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Digitalisierung im Einkauf: mit neuer Strategie zum Erfolg

Schluss mit der analogen Prozessbearbeitung. Mit einer professionellen Digitalisierung lassen sich im Einkauf verschiedenste Lieferantentypen flexibel integrieren. Moderne E-Procurement-Services ermöglichen eine optimierte Supply-Chain, messbare Zeit- und Kosteneinsparungen und eine verlässliche Planungssicherheit im Einkauf. Für eine effiziente Bestellabwicklung mit allen Lieferanten sollten Unternehmen auf digitale Lösungen setzen, an die beliebig viele Lieferanten unabhängig von Größe oder Typ unkompliziert angeschlossen werden können.

Die Umstellung auf einen digitalen Einkauf

Als Einkauf wird allgemein der Prozess verstanden, über den Unternehmen Waren oder Dienstleistungen erwerben. Als Teilbereich des Procure-to-Pay-Prozesses (P2P) ist der Einkauf außerdem eng verknüpft mit dem Rechnungswesen und der Warenannahme. Zusammengefasst repräsentiert der Einkauf die operative und strategische Tätigkeit des Einkaufens. Im täglichen Einkauf sind Unternehmen mit einer Vielzahl an Zulieferern unterschiedlicher Größen und Typen befasst. Aus dieser Interaktion kommen große Mengen an Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferavise und Rechnungen beim Einkäufer an. Diese unterscheiden sich wiederum in der Art des Datenträgers. Um ihre Informationen automatisiert in ERP-, SCM- oder Backend-Systemen verarbeiten zu können, nutzen größere Lieferanten in der Regel EDI.

Kleineren oder nur gelegentlichen Lieferanten fehlen dafür häufig die nötigen technischen oder wirtschaftlichen Möglichkeiten. Rechnungen und Auftragsbestätigungen kommen dann beispielsweise per E-Mail, Fax oder Brief an. Für jedes Medium benötigt der Einkäufer normalerweise einen eigenen Erfassungsprozess. Um eine effiziente Bestellabwicklung mit allen Lieferanten sicherzustellen, sollten Unternehmen daher auf eine durchgängige Digitalisierung für den Einkauf setzen. Dabei ist es wichtig, dass sich beliebig viele Lieferanten unabhängig von Größe oder Typ unkompliziert anbinden lassen. Mit den richtigen Lösungen können Lieferanten unabhängig von ihren eigenen Fähigkeiten einseitig digital an ein großes Unternehmen angeschlossen werden – zum Beispiel mit den Intelligent Capture Solutions oder WebConnect for Suppliers von Retarus.

Vorteile im strategischen und operativen Einkauf

Ein digitalisierter Einkauf gehört heute bei großen und mittelständischen Unternehmen zum absoluten Standard – wenig verwunderlich angesichts des enormen Wettbewerbsvorteils, den die Digitalisierung bringt. Die Vorteile, die das E-Procurement in der Automatisierung der Prozesse liefert, sind vielfältig.

Kostenreduktion dank Digitalisierung

Ohne eine Digitalisierung im Einkauf werden Bestellungen häufig zuerst ausgedruckt und dann per Post, Fax oder eingescannt per Mail versendet. Der Zulieferer muss auf der anderen Seite die verschiedenen Medien wieder in seinem Lieferantensystem manuell zusammenführen. Durch die Automatisierung dieser Prozesse ergeben sich für beide Seiten signifikante Prozesskosteneinsparungen. Besonders die Einsparung der Personalkosten, die normalerweise für jede Transaktion anfallen würden, summiert sich zu einer deutlichen Rendite. Die freigewordenen Kapazitäten können an anderer Stelle, z.B. der Kundenbetreuung, eingesetzt werden. Gleichzeitig bieten Zulieferer vermehrt Vergünstigungen für durchgängig standardisierte Informationsflüsse.

Zeitersparnis dank Digitalisierung

Der Wegfall manueller Tätigkeiten sorgt dafür, dass Übertragungsfehler vermieden werden und so eine höhere Datenqualität entsteht. Außerdem kommt es mit einem schnellen, standardisierten System nicht mehr zu Fehlern im Warenbestand. Dadurch können Entscheidungen ohne vorherige Bearbeitungszeit sofort getroffen und entsprechende Ersatzprodukte gewählt werden. Das spart Zeit, die in die Pflege bestehender und die Suche neuer Lieferantenbeziehungen investiert werden kann.

Kürzere Bestellvorgänge und ein schnellerer Cashflow

Im Zusammenhang mit der Digitalisierung im Einkauf werden üblicherweise auch Systeme standardisiert, die über die reinen Beschaffungsvorgänge hinausgehen. So profitieren Unternehmen nicht nur von kürzeren Bestellvorgängen, sondern auch von einer automatisierten Rechnungsstellung. Dadurch kann ein schnellerer Cashflow generiert werden. Auch der Warenversand findet schneller statt. So können vertraglich vereinbarte Zeitfenster für den Versand nach Bestelleingang besser eingehalten werden.

Mit High-End-Technologie Informationen digital strukturieren

Um das gesamte papierbasierte Beschaffungssystem in einen weitgehend automatisierten Ablauf umzuwandeln, bedarf es verschiedener Technologien des E-Procurements.

EDI-Integration

Unter Electronic Data Interchange (EDI) versteht man den digitalen Austausch von Geschäftsdokumenten. Dazu gehören beispielsweise Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen. Diese Dokumente werden zwischen den Geschäftspartnern in Form von strukturierten Daten ausgetauscht, ohne dass dafür ein manueller Eingriff nötig ist.

Use Case

Automatisierte Erfassung und Verarbeitung von Bestellungen

Mit Hilfe der Retarus Intelligent Capture Services lässt sich der Bestelleingang zu einem hohen Grad digitalisieren und automatisieren.

Zum Use Case

Use Case

E-Invoicing – Rechnungsprozesse clever digitalisieren

Nutzen Sie die Retarus Business Integration Services, um Ihre Rechnungen in einem internationalen Umfeld rechtskonform zu senden und zu empfangen.

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Intelligent Document Recognition

Mit der Intelligent Document Recognition werden im ersten Schritt die Daten vorbereitet und mittels OCR-Engines (Optical Character Recognition) erkannt. Durch Machine Learning werden sie im zweiten Schritt klassifiziert und segmentiert, um anschließend relevante Daten durch Machine Learning und künstliche Intelligenz zu extrahieren. Im Anschluss werden die Daten nachverarbeitet und validiert. Mit dem optionalen Feature Human in the Loop erreicht dieses System eine besonders hohe Datenqualität mit Erkennungsraten von bis zu 100 Prozent.

Die Intelligent Document Recognition bringt zahlreiche Vorteile mit sich:

  • effiziente und nahtlose Integration ohne technische Unterbrechung
  • durch Automatisierung 60 Prozent Kostenreduzierung bei der Auftragserfassung
  • erhöhte Prozessgeschwindigkeit durch die Automatisierung von sich wiederholenden Aufgaben
  • Effizienzsteigerung durch eine Erkennungsgenauigkeit von bis zu 98 Prozent
  • Reduktion der Kosten für Fehlerbehandlung

Der Erfolgsfaktor Digitalisierung ist für alle Unternehmen attraktiv

Die Retarus Business Integration Platform ermöglicht es allen Unternehmen unabhängig von ihren technischen Möglichkeiten, digitale Prozesse zu etablieren. Mit dem E-Procurement lassen sich Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Bestellungen und Lieferavise automatisch austauschen. Als Vorbereitung auf die Implementierung werden sämtliche Zulieferer analysiert und geclustert. Außerdem werden manuelle Aufwände erkannt und quantifiziert.

Was Retarus auszeichnet

WebConnect for Suppliers

Da nicht jeder Zulieferer EDI einsetzt, scheitert ein automatisierter Dokumentenaustausch oft schon vor dem ersten Schritt. Genau dafür bietet Retarus eine einzigartige Lösung: WebConnect for Suppliers versendet Bestellungen als interaktive E-Mail, die völlig ohne Login und mit nur einem Klick Zugriff auf das WebConnect-Portal ermöglicht. Dort kann der Zulieferer die Order einfach bestätigen, bearbeiten oder ablehnen, ohne sich anmelden oder registrieren zu müssen. Optional können der E-Mail statische PDF-Anhänge hinzugefügt werden, falls vom Lieferant bevorzugt. So lässt sich die Anzahl der automatisierten Auftragsbestätigungen erheblich erhöhen. WebConnect for Suppliers kann an beliebige ERP-Anwendungen angebunden werden und ist unabhängig vom bestehenden EDI-System des Unternehmens.

Alle Bereiche der Kommunikation digitalisieren

Die Services von Retarus sorgen für weit mehr als nur automatisierte Bestellprozesse. Optionale Reports identifizieren überfällige Auftragsbestätigungen. Automatisierte Erinnerungsbenachrichtigungen helfen dabei, weitere manuelle Aufwände auf ein Minimum zu reduzieren. Eingehende Dokumente werden automatisch auf Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft. Im Fehlerfall stößt die Dokumentenvalidierung einen gesonderten Prozess an.

Einbindung auch kleiner analoger Lieferanten

Gerade kleine spezialisierte Zulieferer arbeiten häufig noch mit papier- oder faxgebundenen Prozessen. Mit den Retarus Intelligent Capture Services sind auch solche Zulieferbetriebe kein Problem mehr. Das KI-gestützte Verfahren erfasst alle eingehenden Dokumente, digitalisiert und kategorisiert diese, um sie anschließend in die internen Workflows zu überführen. So profitiert der Einkauf von einer bis zu 85-prozentigen Zeitersparnis im Vergleich zur manuellen Erfassung. Der Zulieferer muss hierbei seine Prozesse nicht umstellen und kann wie bisher verfahren.

Wir sind für Sie da!

Sie haben Fragen oder wünschen weitere Informationen zu den Retarus Intelligent Capture Services? Wir sind für Sie da. Telefonisch oder per E-Mail. Gerne besuchen wir Sie auch und zeigen Ihnen unsere Ansätze vor Ort.