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Déclaration de la TVA auprès de l’administration fiscale et douanière hongroise Une société de conseil fait confiance à Retarus pour la facturation électronique

Une société de conseil en informatique allemande envoyait depuis 2018 des factures pour ses prestations de conseil via les Managed EDI Services de Retarus. Dans le cadre d’un nouveau projet, la déclaration de la TVA en Hongrie ainsi que l’archivage à long terme ont été ajoutés à ces services.

Situation initiale

Recherche d’une solution pour la déclaration de la TVA en Hongrie

L’entreprise de conseil en gestion et en informatique spécialisée dans la digitalisation accompagne plus de 300 clients dans le monde entier avec près de 3000 conseillers répartis sur une vingtaine de sites. Elle utilise depuis plusieurs années déjà les Retarus Managed EDI Services pour facturer ses prestations de conseil. À cet effet, environ 2500 factures sont envoyées chaque mois, principalement dans un format spécifique au secteur.

En raison de la création d’une succursale en Hongrie, l’entreprise était soumise à la législation fiscale locale et cherchait une solution pour déclarer en temps réel les factures émises en Hongrie à l’administration fiscale et douanière nationale « Nemzeti Adó- és Vámhivatal » (NAV).

L’OBJECTIF

Intégration transparente dans le workflow SAP

La solution recherchée devait être en mesure de transmettre directement et automatiquement (sans téléchargement manuel), dans le cadre du processus de facturation, la déclaration au service en ligne des autorités « Számla » à partir du système ERP SAP. L’information de statut alors générée devait ensuite être renvoyée au système SAP.

De plus, les factures devaient être archivées à long terme conformément aux règles en vigueur en Hongrie.

Mise en œuvre

Conversion IDoc et archivage à long terme

Les factures de la société nationale hongroise sont d’abord générées par le système ERP de SAP utilisé par le groupe. Un fichier PDF ou une version imprimée est créé, puis envoyé par e-mail ou par courrier aux destinataires de la facture.

Par ailleurs, un document EDI est désormais généré au format SAP IDoc. Cette facture structurée est transmise à Retarus comme un document EDI ordinaire. Retarus prend alors en charge tout le reste du processus avec l’administration fiscale hongroise (NAV).

Dans un premier temps, le document IDoc est converti dans le standard XML prédéfini par la NAV et contrôlé pour vérifier qu’il ne contient pas d’erreurs. Une fois validé, le fichier XML est transmis au service en ligne « Online Számla » de la NAV via un service Web spécial. Si la transmission est réussie, les données sources (SAP IDoc) et le document cible (Számla-XML) ainsi que les métadonnées sont envoyés dans les archives à long terme de Retarus.

Le défi

Technologie complexe, ajustements fréquents

Pour la société de conseil en informatique, il est vite apparu que la connexion technique à la plateforme en ligne « Számla » de la NAV était une tâche complexe, en raison notamment du format XML spécifique au pays et de la transmission des données via un service Web spécial.
Contrairement aux connexions EDI B2B traditionnelles entre partenaires commerciaux, les plateformes B2G (Business-to-Government) comme celle de la NAV adaptent en permanence leur technologie aux dernières lois ou exigences réglementaires. Conséquence : des ajustements techniques sont régulièrement nécessaires en raison des nouvelles normes définies au fil du temps. Les délais de mise en œuvre stricts imposés par le législateur compliquent encore les choses. Il n’est pas rare que les entreprises ne puissent pas suivre ce rythme.
Retarus dispose cependant déjà des conditions technologiques, de l’expertise et des ressources nécessaires pour réaliser une connexion fiable avec les autorités dans un délai très court. Les ajustements sont mis en œuvre dans les délais impartis, de sorte que le bon déroulement des processus commerciaux de l’entreprise de conseil en informatique est assuré à tout moment.

Conservation des factures

Lors de l’archivage de documents relevant du droit fiscal, il n’est pas rare que les dispositions locales soient sous-estimées et que l’on fasse appel, à tort, à des moyens de stockage internes. En cas d’audit surgissent alors de nombreuses questions sur la documentation, l’accès, la garantie de l’intégrité des données… et dans le cas de la Hongrie, sur ce que l’on nomme le « service de préservation ». Il s’agit d’une procédure récurrente qui détermine quelles données ont été archivées au cours d’une période donnée. Les rapports correspondants permettent à un auditeur de déterminer, même après des années, si des données ont été supprimées ou modifiées sans autorisation.
À ce niveau aussi, Retarus a pu convaincre la société de conseil en informatique avec son service d’archivage à long terme. Le client dispose ainsi d’une archive répondant aux exigences de conformité en Hongrie, conçue de manière redondante et disposant d’un système d’accès basé sur le Web, avec la garantie pour les auditeurs en Hongrie de pouvoir y accéder, si nécessaire.

« Retarus dispose d’équipes de développement et d’implémentation très compétentes et d’une assistance disponible 24h/24, 7j/7, capables de répondre à temps même à nos exigences individuelles. »

Alexander Müller, Director Business Development Automotive, Retarus

Avantages

Intégration via EDI sans adaptation ERP ni installation de plug-in

Retarus prend entièrement en charge la partie techniquement complexe (Managed Service)

Intégration selon le calendrier du client

Adaptations en temps opportun aux modifications techniques des normes et de la transmission, indépendamment des ressources du client

Respect des exigences de conformité et d’archivage en Hongrie

Une application d’archivage pratique et accessible de l’extérieur évite les accès internes aux données depuis l’étranger

Éléments clés

  • Contrôle syntaxique des données avant et après traitement
  • Conseil en processus et expertise en développement informatique
  • Services fournis à partir de datacenters allemands
  • Niveaux de service garantis par contrat (SLA)
Conclusion et perspectives

Prochaine étape : le format XRechnung

La société de conseil en informatique mise sur les Managed Services de Retarus pour la facturation électronique. Ceux-ci offrent de nombreux avantages dans toute l’Europe, en particulier pour les structures techniques complexes comme par exemple VDA4983 ou les formats B2G.
L’entreprise va donc confier d’autres formats de factures B2G à Retarus. Parmi ceux-ci, le format XRechnung, la norme pour les factures électroniques en Allemagne. Ainsi, toutes les factures destinées aux autorités allemandes seront à l’avenir traitées par Retarus. Les défis ne sont pas identiques à ceux rencontrés avec la Hongrie. En effet, en raison du système fédéral allemand, avec sa séparation entre l’État fédéral, les Länder et les communes, la transmission des données et la gestion des systèmes (spécifiques aux différents Länder) diffèrent en partie.
Retarus prend déjà en charge tous les canaux de transmission possibles, apporte l’expérience et l’expertise nécessaires à l’extension prévue et peut garantir, en tant que point d’accès Peppol, une connexion entièrement automatisée et sécurisée avec les autorités.

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