispielhaft als PDF zu exportieren, diese Datei daraufhin als Beleg und die EDI-Daten nur als “Buchungshilfe” zu deklarieren, um sie nicht archivieren zu m\u00fcssen.<\/p>\n

Weiter hei\u00dft es \u00fcber gescannte Dokumente, die in EDI-Daten konvertiert werden: \u201eIm Anschluss an den Scanvorgang darf die weitere Bearbeitung nur mit dem elektronischen Dokument erfolgen. [\u2026] Sofern aus organisatorischen Gr\u00fcnden nach dem Scanvorgang eine weitere Vorgangsbearbeitung des Papierbeleges erfolgt, muss nach Abschluss der Bearbeitung der bearbeitete Papierbeleg erneut eingescannt und ein Bezug zum ersten Scanobjekt hergestellt werden (gemeinsamer Index).\u201c Auch hier gilt, dass jede ver\u00e4nderte Version des Dokumentes archiviert werden muss.<\/p>\n

Bei einer Wirtschaftspr\u00fcfung k\u00f6nnen etwaige Misst\u00e4nde in diesen Prozessen auffallen und unangenehme Folgen nach sich ziehen. Weitere Einzelheiten finden Interessierte auch in einer Pr\u00e4sentation des Verbands elektronische Rechnung<\/a> (VeR), bei dem Retarus Mitglied ist.<\/p>\n

Retarus hat f\u00fcr seine EDI-Kunden zwei Archivoptionen im Angebot, die sich auch kombinieren lassen. Wenn der Kunde selbst archivieren m\u00f6chte, k\u00f6nnen wir die origin\u00e4ren und konvertierten Daten separat r\u00fcck\u00fcbermitteln. Alternativ k\u00f6nnen wir unseren Kunden aber auch eine Langzeit-Archivierung insbesondere f\u00fcr Rechnungen (EDI \/ PDF) anbieten, das \u00fcber umfangreiche Funktionen verf\u00fcgt und mit rechtskonformer Archivierung (einschlie\u00dflich GoBD) f\u00fcr \u00fcber 50 L\u00e4nder auch die internationale Compliance dauerhaft sicherstellt.<\/p>\n

\"Retarus<\/p>\n

Der Long Term Archiving Service bietet erweiterte Funktionen f\u00fcr Italien oder Ungarn, wo steuerrechtlich relevante Dokumente nach erfolgter Archivierung zus\u00e4tzlich einem sogenannten Preservation Process unterliegen, um die Datenintegrit\u00e4t \u00fcber die gesamte Archivzeit nachzuweisen. Dabei wird f\u00fcr jede eingelagerte Datei in vorgeschriebenen Zeitr\u00e4umen eine Pr\u00fcfsumme mit Metadaten in eine separate XML-Datei geschrieben. Diese Datei wird anschlie\u00dfend mit einem digitalen Zeitstempel signiert, abschlie\u00dfend im Archiv gespeichert und kann dort abgerufen werden.<\/p>\n

Kunden bekommen ein separates Web-Portal f\u00fcr den Zugriff und Suche nach archivierten Daten. Die granulare Benutzerverwaltung (SuperAdmin, Admin, User, Audit) erm\u00f6glicht externe Online-Audits; gleichzeitig registriert ein Event Log jeden Login, Zugriff oder Download. Die Datenspeicherung erfolgt gem\u00e4\u00df europ\u00e4ischen Datenschutzrichtlinien. Der Retarus EDI Long Term Archiving Service l\u00e4sst sich einfach in eine bestehende IT-Umgebung integrieren. Die Kosten sind kalkulierbar und nutzungsabh\u00e4ngig. Ein De-Provisioning ist selbstverst\u00e4ndlich ebenfalls m\u00f6glich, sodass jegliches Risiko ausgeschlossen ist. \n
\n

Erhalten Sie mehr Informationen zu unseren EDI-Services<\/a> oder lesen Sie unseren Cloud EDI Use Case<\/a>. Gerne k\u00f6nnen Sie auch Ihren Retarus Ansprechpartner<\/a> vor Ort kontaktieren.<\/p>\n\n\n\n

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