Tramitación eficaz de la financiación de vehículos gracias a Retarus Cloud Fax Services
El reto
Formularios de registro con firmas legalmente válidas, copias de permisos de conducción, comprobantes de ingresos o cualquier otro documento confidencial… incluso en esta era de digitalización, los documentos en papel siguen siendo fundamentales para tramitar la financiación de un vehículo. Para garantizar que dicha financiación se aprueba de manera eficaz a pesar de los, cada vez más, numerosos documentos, es imprescindible optimizar los procesos empresariales clave, automatizándolos. Al mismo tiempo, las entidades de concesión de créditos y préstamos se esfuerzan por reducir al mínimo los costes de estos procesos. Además, a raíz de las directrices, más rigurosas, de cumplimiento y protección de datos, las compañías deben velar en todo momento por la confidencialidad de cualquier dato sensible que intercambien.
El escenario
La inmensa mayoría de los coches nuevos registrados para uso particular y comercial que hay en circulación siguen modelos de leasing y financiación, y se trata de una tendencia en alza. Casi siempre, los concesionarios de coches envían por fax la documentación confidencial de los contratos a la entidad crediticia correspondiente. El fax se usa como norma porque su eficacia está más que probada y porque es el medio estandarizado por antonomasia. De igual modo, ofrece la ventaja de servir como medio de comprobación (gracias al mensaje de confirmación y la firma), algo que no sucede con el correo electrónico, por ejemplo. En la entidad crediticia, la documentación de los contratos se recoge y asigna manualmente al proceso correspondiente. El registro de datos no solo demanda mucho trabajo y tiempo, debido a los elevados volúmenes de documentos entrantes, sino que también es bastante propenso a errores. Como resultado, las tareas se duplican, los costes de seguimiento son enormes y se producen retrasos a la hora de aprobar la solicitud de préstamo.
La solución
Con Cloud Fax Services de Retarus, la documentación de leasing o de financiación se puede enviar por fax de forma segura y eficaz, y recibirse cómodamente en clientes de correo electrónico o aplicaciones empresariales, desde donde pueden seguir tramitándose más ágilmente. Además, con la novedosa función de reconocimiento de códigos de barras, el servicio ayuda a automatizar por completo la asignación de documentos. No es necesario invertir en hardware, actualizaciones, mantenimiento, licencias ni líneas de fax. A tal efecto, Retarus Enterprise Cloud, con sus desarrolladas interfaces, su disponibilidad global y unos extraordinariamente elevados niveles de funcionamiento a prueba de fallos, facilita el éxito de los procesos empresariales basados en la comunicación. Entidades financieras de todo el mundo se benefician de la gran calidad y seguridad de las transacciones que este servicio proporciona, así como de una entrega de fax rápida y sin errores en sus propios sistemas ya existentes, y un informe de transmisión inmediata. Este servicio de fax a correo electrónico garantiza una entrega inmediata y segura, así como un sencillo almacenamiento y recuperación de datos en caso de pérdida.
Ventajas para el cliente
- Esfuerzo manual mínimo
- Bajo coste de los procesos
- Disminución de la tasa de errores
- Altas cotas de satisfacción y mayor fidelidad de los clientes
- Comunicación de fax que cumple la normativa
- Rápida ejecución de los procesos gracias a una captura de datos automatizada e inteligente y al reconocimiento de códigos de barras
Resumen de ventajas
Caso de uso
En cuanto el cliente elige un método de financiación o leasing, el concesionario cumplimenta el formulario de solicitud, que se marca con un código de barras, y lo envía por fax a la entidad bancaria que concede el préstamo. Si la entidad financiera solicita más documentación al concesionario (por ejemplo, un comprobante de ingresos o copias del permiso de conducción), el papeleo necesario se puede compilar de forma cómoda y sencilla en un documento de fax que lleve el mismo código de barras y remitirse a la entidad financiera (Fax Back). En particular, las grandes entidades bancarias internacionales, que deben tramitar un elevado volumen de documentos, sacan un enorme beneficio de este inteligente método de transmisión. Mediante el código de barras, todos los documentos y firmas se pueden asignar al instante al procedimiento correspondiente, sin tener que capturar manualmente ningún dato. Toda la información se identifica automáticamente y se procesa según corresponda en el sistema interno de IT. Gracias a la función de reparto individual configurable, la recepción automatizada de los documentos de fax entrantes se puede optimizar aún más. Los procesos en papel y las posibles fuentes de errores se reducen considerablemente.
Más información
Los servicios también permiten archivar todos los documentos de fax entrantes y salientes sin ningún tipo de riesgo. Si se desea, estos documentos archivados se pueden enviar por correo electrónico como PDF con función de búsqueda, lo que significa que estos mensajes se pueden guardar cómodamente en la bandeja de entrada del usuario y estar accesibles al instante en caso de que deban consultarse.
Además, el portal de Enterprise Administration Services (EAS) de Retarus proporciona a las entidades financieras máximo control y transparencia. Al margen de las numerosas opciones de configuración y monitorización en tiempo real, este portal ofrece un informe diario de todos los servicios de fax utilizados. El ahorro económico derivado de la aparición de los servicios en la nube puede repercutir directamente en el cliente en forma de unas condiciones más favorables, logrando así unos niveles de satisfacción y fidelidad más elevados.
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¿Sabía que…?
Según IDC, uno de cada dos documentos sigue siendo en papel. Con los servicios de Retarus, las organizaciones pueden centrarse en impulsar el proceso de digitalización.
Estamos a su disposición
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