{"id":506,"date":"2015-07-21T16:50:41","date_gmt":"2015-07-21T14:50:41","guid":{"rendered":"https:\/\/www.retarus.com\/blog\/de\/?p=506"},"modified":"2022-06-28T14:54:43","modified_gmt":"2022-06-28T12:54:43","slug":"revisionssicheres-e-mail-archiv-zehn-dinge-die-ein-cloud-service-leisten-sollte","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.retarus.com\/blog\/de\/revisionssicheres-e-mail-archiv-zehn-dinge-die-ein-cloud-service-leisten-sollte\/","title":{"rendered":"Revisionssicheres E-Mail-Archiv: Zehn Dinge, die ein Cloud Service leisten sollte"},"content":{"rendered":"

Durch rechtliche Anforderungen sind Unternehmen verpflichten, ihre gesch\u00e4ftsrelevanten E-Mails manipulationssicher \u00fcber lange Zeitr\u00e4ume zu archivieren. Ein revisionssicheres E-Mail-Archiv ist daher ein wesentlicher Bestandteil der Compliance von Informationssystemen. IT-Analysten wie Gartner empfehlen, hierbei auf die Dienste eines Cloud oder Managed Service zur\u00fcckzugreifen. Mit derartigen Archivl\u00f6sungen lassen sich E-Mails zuverl\u00e4ssig, langfristig und revisionssicher ablegen. Die dort gespeicherten Nachrichten sind unver\u00e4nderlich, vor unbefugtem Zugriff gesch\u00fctzt und auch bei sehr gro\u00dfen Volumina binnen Sekundenbruchteilen auffindbar.<\/p>\n

Was es bei einem revisionssicheren E-Mail-Archiv<\/a> im Einzelnen zu beachten gilt und welche Anforderungen ein Managed Service dabei erf\u00fcllen sollte, finden Sie im Folgenden zusammengefasst. Die aufgef\u00fchrten Punkte orientieren sich an den zehn Merks\u00e4tzen zur revisionssicheren Archivierung des \u201eVerbands f\u00fcr Organisations\u2010 und Informationssysteme e.V.\u201c. Diese wiederrum leiten sich aus den entsprechenden Vorschriften des Handelsgesetzbuchs ab:<\/p>\n

1. \u201eJedes Dokument muss nach Ma\u00dfgabe der rechtlichen und organisationsinternen Anforderungen ordnungsgem\u00e4\u00df aufbewahrt werden.\u201c<\/strong>
\nDie Archivierung sollte daher von einem Managed Service in Echtzeit durchgef\u00fchrt werden und sowohl interne als auch externe E-Mails umfassen.<\/p>\n

2. \u201eDie Archivierung hat vollst\u00e4ndig zu erfolgen \u2013 kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.\u201c
\n<\/strong>Zur vollst\u00e4ndigen und sicheren Archivierung geh\u00f6rt es deshalb auch, nicht nur die E-Mails selbst sondern auch alle E-Mail-Anh\u00e4nge ordnungsgem\u00e4\u00df aufzubewahren.<\/p>\n

3. \u201eJedes Dokument ist zum organisatorisch fr\u00fchestm\u00f6glichen Zeitpunkt zu archivieren.\u201c
\n<\/strong>Die Archivierung durch den Managed Service sollte direkt bei Eingang beziehungsweise bei Versand der E\u2010Mails automatisiert erfolgen.<\/p>\n

4. \u201eJedes Dokument muss mit seinem Original \u00fcbereinstimmen und unver\u00e4nderbar archiviert werden.\u201c
\n<\/strong>Das Archivsystem sollte so aufgebaut und konfiguriert sein, dass eine manipulationssichere Aufbewahrung garantiert ist. Ein manuelles L\u00f6schen oder \u00c4ndern der archivierten E-Mails muss in jedem Fall unterbunden werden.<\/p>\n

5. \u201eJedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden.\u201c
\n<\/strong>Ein Managed Service muss mit einer verl\u00e4sslichen Zugriffskontrolle sicherstellen, dass nur autorisierte Personen (beispielsweise nach dem Vier-Augen-Prinzip) Einblick in das Archiv erhalten.<\/p>\n

6. \u201eJedes Dokument muss in angemessener Zeit wiedergefunden und reproduziert werden k\u00f6nnen.\u201c
\n<\/strong>Um den schnellen Zugriff auf ein E-Mail-Archiv zu erleichtern, sollte ein Managed Service die Volltextsuche \u00fcber den gesamten Archivierungszeitraum erm\u00f6glichen.<\/p>\n

7. \u201eJedes Dokument darf fr\u00fchestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet oder aus dem Archiv gel\u00f6scht werden.\u201c<\/strong>
\nEin Archiv sollte sich daher so konfigurieren lassen, das E\u2010Mails nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen automatisiert gel\u00f6scht werden.<\/p>\n

8. \u201eJede Aktion im elektronischen Archivsystem muss f\u00fcr Berechtigte nachvollziehbar protokolliert werden.\u201c
\n<\/strong>In einem Audit\u2010Log sollte ein Managed Service alle Zugriffe genauestens dokumentieren. Dazu geh\u00f6ren neben der Nutzer\u2010ID auch Informationen zum Vorgang (beispielsweise die Suche oder der Download einer archivierten E-Mail) und der exakten Zugriffszeit.<\/p>\n

9. \u201eDas gesamte organisatorische und technische Verfahren der Archivierung kann von einem Sachverst\u00e4ndigen Dritten jederzeit gepr\u00fcft werden.\u201c
\n<\/strong>Bei der Entscheidung f\u00fcr einen Managed Services Provider, sollten sich Unternehmen immer f\u00fcr einen verl\u00e4sslichen und auditierbaren Anbieter entscheiden. Nur dann ist die Datenverarbeitung nach den jeweiligen lokalen Datenschutzrichtlinien m\u00f6glich.<\/p>\n

10. \u201eBei allen Migrationen und \u00c4nderungen am Archivsystem muss die Einhaltung aller zuvor aufgef\u00fchrten Grunds\u00e4tze sichergestellt sein.\u201c
\n<\/strong>Die problemlose Migration in ein Archivsystem beziehungsweise der Export aus dem System heraus muss technisch sichergestellt sein. Dazu z\u00e4hlt auch die Unterst\u00fctzung von g\u00e4ngigen Dateiformaten wie PST (Outlook) und NSF (Notes).<\/p>\n

Neben diesen allgemeing\u00fcltigen Vorschriften gilt es, im Einzelfall immer auch individuelle firmeninterne Regeln zu beachten. Ein Archiving-Diensteister sollte daher m\u00f6glichst flexibel auf spezielle Datenschutz-Richtlinien f\u00fcr den Betriebsrat oder f\u00fcr Bewerbungsunterlagen eingehen k\u00f6nnen und Kunden entsprechend beraten.<\/p>\n

Weitere Informationen zu den zahlreichen Funktionen des Retarus Enterprise E-Mail Archivs<\/a>. Oder kontaktieren Sie direkt Ihren Retarus Ansprechpartnern vor Ort<\/a>.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Rechtliche Anforderungen verpflichten Unternehmen, ihre gesch\u00e4ftsrelevanten E-Mails manipulationssicher \u00fcber lange Zeitr\u00e4ume zu archivieren. Ein Cloud Service kann bei der Einhaltung dieser Vorgaben helfen. Zehn Tipps welche Funktionen ein Provider dabei auf jeden Fall bieten sollte.<\/p>\n","protected":false},"author":12,"featured_media":386,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"_et_pb_use_builder":"","_et_pb_old_content":"","_et_gb_content_width":"","_s2mail":"yes","footnotes":""},"categories":[13],"tags":[103,19,104,105],"class_list":["post-506","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-cloud","tag-archivierung","tag-e-mail","tag-enterprise-email-archive","tag-revisionssicherheit"],"acf":[],"yoast_head":"\nRevisionssicheres E-Mail-Archiv per Cloud Service<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Zehn Tipps, was es bei einem revisionssicheren E-Mail-Archiv zu beachten gilt.\" \/>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, max-video-preview:-1\" \/>\n<link rel=\"canonical\" href=\"https:\/\/www.retarus.com\/blog\/de\/revisionssicheres-e-mail-archiv-zehn-dinge-die-ein-cloud-service-leisten-sollte\/\" \/>\n<meta property=\"og:locale\" content=\"de_DE\" \/>\n<meta property=\"og:type\" content=\"article\" \/>\n<meta property=\"og:title\" content=\"Revisionssicheres E-Mail-Archiv: Zehn Dinge, die ein Cloud Service leisten sollte\" \/>\n<meta property=\"og:description\" content=\"Zehn Tipps, was es bei einem revisionssicheren E-Mail-Archiv zu beachten gilt.\" \/>\n<meta property=\"og:url\" content=\"https:\/\/www.retarus.com\/blog\/de\/revisionssicheres-e-mail-archiv-zehn-dinge-die-ein-cloud-service-leisten-sollte\/\" \/>\n<meta property=\"og:site_name\" content=\"Retarus Corporate Blog - 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