Umstellung auf All-IP:
Fehlerfrei digital kommunizieren dank Retarus Fax-APIs

Im Zuge ihrer All-IP-Strategie setzen immer mehr Unternehmen auf Unified-Communications-Lösungen. Viele dieser Plattformen stellen häufig jedoch keine eigene Fax-Funktionalität bereit. Mit Retarus Cloud Services lassen sich Faxe auch in digitalen Umgebungen und ohne TK-Anlage problemlos empfangen und versenden.

Die Herausforderung

Mit dem Wechsel zu Voice over IP (VoIP) profitieren Unternehmen von völlig neuen Möglichkeiten innovativer Kommunikation. Was vielen Verantwortlichen bei der Umstellung ihrer TK-Infrastruktur jedoch nicht bewusst ist: In einem All-IP-Netzwerk verändert sich die effektive Bandbreite permanent. Insbesondere bei Lastspitzen stehen oft nicht genügend Kapazitäten zur Verfügung. In der Folge kommt es häufig zu Paketverlusten. Für die reine Sprachübertragung in VoIP-Umgebungen hat dies kaum Konsequenzen, denn ein Sprachpaket enthält nur etwa 20 bis 30 Millisekunden an Sprachdaten. Das entspricht in etwa einer Silbe. Das menschliche Gehirn gleicht derartige Informationsverluste problemlos aus. Übertragungen per Fax hingegen reagieren wesentlich empfindlicher. Fehlende Pakete führen zu Verbindungsabbrüchen und Informationsverlusten in Form von fehlenden Seitenteilen – und somit zu erheblichen Störungen der geschäftsrelevanten Kommunikation.

Die Ausgangssituation

Viele Unternehmen setzen im Zuge der All-IP-Umstellung auf umfassende Unified-Communications-Lösungen (UC). Hierbei ergeben sich weitere Probleme: UC-Plattformen bieten zwar zahlreiche Features für Anrufe, Videokonferenzen und Collaboration, stellen aber häufig keine eigene Fax-Funktionalität bereit. In vielen Fällen ist jedoch auch eine Vielzahl an Business-Software eng mit der bisherigen Fax-Infrastruktur verbunden, um Dokumente aus den jeweiligen Anwendungen automatisiert senden oder empfangen zu können. Mit dem Wechsel auf digitale Netze besteht auch bei der Anbindung dieser Systeme dringender Handlungsbedarf.

Die Lösung

Mit Retarus Cloud Services lassen sich Faxe auch in digitalen Umgebungen und ohne Nutzung einer klassischen TK-Anlage problemlos empfangen. Der Fax-Versand erfolgt dann nicht mehr über die VoIP-Infrastruktur des Telefonanbieters, sondern direkt über die Retarus Rechenzentren. Diese sind redundant an mehrere Tier-1-Carrier angebunden, die Bandbreite ist jederzeit beliebig skalierbar. Das verhindert effektiv Paketverluste durch Kapazitätsengpässe – auch beim Versand großer Fax-Volumina.

Kundennutzen

  • Fax-Kommunikation in IP-Netzen
  • Einfache Handhabung
  • Kontinuität bestehender Prozesse
  • Unkomplizierte Anbindung über APIs
  • Ablösung eigener Fax-Server/Infrastruktur

Schon gewusst?

Europaweit treiben Telefongesellschaften die zwangsweise Umstellung auf All-IP massiv voran.
Bis spätestens 2020 steht damit vielerorts das endgültige Aus des klassischen analogen oder ISDN-Anschlusses bevor.

Der Anwendungsfall

Die Retarus Cloud Fax Services können über alle gängigen Protokolle angebunden werden. Unabhängig vom VoIP-Anbieter lassen sich die Dienste entweder eigenständig oder als Teil einer UC-Lösung nutzen. Eingehende Faxe werden, je nach Konfiguration, beispielsweise direkt als E-Mail-Anhang weitergeleitet. Der Vorteil: Alle Dokumente kommen bereits digitalisiert als PDF beim zuständigen Mitarbeiter an und können direkt weiterverarbeitet oder archiviert werden. Bisherige Medienbrüche und manuelles Digitalisieren von Fax-Dokumenten gehören der Vergangenheit an. Gleiches gilt für den Versand: Dateien werden dank Integration in den E-Mail-Client problemlos vom eigenen Arbeitsplatz verschickt und in das Fax-Format umgewandelt.

Auch aus Applikationen wie SAP, Microsoft Dynamics, oder Office 365 heraus können Faxe mit Retarus versendet werden. Um diese Anwendungen auch im All-IP-Zeitalter weiter unverändert betreiben zu können, stellt Retarus über IP-Protokolle und Standardschnittstellen eine direkte Verbindung zu allen Services bereit. Der Betrieb einer eigenen Fax-Infrastruktur oder eines Fax-Servers ist nicht erforderlich. Die Retarus Cloud Fax Services lassen sich unkompliziert implementieren und sind im Unterschied zu On-Premise-Systemen jederzeit beliebig skalierbar. Damit bieten sie auch bei Lastspitzen höchste Transaktionssicherheit und Verfügbarkeit. Über eine webbasierende Administrationsplattform erhalten Kunden rund um die Uhr die maximale Kontrolle über die eigene Fax-Kommunikation sowie ausführliche Informationen über alle Serviceinstanzen.

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Weitere Szenarien

EDI-Integration

Mit der Abschaltung des analogen Netzes muss auch der Datenaustausch über Electronic Data Interchange (EDI) teils umgestellt werden (z.B. OFTP1): Im Rahmen der Managed File Transfer Services übernimmt Retarus sowohl den Betrieb als auch das gesamte Management dieser Datenverbindungen.

MFD-Integration

Multifunktionsdrucker (MFD) mit Fax-Funktion sind über einen analogen Anschluss mit dem Telefonnetz verbunden. Mit der Anbindung an die Retarus Cloud Fax Services lassen sich auch in All-IP-Infrastrukturen über die vorhandenen Geräte weiterhin problemlos Faxe versenden.

Automatisierte Bestellprozesse

Die Retarus Cloud Services ermöglichen es, Bestellprozesse zu einem hohen Grad zu automatisieren. Selbst handschriftlich ausgefüllte Fax-Formulare stellen kein Problem dar. Mit den Retarus Managed Capture Services lassen sich auch diese Aufträge effizient und transaktionssicher in der eigenen digitalen Infrastruktur verarbeiten.

Wir sind für Sie da!

Sie haben Fragen, wünschen weitere Informationen oder möchten Retarus Cloud Services testen?
Wir sind für Sie da. Telefonisch oder per E-Mail. Gerne besuchen wir Sie auch und zeigen Ihnen unsere Ansätze vor Ort.

 

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