Cloud SMS

Comunicación con el paciente: Dr. Flex confirma las citas por SMS a través de Retarus

La empresa Dr. Flex GmbH, con sede en Berlín, ofrece soluciones de planificación de citas online para consultas médicas. La información crítica relativa a las citas y los recordatorios para los pacientes se envían a través de Enterprise SMS Services de Retarus.

Situación inicial

Proveedores de servicios estandarizados con problemas

Dr. Flex gestiona a través de su plataforma alrededor de 3,5 millones de reservas de citas al año para más de 11.500 médicos. Las soluciones de la empresa están dirigidas a profesionales médicos asociados a diversas especialidades, como odontología, ortodoncia, implantología, cirugía oral, ortopedia, ginecología y medicina general, entre otras.
Antes de cambiar a Retarus, Dr. Flex utilizaba proveedores de servicios de correo electrónico y SMS estandarizados. Sin embargo, estas opciones no ofrecían ninguna función específica para empresas, tales como la entrega garantizada o el uso de certificaciones de seguridad exhaustivas. Los problemas relacionados con la entrega de SMS se repetían una y otra vez, en particular con aquellas notificaciones en las que los plazos eran un aspecto crucial. También se apreciaba una notable falta de transparencia con respecto a la calidad de la entrega y un seguimiento a prueba de auditorías. El uso del correo electrónico como alternativa resultó ser ineficaz y no suficientemente escalable.

Objetivo

Mayor calidad de entrega y fiabilidad del proceso

Dr. Flex necesita comunicar la información y los recordatorios de las citas críticas a los pacientes de forma fiable, rápida y conforme a la GDPR. Como la solución anterior ya no cumplía adecuadamente los requisitos de calidad de entrega y fiabilidad de los procesos, a mediados de 2024 decidieron buscar un nuevo proveedor de servicios. Los requisitos más importantes a este respecto eran: una alta calidad y velocidad de entrega (también a nivel internacional), el cumplimiento de las normas GDPR e ISO 27001, la transparencia en la elaboración de los informes y la supervisión, la integración más sencilla posible de la API en la infraestructura existente y la escalabilidad del proceso para grandes volúmenes.

Retarus obtuvo finalmente el contrato gracias a su seguridad de nivel empresarial, su excelente velocidad de entregas y su interfaz, que permite una programación flexible. El servicio personalizado y la asistencia 24 horas al día, 7 días a la semana también desempeñaron un papel decisivo en este cambio.

Nuestros objetivos en términos de estabilidad y ritmo de entrega se alcanzaron plenamente. Desde la perspectiva actual, podríamos haber llevado a cabo la implementación directamente en toda la empresa.

Dr. Felix Wohlgemuth, Desarrollo y estrategia de productos, Dr. Flex GmbH

Procedimiento

Despliegue en tres fases

La incorporación en los departamentos de desarrollo de productos y operaciones tuvo lugar a lo largo de un periodo de unas ocho semanas de duración desde que se tomó la decisión hasta que su puesta marcha a nivel productivo. El proyecto se dividió en tres fases: Integración técnica y conexión API, fase de pruebas mediante el envío de diversos tipos de mensajes seleccionados y despliegue en todos los sistemas productivos. La integración tuvo lugar a través de una API REST ubicada en la plataforma SaaS existente.

La API de Retarus se integró sin problemas. El mayor reto para Dr. Flex fue adaptar su sistema de notificaciones a la nueva lógica de la API de Retarus. Este escollo se solucionó perfectamente mediante una coordinación eficaz con el equipo de soporte técnico de Retarus. Los problemas menores en la parametrización de la API se corrigieron rápidamente durante la fase de pruebas. En general, la implementación se llevó a cabo sin contratiempos. Dr. Flex valora el apoyo de Retarus durante esta implementación como muy profesional y cooperativo.

Beneficios y ventajas

Eficiencia significativamente superior

Aunque la notificación automatizada de pacientes ya existía anteriormente, se implementó de forma mucho más fiable, segura y escalable gracias a la introducción de Enterprise SMS Services de Retarus. Esta integración permitió estandarizar y automatizar procesos que antes debían ajustarse manualmente. No se necesitó recurrir a hardware adicional, ya que los servicios de Retarus están completamente basados en la nube.

Gracias a Retarus, Dr. Flex consigue una eficiencia notablemente mayor. Por ejemplo, la empresa redujo la tasa de fallos en la entrega de SMS en más de un 30 %. El tiempo y el esfuerzo necesarios para el posprocesamiento manual de los problemas de comunicación también disminuyó considerablemente. La disponibilidad de los servicios de Retarus es muy alta y no se han producido cortes o interrupciones significativas desde su implementación.

La solución de Retarus ofrece a Dr. Flex y a sus clientes la máxima fiabilidad y conformidad en la comunicación con los pacientes. Además, los empleados aprecian la sencillez de uso de este sistema y el ahorro de tiempo en su trabajo diario No fue necesaria una formación especial para los empleados, gracias al carácter intuitivo de la API y a la buena documentación proporcionada.

Beneficios clave

Flexibilidad y escalabilidad
Integración sencilla a través de la API REST
Cumplimiento de GDPR e ISO 27001
Nivel de servicio garantizado (SLA)

Conclusión y perspectivas

Se prevé utilizar más servicios de Retarus

Dr. Flex ha integrado los Retarus Enterprise SMS Services en su plataforma y los utiliza para gestionar todas las comunicaciones con pacientes de sus clientes. Basándose en esta experiencia tan positiva, Dr. Flex también quiere recurrir a Retarus para los procesos de comunicación interna y para los mensajes escalables relativos a otras áreas de la empresa.
Además, la compañía también está evaluando actualmente el uso de otros servicios como el Retarus Transactional Email para estandarizar aún más su infraestructura de comunicación.

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