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Digitale Auftragserfassung: Ein wichtiger Schritt in der Digitalisierung von Unternehmen

In zahlreichen Unternehmen führen Medienbrüche in der Auftragserfassung immer wieder zu unnötigem Zeitaufwand und erhöhten Kosten. Mit den Intelligent Capture Services von Retarus gehören manuelle Prozesse der Vergangenheit an.

Die Auftragserfassung als Teil der Auftragsabwicklung

Der Workflow in der Auftragsabwicklung beginnt in der Regel mit der Anfrage eines Kunden und endet mit der Überprüfung des Zahlungseingangs oder einer eventuellen nachträglichen Betreuung. Auch wenn es kein Standard-Verfahren gibt, ist der erste Schritt des Verkäufers immer derselbe – die Erfassung und Überprüfung der Auftragsdaten. Die Auftragserfassung erkennt die Kundendaten, Zahlungsweise sowie Art und Anzahl der bestellten Waren. Gleichzeitig wird die Verfügbarkeit der gewünschten Artikel überprüft. Bei Engpässen im Lagerbestand wird dann ein Beschaffungsvorgang angestossen.

Die Notwendigkeit einer digitalen Auftragserfassung

Auch wenn digitale Technologien im Einkauf immer stärker Einzug halten und viele Bereiche komplett digitalisiert werden, wird die Auftragserfassung in diesen Prozess oft nicht ausreichend einbezogen. Vor allem kleinere Einzelhändler übermitteln Bestellungen nach wie vor auf Papier oder in unstrukturierten PDFs per E-Mail. Kleine Unternehmen verfügen oft nicht über das notwendige Budget und Know How, um strukturierte Daten zu übermitteln. Dieser Medienbruch im Bestellprozess stellt besonders Grosshändler vor Probleme.

Mit Online-Bestellformularen, einer digitalen Logistik und voll automatisierten Abrechnungen im ERP-System gehen diese bei der Digitalisierung stark voran. Wenn dann aber Aufträge der Kunden per Post oder unstrukturiert per Mail ankommen, müssen diese nach wie vor manuell in das ERP-System eingepflegt werden. Das ist mit einem hohen personellen Aufwand und Kosten verbunden. Gleichzeitig ist die manuelle Erfassung anfällig für Fehler, die gravierende Auswirkungen nach sich ziehen können. Unternehmen vermeiden das mit Lösungen innovativer Anbieter.

Use Case

Automatisierte Erfassung und Verarbeitung von Bestellungen

Mit Hilfe der Retarus Intelligent Capture Services lässt sich der Bestelleingang zu einem hohen Grad digitalisieren und automatisieren.

Zum Use Case

Use Case

Formulare digitalisieren und Bestellungen automatisieren

Retarus unterstützt namhaften Kosmetikkonzern dabei, die Bestellprozesse mit Kunden weltweit möglichst vollständig zu automatisieren.

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Warum Unternehmen bei der digitalen Auftragserfassung auf Retarus setzen

Mit den Intelligent Capture Services von Retarus wird die digitale Datenerfassung einfacher. Der Umgang mit unleserlichen Dokumenten kann durch mehrere OCR-Engines und die Human-In-The-Loop-Funktion an die Anforderungen der Unternehmen angepasst werden. In einem ersten Schritt nehmen die Intelligent Capture Services eingehende Bestellungen entgegen. Diese durchlaufen die leistungsstarke Intelligent Document Recognition (IDR), die auf mehreren OCR-Engines basiert, und machen diese vollständig maschinell lesbar.

So werden unstrukturierte Daten zu strukturierten Daten. Auch handschriftliche ausgefüllte Bestellformulare bzw. Aufträge sind für die Intelligent Document Recognition (IDR) kein Problem. Neben dem Text erfasst der intelligente Service auch die Struktur des Auftrages, Bestellangaben können damit klassifiziert und segmentiert werden. So lassen sich relevante Daten für die Weiterverarbeitung extrahieren – unter der Nutzung von KI-basiertem und maschinellem Lernen. Für eingehenden Scans oder Handschriften, die nur teilweise leserlich sind, wird automatisch ein Sperrvermerk eingestellt. Gleichzeitig werden die zu überprüfenden Bereiche markiert, sodass eine schnelle manuelle Überprüfung möglich ist.

Welche Vorteile hat die digitale Auftragserfassung?

Ganz gleich, ob die Bestellungen per Fax, E-Mail oder Brief ankommen, eine vollständige Digitalisierung in der Auftragserfassung bringt viele Vorteile mit sich. Die Entlastung von Mitarbeitern, eine verbesserte Übersicht über den Auftragseingang, die Minimierung von Erfassungsfehlern – die digitale Auftragserfassung mit Retarus Intelligent Capture Services rechnet sich bereits vom ersten Tag an. Um den Erfolg messen zu können, sollte bereits vor Projektstart eine genaue Prozessanalyse durchgeführt werden, in die insbesondere die Durchlaufzeit und der Ressourcenaufwand der einzelnen Aufträge einfliessen. Die wichtigste Zahl ist hierbei die Anzahl der Belege pro Monat.

Mehr Effizienz und Kostenersparnis durch Digitalisierung

Aufträge manuell in das ERP-System einzupflegen, ist sehr personalaufwendig. Die Automatisierung der Auftragserfassung senkt den Zeitaufwand und die Kosten. Während Mitarbeiter Stunden damit verbringen, einzelne Bestellungen zu erfassen, erledigen die Intelligent Capture Services von Retarus die gleiche Menge in nur wenigen Sekunden. Und das genauer und zuverlässiger als on Premises installierte Software. Diese Effizienz sorgt dafür, dass sich das Personal anderen Bereichen wie dem Kundenservice zuwenden kann.

Bestellungen digital erfassen und so Fehlerquoten verringern

Wenn Aufträge manuell abgetippt werden, kommt es unweigerlich zu Tippfehlern und Zahlendrehern. Im besten Fall werden diese Fehler entdeckt und müssen mit erneutem Personalaufwand korrigiert werden. Deutlich dramatischer sind die Folgen allerdings, wenn solche Zahlendreher oder verschobenen Kommata nicht auffallen. Falsche Liefermengen, Zahlungen oder Forderungen verärgern die Kunden und bringen zusätzliche Kosten mit sich. Die KI-unterstützte Intelligent Document Recognition-Software (IDR) von Retarus erfasst bereits im ersten Schritt bis zu 98 Prozent der Aufträge fehlerfrei und reduziert die Fehlerquote somit drastisch. Mit dem optionalen Feature „Human In The Loop“ (HITL) erreicht der Retarus-Service eine Erkennungsrate von nahezu 100 Prozent.

Mehr Übersicht mit der digitalen Erfassung

Dank der Vorarbeit mit Retarus Intelligent Capture werden Auftragsdokumente per ERP-System einfach und schnell auffindbar. Aus den einzelnen Modulen wie dem Bestelleingang oder der Abrechnung heraus können Nutzer auf die Daten zugreifen. Eine nützliche Folge ist, dass die zuständigen Mitarbeiter Aufträge einfach mobil per App auf ihr Smartphone oder Tablet bekommen und direkt mit der Arbeit beginnen können.

Wir sind für Sie da!

Sie haben Fragen oder wünschen weitere Informationen zu den Retarus Intelligent Capture Services? Wir sind für Sie da. Telefonisch oder per E-Mail. Gerne besuchen wir Sie auch und zeigen Ihnen unsere Ansätze vor Ort.