Beth Israel Lahey Health riduce i guasti del fax grazie all’integrazione del fax nel cloud

Il Beth Israel Lahey Health (BILH), un importante sistema sanitario integrato senza scopo di lucro, si trovava ad affrontare problemi di gestione dei suoi sistemi fax ormai obsoleti, il che ha spinto a cercare una soluzione scalabile ed economica. I colloqui tra James Roeber, direttore delle soluzioni infrastrutturali, e il team di Retarus hanno portato all’implementazione di Retarus Cloud Fax per migliorare l’automazione digitale della BILH.

Contesto e obiettivi

BILH gestiva diversi sistemi fax obsoleti e non scalabili in base alle dimensioni della rete, con un tasso di guasti significativo (~34%) e un costo totale di proprietà (TCO) elevato. Le dimensioni e la portata della migrazione di questi sistemi erano notevoli, dato il grande volume di fax inviati, i numeri di telefono associati e la necessità di integrazione con Fax for Epic e altri strumenti.

Per risolvere il problema dell’infrastruttura di comunicazione obsoleta, BILH ha cercato un fornitore con esperienza nelle integrazioni Epic, nella scalabilità e nell’efficienza dei costi. Inoltre, l’organizzazione preferiva una soluzione sicura e consolidata basata sul cloud, in grado di fornire visibilità sull’utilizzo e sui potenziali guasti, una capacità non disponibile in precedenza. Retarus, leader nei servizi cloud fax, è emerso come il fornitore più adatto per questa trasformazione grazie alla sua offerta completa e alla sua comprovata esperienza, oltre alla capacità di semplificare i processi, migliorare la sicurezza e garantire un ROI significativo.

Processo di implementazione

Conoscere i requisiti specifici di BILH è stato il primo passo per il team di Retarus, che ha discusso in dettaglio con le parti interessate per identificare gli ostacoli che dovevano affrontare. È stata fornita una prova di concetto per illustrare le capacità della piattaforma e le caratteristiche di sicurezza e conformità, poiché l’implementazione doveva essere pianificata meticolosamente, considerando le esigenze di integrazione e gli standard di conformità all’interno dell’industria sanitaria, un settore fortemente dipendente dai fax con requisiti di sicurezza dei dati rigorosi.

Retarus ha inoltre identificato una significativa opportunità di ridurre la spesa complessiva e di aumentare la soddisfazione dei dipendenti (ESAT) grazie alla facilità d’uso. Una volta confermate le priorità, un project manager dedicato di Retarus ha collaborato con BILH per garantire l’allineamento del progetto e l’avanzamento del processo di implementazione. Questo team collaborativo è rimasto in costante comunicazione, assicurando che le esigenze iniziali fossero soddisfatte e che ogni nuova sfida fosse gestita in modo efficiente.

Una sfida che ha richiesto attenzione è stata quella di una clinica radiologica con sede su un’isola che aveva problemi con i tassi di consegna a causa di un vettore locale con poche opzioni alternative. Circa la metà delle trasmissioni fax di questa clinica non andava a buon fine. Per aggirare questa sfida per BILH, Retarus ha fornito un numero di fax statunitense che reindirizzava a un indirizzo Email-to-Fax & Fax-to-Email sicuro, aggirando in sostanza il vettore dell’isola. La clinica ha potuto accedere ai documenti richiesti da quella casella di posta sicura, accelerando il processo aziendale ed eliminando le frustrazioni del passato.

Inoltre, i due team hanno collaborato per garantire che Retarus Cloud Fax si abbinasse perfettamente alla soluzione di intelligenza artificiale (AI) personalizzata di BILH, sviluppata per accelerare il processo di attribuzione delle informazioni in entrata alla cartella clinica appropriata all’interno di Fax for Epic per i loro servizi ambulatoriali. Grazie alla consegna dei fax in entrata da parte di Retarus a una cartella SharePoint sicura all’interno dell’infrastruttura di BILH, il processo manuale di scaricamento del documento, visualizzazione dei dati e caricamento nella cartella clinica appropriata è stato sostituito da una revisione finale per confermare che l’instradamento è stato effettuato correttamente.

Il Beth Israel Lahey Health System era alle prese con diversi sistemi di fax obsoleti e con un tasso di guasti significativo e un TCO elevato, che ci hanno spinto a cercare una soluzione sicura, consolidata e basata sul cloud con integrazione Epic. [...] Non solo abbiamo risparmiato milioni di dollari associati ai servizi di fax, ma abbiamo anche ridotto i tassi di guasto, con conseguente efficienza operativa complessiva. Con l'espansione della nostra implementazione di Epic, Retarus è pronta a gestire i maggiori volumi senza la necessità di aggiungere hardware o linee aggiuntive.

James Roeber, Direttore delle soluzioni infrastrutturali, Sistema sanitario Beth Israel Lahey

Risultati

La soluzione di Retarus si è integrata perfettamente con Epic e ha portato a una drastica riduzione dei tassi di fallimento dal 34% al 6% nel primo anno. Nel secondo anno, il tasso di fallimento si è ridotto al 4%, con una tendenza al miglioramento costante. Ciò ha contribuito a un risparmio stimato di 4 milioni di dollari e oltre, pur continuando a elaborare quasi 2 milioni di pagine fax al mese, alleggerendo il bilancio del reparto IT di BILH e migliorando la reputazione del reparto all’interno dell’organizzazione. La soddisfazione dei dipendenti (ESAT) è aumentata e la visibilità dei processi fax è migliorata.

Vantaggi principali

~ 2,0 milioni di pagine al mese
Risparmio sui costi Telco di oltre 4 milioni di dollari
96% di successo

Conclusioni

Il successo dell’implementazione di Retarus Cloud Fax all’interno del sistema IT della BILH esemplifica l’importanza della selezione strategica del fornitore, della pianificazione meticolosa e della collaborazione efficace. Affrontando le sfide e sfruttando le tecnologie innovative, BILH ha ottenuto sostanziali risparmi sui costi, efficienza dei processi e maggiore soddisfazione dei dipendenti. Questo progetto funge da modello per i futuri sforzi di automazione, ponendo le basi per una continua trasformazione digitale all’interno dell’organizzazione, in quanto l’ambiente di fax di BILH è ora digitalizzato e automatizzato, consentendo un’ulteriore automazione con la disponibilità di ulteriori strumenti di intelligenza artificiale.

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