Purchase-to-pay: la digitalizzazione degli acquisti

Il purchase-to-pay è un importante processo aziendale che può offrire una maggiore efficienza se completamente digitalizzato. Con Retarus Integration and Automation, ogni azienda può risparmiare denaro e gettare le basi per la propria crescita economica.

Il purchase-to-pay (P2P), detto anche procure-to-pay, descrive l’intero processo di approvvigionamento di un’azienda. Questo processo comprende un gran numero di singole operazioni diverse. Ad esempio:

richiesta
acquisto
ricezione della merce ordinata
pagamento
contabilità

La trasmissione dei dati corrispondenti costituisce il collegamento tra tutti questi processi. La varietà delle unità organizzative rende l’intero processo molto complesso. L’elaborazione manuale comporta un enorme dispendio di tempo e personale. Al contempo, la trasmissione manuale comporta un elevato rischio di errore.
La soluzione è un processo purchase-to-pay completamente digitalizzato e automatizzato che copra l’intera procedura di acquisto dell’azienda, fino al pagamento finale. Grazie all’eliminazione delle fasi di elaborazione manuale e a una nuova standardizzazione del processo di approvazione,

le fonti di errore sono ridotte al minimo,
la trasparenza del processo è aumentata e
l’intera procedura risulta efficiente ed economicamente vantaggiosa.

Un tale processo digitale purchase-to-pay si compone essenzialmente di quattro elementi base:

E-Procurement

Il processo di acquisto eseguito per via informatica viene spesso denominato e-procurement. Le richieste di acquisto vengono solitamente generate tramite cataloghi memorizzati. La funzionalità e il design sono molto simili ai classici negozi online. In questo modo ogni collaboratore può facilmente integrare il sistema nel proprio flusso di lavoro. Cliccando un pulsante, l’ordine viene trasmesso al fornitore sotto forma di dati strutturati. Se il fornitore non supporta i dati strutturati, l’ordine viene inviato via e-mail. Idealmente, l’approvazione e la contabilizzazione avvengono già al momento della richiesta. Pertanto, non è necessaria una seconda autorizzazione per registrare automaticamente la fattura.

Scambio elettronico di documenti

Per evitare discontinuità dei media e conseguentemente perdite di tempo, tutti i documenti devono essere scambiati come dati elettronici. In questo modo non solo si risparmia sui costi del personale, ma si tutela anche l’ambiente. Per garantire una procedura ottimizzata, tutti i mittenti e i destinatari sono direttamente collegati tra loro. Il software può pertanto convertire in modo uniforme, convalidare e trasportare i documenti nella posizione desiderata.

Automazione delle fatture

Per automatizzare l’intero processo P2P delle aziende, viene ottimizzata anche l’elaborazione delle fatture. A tal fine, tutte le fatture dei vari fornitori vengono prima convertite in fatture elettroniche uniformi. In base a regole predefinite, il software confronta le fatture in entrata con gli ordini effettuati o gli accordi di pagamento stipulati e con il ricevimento di merci. Se tutti i dati corrispondono, la contabilizzazione viene effettuata automaticamente. Tuttavia, se il sistema rileva delle discrepanze, viene avviato un flusso di lavoro di approvazione e vengono contattati i referenti memorizzati o riportati sul documento. Se non è stata indicata nessuna persona di contatto e non viene fornito alcun riferimento sul documento, viene richiesto un dipendente responsabile.

Pagamento elettronico

La fase finale di una soluzione P2P digitale è l’elaborazione dei pagamenti elettronici. A tal fine, i fornitori esterni di servizi di pagamento sono integrati nel sistema aziendale. A differenza dell’online banking tradizionale, il sistema intelligente può includere scadenze di pagamento auspicabili e sconti. In questo modo, il software supporta la gestione del capitale circolante e consente di risparmiare denaro. A seconda del fornitore, possono essere integrati anche servizi di finanziamento o e-payment esterni, in modo da rendere possibili programmi di finanziamento temporaneo o di dynamic discounting.

Vantaggi di un processo purchase-to-pay automatizzato

L’installazione di un sistema purchase-to-pay moderno con Retarus Integration and Automation offre molti vantaggi. Ad esempio, la possibilità di trasferire file PDF o fax come dati strutturati direttamente al sistema ERP consente di ridurre tempo e costi. Il flusso di informazioni interno digitale garantisce una maggiore trasparenza, mentre l’automazione riduce gli errori.

Risparmi sui costi

Il trasferimento manuale dei dati è associato ad alti costi di personale e rappresenta quindi un’enorme voce di costo per le aziende. Una soluzione software affidabile può ridurre al minimo il carico di lavoro manuale e i costi associati. I responsabili degli acquisti possono aggregare i singoli acquisti e negoziare sconti adeguati grazie a una migliore visione dei dati. Altri vantaggi economici derivano dalla panoramica delle offerte di sconto per pagamenti anticipati e dall’integrazione di servizi di e-payment allettanti.

Una migliore visione d’insieme

Nella vita quotidiana, sono pochi i manager finanziari che sanno dove si trova ogni singola fattura di un fornitore o se le merci ordinate sono già arrivate. Inoltre, l’elaborazione delle richieste di informazioni comporta tempi inutilmente lunghi. Con una soluzione digitale intelligente, i vari responsabili possono non solo tenere traccia di tutti i processi, ma anche gestirli. Allo stesso tempo, la direzione ottiene una migliore panoramica dei trend finanziari e dei KPI più importanti raggiunti dai singoli reparti.

Riduzione degli errori

L’automazione consente di eliminare gli errori umani che si verificano con la trasmissione manuale. Soprattutto durante l’elaborazione delle fatture, gli errori possono avere conseguenze molto gravi, come nel caso di pagamenti di importi errati o a favore di fornitori sbagliati.

Retarus promuove l’automazione delle catene di processo P2P e O2C

La fatturazione elettronica è spesso il primo passo che le aziende compiono verso un processo di acquisto digitalizzato. Tuttavia, l’elaborazione delle fatture elettroniche è solo una parte dell’e-procurement. Per sfruttare a pieno il potenziale di un processo automatizzato purchase-to-pay, è necessario convertire il maggior numero possibile di procedure all’elaborazione elettronica. Proprio a questo scopo Retarus offre la soluzione Integration and Automation che soddisfa tutti i requisiti della fatturazione elettronica internazionale (B2B e B2G), sia in termini di invio che di ricezione delle fatture. Il servizio di Long Term Archiving garantisce la conformità per oltre 50 Paesi, con un portale separato e data center ridondanti per l’archiviazione dei documenti a norma di legge. Grazie al collegamento in rete con piattaforme come Ariba o OpenPeppol, nulla impedirà una digitalizzazione completa.

Caso d’uso

Acquisizione ed elaborazione automatizzate degli ordini

Con l’aiuto di Retarus Intelligent Document Processing, l’elaborazione di ordini in arrivo può essere ampiamente digitalizzata e automatizzata.

Vedi caso d’uso