Poste Austriache – consolidamento dell’infrastruttura IT

Le poste austriache, grazie all’erogazione di un servizio postale affidabile e una capillare rete distributiva, contribuiscono in modo determinante a sostenere e a garantire il funzionamento dell’ infrastruttura di comunicazione e logistica del paese. Per i dipendenti delle poste austriache, il fax è uno strumento imprescindibile per il lavoro. Il numero di utenti e delle pagine fax inviate è in costante aumento.

I servizi fax basati sul cloud computing e i Managed Fax Services offrono tanti vantaggi incontestabili rispetto a un ordinario fax server: nessuna preoccupazione derivante da malfunzionamenti, nessun collo di bottiglia e tanta flessibilità. Per il consolidamento dell’infrastruttura IT, gli analisti consigliano quindi caldamente di sostituire il fax server con questi servizi. L’obiettivo era evidente: implementare un sistema d’invio fax elettronico per snellire l’architettura IT dell’impresa e, allo stesso tempo, ridurre sensibilmente i costi per le comunicazioni via fax.

Nella primavera del 2012 le poste austriache hanno incaricato il loro provider Atos IT Solutions and Services di trovare una soluzione alternativa ai fax server in uso. Dopo una intensa fase di valutazione, i Managed Fax Services Faxolution for Exchange e Fax2Mail, sono stati ritenuti dal cliente in grado di soddisfare in pieno le alte esigenze di funzionalità e comfort.

Ogni mese più di 30.000 messaggi e documenti di carattere commerciale vengono inviati a clienti e partner in tutto il mondo. La quantità di messaggi spediti dai dipendenti delle poste austriache aveva raggiunto un livello che andava oltre le capacità del sistema in uso. Inoltre, la scarsa praticità per l’invio di fax e il constante rischio di guasti ai fax server utilizzati, creavano considerevoli problemi sia agli utenti che ai responsabili del servizio.

La conversione dei messaggi – inclusa quella degli allegati in formato MS Office e PDF – e il recapito vero e proprio via fax al destinatario avvengono tramite i centri di elaborazione dati di Retarus. Gestire una propria infrastruttura fax è adesso solo un ricordo. Per personalizzare l’invio di messaggi fax, l’utente ha a disposizione diverse cover fax. L’utente, inoltre, è in grado di decidere quali informazioni del mittente e del destinatario, come ad esempio nome, indirizzo, numero di telefono o fax dovranno essere visualizzate e trasmesse. Il mittente riceverà una notifica di ricezione fax al più tardi entro dieci minuti. Grazie a Retarus Faxolution for Exchange l’intera comunicazione nazionale ed internazionale via fax è decisamente più pratica.

I messaggi fax inbound vengono inoltrati direttamente tramite Retarus Fax2Mail a specifiche caselle di posta elettronica. Per la ricezione, Retarus ha messo a disposizione ben 2.000 numeri di fax. Ogni utente dispone di un proprio numero virtuale al quale ricevere un messaggio fax via mail in formato TIFF o PDF. Tramite number porting è stato possibile conservare nel nuovo sistema di invio e ricezione fax elettronico i numeri diretti già esistenti. Su richiesta, tutti i documenti di fax inbound possono essere integrati in un workflow già esistente.

• Snellimento dell’ infrastruttura IT
• Riduzione dei costi e dell’impegno lavorativo
• Amministrazione trasparente della comunicazione via fax
• Elevata flessibilità e protezione da malfunzionamenti durante l’invio di fax

Con Faxolution for Exchange le poste austriache hanno a disposizione un Cloud-Fax-Service professionale integrato direttamente nell’ambiente Microsoft Exchange. Grazie a questo servizio, ogni dipendente è in grado di spedire messaggi fax in qualunque formato comodamente dal proprio mail client di Outlook. Facile e pratico da utilizzare e a consentire un significativo risparmio in termini di personale, software e hardware, il servizio è apprezzato soprattutto per gli strumenti di amministrazione e reporting estremamente completi.