Une société de conseil renommée confie la facturation électronique à Retarus

Cette société de conseil en gestion et en informatique se considère comme un expert en numérisation et compte plus de 300 clients dans le monde entier, avec environ 3 000 consultants travaillant dans 20 bureaux locaux et à l’étranger. Elle utilise déjà depuis plusieurs années l’intégration EDI Cloud de Retarus pour facturer ses services de conseil à ses clients. À cette fin, la société envoie environ 2 500 factures par mois, principalement dans un format spécifique à son secteur d’activité.

Suite à la création d’une succursale en Hongrie, l’entreprise est désormais soumise à la réglementation fiscale locale et recherchait un service lui permettant de déclarer en temps réel les factures émises en Hongrie à l’administration fiscale et douanière locale, « Nemzeti Adó- és Vámhivatal » (NAV).

La société de conseil recherchait un service capable de transmettre directement et automatiquement (sans téléchargement manuel) le rapport au service en ligne Számla de l’administration fiscale à partir du système ERP SAP dans le cadre de son processus de facturation. En outre, le rapport d’état généré par l’administration pour confirmer le transfert devait également être réintégré dans le système SAP.

Une autre exigence essentielle était que les factures soient stockées dans une archive à long terme conformément à la réglementation en vigueur en Hongrie.

Les factures émises par l’organisation nationale hongroise sont d’abord générées par le système ERP SAP de l’entreprise. Au cours de ce processus, une version PDF ou imprimée de la facture est générée, puis envoyée par e-mail ou par courrier postal au destinataire côté client.

De plus, un document EDI est généré au format SAP IDoc. Cette facture structurée est ensuite transférée à Retarus sous forme de document EDI standard. À partir de ce moment, Retarus prend en charge l’ensemble du processus avec le NAV en Hongrie.

Le document IDoc est d’abord converti au format XML standard prescrit par le NAV et vérifié simultanément pour détecter d’éventuelles erreurs. Une fois la validation réussie, le fichier XML est transféré vers la plateforme « Online Számla » du NAV à l’aide d’un service web spécial. Une fois le transfert terminé, les données source (SAP IDoc), le document cible (Számla XML) et toutes les métadonnées sont stockés dans l’archive à long terme de Retarus.

Pour la société de conseil en informatique, il est rapidement apparu que la connexion technique à la plateforme en ligne Számla de la NAV serait une entreprise complexe, du format XML spécifique au pays à l’utilisation d’un service web spécial pour transférer les données.

Contrairement aux connexions EDI B2B classiques entre partenaires commerciaux, les plateformes B2G telles que Számla de NAV adaptent en permanence leur technologie aux nouvelles dispositions légales et exigences réglementaires ou à leur modification. Par conséquent, des ajustements techniques doivent être régulièrement effectués pour répondre aux nouvelles normes, ce qui signifie que l’environnement est rarement stable pendant longtemps. Une autre complication réside dans le fait que les législateurs fixent des délais très courts aux entreprises pour mettre en œuvre les nouvelles exigences. Souvent, les entreprises ont du mal à suivre le rythme de ces changements dynamiques.

Retarus, en revanche, remplit déjà toutes les conditions technologiques nécessaires et dispose de l’expertise et des ressources nécessaires pour établir de manière fiable une connexion avec l’autorité dans un délai très court. Toutes les modifications sont mises en œuvre dans les délais, ce qui garantit le bon déroulement des processus commerciaux de la société de conseil en informatique à tout moment.

Lors de l’archivage de documents fiscaux, les réglementations locales sont souvent sous-estimées et les options de stockage internes peuvent être utilisées à tort. Lors des audits, de nombreuses questions sont soulevées concernant la documentation, l’accès, la garantie de l’intégrité des données, etc. Ou, comme dans le cas de la Hongrie, des questions peuvent se poser concernant le « service de conservation » requis. Il s’agit d’une procédure régulière visant à enregistrer les données qui ont été archivées au cours d’une période donnée. Sur la base des rapports correspondants, un auditeur est encore en mesure, des années plus tard, de déterminer si des données ont été supprimées,
falsifiées ou modifiées illégalement.

À cet égard, Retarus a pu convaincre la société de conseil informatique d’opter pour son service d’archivage à long terme. Le client dispose d’une archive qui répond à toutes les exigences de conformité en Hongrie, est redondante de par sa conception et offre un système d’accès basé sur le web. Cela garantit que les auditeurs en Hongrie peuvent y accéder si nécessaire.

• Intégration via EDI sans modification des systèmes ERP ni installation de plugins
• Retarus se charge de tous les aspects techniques complexes (service géré)
• Intégration optimisée en fonction du calendrier du client
• Modifications rapides pour répondre aux changements techniques des normes et de la transmission, indépendamment des ressources du client
• Respect des exigences de conformité et d’archivage en Hongrie
• Application d’archivage pratique et accessible de l’extérieur empêchant l’accès interne aux données depuis l’étranger

Pour sa procédure de facturation électronique, la société de conseil en informatique s’appuie sur les services gérés de Retarus, qui offrent de nombreux avantages, notamment en ce qui concerne les structures techniques complexes telles que les formats VDA4983 ou B2G en Europe.

En conséquence, l’entreprise a décidé de confier également à Retarus d’autres formats de facturation B2G. La prochaine étape consiste à intégrer XRechnung, ce qui signifie que toutes les factures envoyées aux autorités allemandes seront désormais traitées via Retarus. Les défis à relever ici sont différents de ceux rencontrés en Hongrie : en raison du système fédéral allemand, avec sa séparation entre le gouvernement fédéral, les gouvernements des Länder et les autorités locales, la manière dont les données sont transmises et les systèmes sont administrés diffère parfois d’un Land à l’autre.

Retarus prend déjà en charge tous les canaux possibles pour la transmission des données et dispose de l’expérience et de l’expertise nécessaires pour l’extension prévue de la gamme de services. En outre, en tant que point d’accès Peppol certifié, Retarus peut garantir une connexion entièrement automatisée et sécurisée avec les autorités.

• Contrôle syntaxique des données avant et après le traitement
• Conseil en processus avec expertise en développement informatique
• Services fournis à partir de centres de données allemands
• Niveaux de service contractuellement convenus (SLA)