Cloud SMS

Comunicazione ai pazienti: Dr. Flex conferma gli appuntamenti con SMS via Retarus

Dr. Flex GmbH, con sede a Berlino, fornisce soluzioni per la prenotazione degli appuntamenti online per gli studi medici. Le informazioni principali sugli appuntamenti e i promemoria per i pazienti vengono inviati tramite gli Enterprise SMS Services di Retarus.

Situazione iniziale

Fornitori di servizi standard con problemi

Dr. Flex gestisce, attraverso la sua piattaforma, circa 3,5 milioni di prenotazioni di appuntamenti all’anno per oltre 11.500 medici. Con le sue soluzioni l’azienda si rivolge ai professionisti del settore medico di varie specialità, come odontoiatria, ortodonzia, implantologia, chirurgia orale, ortopedia, ginecologia e medicina generale.
Prima di passare a Retarus, Dr. Flex utilizzava fornitori di servizi e-mail e SMS standard. Tuttavia, questi non offrivano funzioni dedicate per le aziende, come la garanzia di consegna o certificazioni di sicurezza integrali. Si sono verificati ripetuti problemi con la consegna degli SMS, in particolare per le notifiche in cui i tempi costituivano un fattore critico. Mancava inoltre la trasparenza sulla qualità della consegna e sulla tracciabilità a prova di revisione. L’alternativa delle e-mail si è rivelata inefficiente e non sufficientemente scalabile.

Obiettivo

Maggiore qualità delle consegne e affidabilità dei processi

Dr. Flex deve comunicare ai pazienti informazioni importanti sugli appuntamenti e promemoria in modo tempestivo, affidabile e conforme al GDPR. Dato che la soluzione precedente non soddisfaceva più i requisiti di qualità delle consegne e di affidabilità dei processi, a metà del 2024 è iniziata la ricerca di un nuovo fornitore di servizi. I requisiti più importanti richiesti erano l’alta qualità e la velocità di consegna (anche a livello internazionale), la conformità a GDPR e ISO 27001, la trasparenza del reporting e del monitoring, un’integrazione API nell’infrastruttura esistente che fosse il più semplice possibile, e la scalabilità per volumi elevati.

Retarus si è aggiudicata il contratto grazie alla enterprise-grade-security, all’eccellente velocità di consegna e alla flessibilità dell’interfaccia di programmazione. Anche il servizio personalizzato e l’assistenza 24/7 hanno giocato un ruolo decisivo.

I nostri obiettivi in termini di stabilità e velocità di consegna sono stati pienamente raggiunti. Dal punto di vista odierno, avremmo potuto effettuare il rollout anche direttamente per tutta l’azienda.

Dr. Felix Wohlgemuth, Sviluppo prodotto e strategia, Dr. Flex GmbH

Procedura

Rollout in tre fasi

L’introduzione nei reparti Sviluppo Prodotti e Operazioni è avvenuta nel corso di un progetto durato circa otto settimane, dalla decisione al go-live produttivo. Il progetto è stato suddiviso in tre fasi: integrazione tecnica e connessione API, fase di test con tipi di messaggi selezionati, e rollout su tutti i sistemi operativi. L’integrazione è avvenuta tramite un’API REST nella piattaforma SaaS esistente.

L’API di Retarus è stata integrata senza problemi. La sfida più grande per Dr. Flex è stata quella di adattare il suo sistema di notifiche alla nuova logica API di Retarus. Il problema è stato risolto in modo efficiente grazie all’efficace coordinamento con il team di assistenza tecnica di Retarus. I problemi minori nella parametrizzazione dell’API sono stati rapidamente corretti durante la fase di test. Nel complesso, il lancio si è svolto senza problemi. Dr. Flex giudica il supporto di Retarus in fase di implementazione molto professionale e collaborativo.

Benefici e vantaggi

Efficienza notevolmente superiore

In linea di principio, la notifica automatica ai pazienti era già disponibile, ma con l’introduzione dei Retarus Enterprise SMS Services è stata implementata in modo molto più affidabile, sicuro e scalabile. L’introduzione ha permesso di standardizzare e automatizzare processi che in precedenza dovevano essere regolati manualmente. Non è stato necessario utilizzare hardware aggiuntivo, perché i servizi di Retarus sono completamente basati sul cloud.

Grazie a Retarus, Dr. Flex ottiene un’efficienza notevolmente superiore. Ad esempio, l’azienda è riuscita a ridurre di oltre il 30% il tasso di fallimento nella consegna degli SMS. Anche il dispendio necessario per la post-elaborazione manuale dei problemi di comunicazione è diminuito considerevolmente. La disponibilità dei Retarus-Services è molto elevata; non si sono verificate interruzioni o disservizi significativi dal momento della loro introduzione.

La soluzione Retarus offre a Dr. Flex e ai suoi clienti la massima affidabilità e compliance nella comunicazione con i pazienti. I collaboratori apprezzano la semplicità di gestione e l’alleggerimento delle attività quotidiane. Grazie all’API intuitiva e all’ottima documentazione, non è stato necessario alcun addestramento particolare.

Key Benefits

Flessibilità e scalabilità
Integrazione semplice tramite API REST
Conformità a GDPR e ISO 27001
Service Level Agreement (SLA)

Conclusioni e prospettive

Previsti altri Retarus-Services

Dr. Flex ha integrato la soluzione Retarus Enterprise SMS Services nella sua piattaforma, e la utilizza per gestire tutte le comunicazioni con i pazienti dei suoi clienti. Sulla base dell’esperienza positiva, Dr. Flex intende utilizzare Retarus anche per i processi di comunicazione interna e per le notifiche di escalation in altri settori aziendali.
L’azienda sta inoltre valutando l’utilizzo di altri servizi, come Retarus Transactional Email, per standardizzare ulteriormente la propria infrastruttura di comunicazione.

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