Retarus Intelligent Capture Services Saisie et traitement automatisés des commandes
Le défi
La plupart des processus de livraison des grossistes sont désormais digitalisés : des formulaires de commande en ligne à la planification des entrepôts en passant par les opérations logistiques et la facturation par le biais d’un système ERP. La communication avec les fournisseurs et fabricants est généralement entièrement automatisée via l’échange de données informatisées (EDI). Bien que la digitalisation se soit largement imposée du côté des grossistes, ce n’est pas nécessairement le cas chez leurs clients. En particulier dans le processus de commande, il y a inévitablement des perturbations indésirables des médias et de l’intégration. De nombreux revendeurs n’ont tout simplement pas les moyens techniques et financiers de transmettre les données de manière structurée. Par conséquent, ils utilisent des documents électroniques non structurés ou des commandes au format papier sur la base de templates. Les grossistes reçoivent ensuite ces documents par fax, e-mail ou courrier postal.
Le contexte
La saisie manuelle de commandes dans un système ERP est une tâche coûteuse en temps pour les collaborateurs. De plus, ce processus est particulièrement sujet aux erreurs et les contrôles automatisés du contenu sont rarement effectués. Cette situation n’est pas seulement inconfortable pour les clients. Une mauvaise expérience peut nuire à la relation avec les fournisseurs sur le long terme. Les requêtes et corrections qui en résultent compliquent davantage le processus de commande, ce qui rend le service client extrêmement coûteux.
La solution
Les Retarus Intelligent Capture Services peuvent grandement faciliter l’automatisation des processus de commande manuels. Même les formulaires renseignés à la main ne causent aucun problème, qu’ils soient envoyés par fax ou scannés et joints à un e-mail. Les services de Retarus peuvent intégrer ces commandes de manière efficace et avec une sécurité de transaction à l’infrastructure digitale d’une entreprise.
Avantages pour le client
- Digitalisation de tous les processus de commande
- Intégration dans l’infrastructure existante du client
- Intégration étroite de tous les canaux de communication
- Connexion à l’aide d’interfaces standard
- Traitement manuel réduit au minimum
Les avantages en un coup d’œil
Cas pratique
Pour que les entreprises reçoivent des commandes par fax, Retarus peut attribuer un nouveau numéro de fax ou utiliser une connexion existante et les transférer vers l’infrastructure cloud. Une fois que le centre de données Retarus reçoit la commande, un moteur de reconnaissance de documents intelligent (IDR) lit le formulaire, saisissant non seulement le texte brut mais également la mise en page du formulaire et les autres éléments du document. Grâce aux données du catalogue et aux données de référence du grossiste qui sont stockées dans le système et synchronisées en continu via l’EDI, le contenu de la commande peut être contrôlé et la commande peut être attribuée. Retarus transfère ensuite toutes les données validées au format requis avec le document d’origine vers le système ERP. Les Retarus Intelligent Capture Services prennent en charge toutes les interfaces et tous les formats de fichiers standard. Même les commandes ou fichiers PDF natifs scannés et transmis sous forme de pièce jointe à un e-mail sont traités par les services de Retarus.
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