Neue Retarus Managed Capture Services ermöglichen reibungslosen Datenaustausch mit Geschäftspartnern

Die manuelle Datenerfassung ist nicht nur zeit- und kostenintensiv, sondern auch fehleranfällig. Mit den Retarus Managed Capture Services lassen sich komplexe Bestell- oder Rechnungsprozesse zu einem hohen Grad automatisieren. Papierläufe entfallen. Die Dienste unterstützen alle gängigen Schnittstellen und Datei- sowie Anwendungsformate. Geschäftspartner können folglich ohne großen Aufwand angebunden und spezielle Branchenvorgaben einfach umgesetzt werden. Die beschleunigten, digitalen Workflows und die dadurch minimierte Fehlerquote senken die Prozesskosten um rund 60 Prozent im Vergleich zur manuellen Dokumentenerfassung.

Reduzierter Aufwand dank Intelligent Document Recognition

Alle eingehenden Dokumente durchlaufen eine leistungsstarke automatische Texterkennung (Intelligent Document Recognition, IDR), die auf mehreren OCR-Engines basiert und neben dem Text auch die Struktur und weitere Bestandteile des Dokuments erfasst. Mithilfe der im System hinterlegten und stetig synchronisierten Katalog- und Stammdaten können alle Dokumente binnen kürzester Zeit inhaltlich überprüft und automatisch zugeordnet werden. Das System trainiert neue Layout-Strukturen und erkennt diese bei erneutem Datenempfang mit hoher Genauigkeit.

Auch Fehlerprüfungen lassen sich mit den Retarus Managed Capture Services automatisiert durchführen. Fehlerhafte Artikelnummern oder Summenberechnungen, fehlende Pflichtfelder sowie andere nicht zuordenbare Informationen werden mit einem Sperrvermerk versehen. Dadurch ist im ERP-System sofort ersichtlich, dass eine manuelle Nachbearbeitung erforderlich ist. Das Original-Dokument sendet Retarus dem zuständigen Mitarbeiter automatisiert als PDF zu. Im PDF sind alle nicht erkannten und zu prüfenden Bereiche deutlich hervorgehoben. Für Sachbearbeiter wird die manuelle Nachbearbeitung dadurch deutlich erleichtert, da sie ausschließlich fehlerhafte Informationen erneut prüfen müssen. Optional übernimmt Retarus die manuelle Nachbearbeitung auch selbst und bietet dadurch eine Erkennungsrate von 100 Prozent. Im Anschluss übergibt der Cloud Service alle validierten Daten im gewünschten Format samt Originaldokument an die ERP-Anwendung.

Effiziente Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern

„Die Einbindung von Geschäftspartnern, die ihre Daten aus technischen oder wirtschaftlichen Gründen noch nicht strukturiert übermitteln können, stellt viele Unternehmen bei der Umstellung auf digitale Bestell- oder Rechnungsprozesse vor große Herausforderungen“, erklärt Bernhard Hecker, Director Product Management bei Retarus. „Die Managed Capture Services von Retarus decken alle Eingangs- und Verarbeitungskanäle ab: Eingehende Formulare werden unabhängig von ihrem Ausgangsformat in strukturierte Daten überführt. Dadurch können Kunden und Lieferanten weiterhin ihre bestehenden Kommunikationswege für den Datenaustausch nutzen.“

Über Retarus

Retarus ist ein globaler Anbieter von Cloud-Lösungen für die Modernisierung und Absicherung der digitalen Kommunikation und des Datenaustauschs von Unternehmen und Behörden. Hauptprodukte sind digitales Cloud Fax, SMS, Transactional Email, Email Security, Supply Chain Integration und Intelligent Document Processing. Retarus betreibt weltweit verteilte Rechenzentren, die diese Lösungen mit top Performance, Sicherheit und Datenschutz bereitstellen. Mit Hauptsitz in München wurde Retarus 1992 gegründet, ist inhabergeführt und stolz auf seine Innovationskraft. Das Unternehmen beschäftigt rund 500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in 20 Niederlassungen auf vier Kontinenten. Rund die Hälfte der im S&P Global 100 gelisteten Unternehmen vertrauen bereits auf Retarus und bestätigen, wie führende Analysten, die hervorragende Qualität und Verlässlichkeit. Retarus erzielt rund 40 Prozent des Umsatzes in den USA und vertreibt seine Produkte direkt und in enger Zusammenarbeit mit ausgewählten Partnern.