Purchase-to-Pay (P2P) : numérisation du processus d’achat

Le processus Purchase-to-Pay est un processus commercial important, dont le potentiel d’efficacité peut être décuplé par une numérisation totale. Retarus Integration and Automation permet à chaque entreprise de réaliser des économies et de poser les bases d’une réelle croissance économique.

Le système Purchase-to-Pay (P2P), également appelé Procure-to-Pay, désigne l’ensemble du processus d’approvisionnement d’une entreprise. Ce processus se compose d’une multitude de procédures individuelles, parmi lesquelles :

la dépose de demande,
l’achat en soi,
la réception des marchandises commandées,
le paiement,
et la comptabilité.

La connexion entre ces différentes procédures s’opère via la transmission des données correspondantes. Le processus dans son ensemble est très complexe de par la multitude d’unités organisationnelles. Une méthode manuelle implique une énorme charge de travail pour le personnel, demandant beaucoup de temps. En outre, la transmission manuelle des informations entraîne un risque d’erreur élevé.
Un processus Purchase-to-Pay entièrement numérique et automatisé vient remédier à ce problème, englobant l’intégralité du processus d’achat de l’entreprise jusqu’à l’étape finale de paiement. La suppression des tâches manuelles de traitement et une nouvelle standardisation du processus de validation permettent :

une minimisation des sources d’erreur,
une meilleure transparence du déroulement des opérations et
une procédure globale efficace et rentable.

Un tel processus numérisé Purchase-to-Pay repose principalement sur quatre piliers :

E-Procurement

Le processus d’achat assisté par ordinateur est également couramment appelé E-Procurement ou approvisionnement électronique. Les demandes d’achat sont habituellement générées par le biais de catalogues enregistrés. Le fonctionnement, l’aspect et la convivialité s’apparentent à ceux des boutiques en ligne classiques. Chaque employé est ainsi en mesure d’intégrer le système à son propre flux de travail en toute facilité. Sur simple pression d’un bouton, la commande est transmise au fournisseur sous forme de données structurées. Si ce dernier ne prend pas en charge le traitement de données structurées, la commande est envoyée par e-mail. Dans l’idéal, validation et affectation de compte ont déjà lieu au moment de la demande d’achat. Aucune autre validation n’est donc nécessaire pour comptabiliser la facture automatiquement.

Échange électronique de documents

Pour éviter tout risque de rupture des médias et de perte de temps, il est de première importance d’échanger tous les documents sous forme électronique. Cela permet non seulement d’économiser des frais de personnel, mais aussi de contribuer à la préservation de l’environnement. Tous les expéditeurs et les destinataires sont directement connectés les uns aux autres afin d’assurer un déroulement fluide des opérations. Le logiciel peut ainsi convertir les documents de manière uniforme, les valider et les transférer vers l’emplacement souhaité.

Automatisation des factures

Dans le cadre de l’automatisation de l’ensemble du processus P2P des entreprises, le traitement des factures est également optimisé. Dans ce but, un grand nombre de factures de divers fournisseurs est d’abord converti dans un format de facture électronique uniforme. Le logiciel aligne ensuite les factures entrantes sur les commandes ou accords de paiement effectués et sur la réception de marchandises conformément à des règles prédéterminées. Si toutes les données concordent, la comptabilisation a lieu automatiquement. En revanche, si le système reconnaît des cas de discordance, un flux de travail d’autorisation est entamé et l’interlocuteur consigné ou reconnu sur le document est contacté. Si aucun interlocuteur n’a été consigné et qu’aucune référence ne paraît sur le document, on s’adresse alors à un employé responsable.

Paiement électronique

L’opération de paiement constitue la dernière étape d’une solution digitale P2P. Des prestataires de paiement externes sont pour cela également intégrés au système de l’entreprise. Contrairement aux services bancaires en ligne traditionnels, ce système intelligent peut inclure des réductions et dates de versement intéressantes. Ce faisant, le logiciel prend en charge la gestion du fonds de roulement et l’économie d’espèces. Selon les fournisseurs, il est également possible d’intégrer des services externes de financement ou de paiement électronique afin de rendre possibles des programmes de dynamic discounting ou de financement intermédiaire.

Avantages d’un processus Purchase-to-Pay-automatisé

La mise en place d’un système moderne Purchase-to-Pay par le biais de Retarus Integration and Automation présente de nombreux avantages. La possibilité de transférer des fichiers PDF ou des documents fax directement dans le système ERP sous forme de données structurées permet un gain de temps et d’argent significatif. Le flux d’informations interne numérique assure une plus grande transparence et l’automatisation réduit le risque d’erreur.

Des économies tangibles

La transmission manuelle de données implique une lourde charge de travail manuel pour le personnel et représente des dépenses considérables pour l’entreprise. Une solution logicielle fiable permet de minimiser les tâches manuelles et ainsi de réduire les coûts à un minimum. Grâce à une meilleure vue d’ensemble des données, les directeurs d’achat peuvent regrouper des achats individuels et négocier des réductions en fonction de ces éléments. L’aperçu des offres de réduction par versement anticipé et l’intégration de services de paiement électronique attrayants constituent encore des avantages supplémentaires au niveau financier.

Une meilleure visibilité

Au quotidien, il arrive rarement que des responsables financiers sachent où se trouve chacune des factures des fournisseurs ou si les marchandises commandées ont déjà été reçues. Par ailleurs, le temps nécessaire au traitement des demandes est beaucoup trop long. Une solution digitale intelligente permet aux responsables non seulement de situer l’ensemble des processus, mais également de les administrer. Parallèlement, la direction bénéficie d’un meilleur aperçu des tendances financières et des chiffres indicateurs atteints des différents départements.

Moins d’erreurs

Le risque d’erreur humaine est éliminé en remplaçant les tâches manuelles de transfert des données par l’automatisation. La moindre erreur peut occasionner des dégâts considérables, en particulier dans le cadre du traitement des factures. Les paiements de montants erronés ou à des fournisseurs incorrects n’en sont que deux exemples.

Retarus : pour une automatisation des chaînes de processus P2P et O2C

La facturation électronique constitue le plus souvent la première étape des entreprises dans la numérisation du processus d’achat. Le traitement électronique des factures ne représente cependant qu’une partie de l’approvisionnement électronique. Pour tirer pleinement profit d’un processus Purchase-to-Pay entièrement automatisé, il convient de convertir le plus d’opérations possible dans un format de traitement électronique. C’est dans cet objectif précis que Retarus propose ses services Integration and Automation, lesquels sont conformes à l’ensemble des exigences internationales en matière de facturation électronique (B2B et B2G), aussi bien pour l’envoi que pour la réception de factures. Le service d’archivage à long terme assure la conformité concernant plus de 50 pays par le biais d’un portail séparé et de datacenters redondants pour une conservation de documents dans le respect des réglementations légales. Grâce à une mise en réseau avec des plateformes telles qu’Ariba, Chorus Pro ou OpenPeppol, plus rien ne fait obstacle à une numérisation complète.

Cas pratique

Saisie et traitement automatisés des commandes

Retarus Intelligent Capture Services permettent de numériser et d’automatiser la saisie de commandes selon un haut niveau de qualité.

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