Federated Co-operative Limited modernizza il monitoraggio e l'affidabilità delle Transactional Email

Come molte grandi imprese con sistemi operativi datati, FCL gestisce i processi principali di fatturazione e dati dei clienti su un’infrastruttura mainframe. Questi sistemi generano volumi enormi di fatture e rapporti sulle transazioni, in particolare per l’attività energetica, dove l’affidabilità e l’accuratezza sono fondamentali.

Centinaia di migliaia di volte al mese, FCL converte l’output grezzo del mainframe in fatture in formato PDF e le invia automaticamente ai clienti via e-mail. Con l’inasprimento dei controlli da parte dei provider globali di posta elettronica sull’invio di grandi volumi, FCL si trovava ad affrontare una crescente incertezza nella consegna. Anche se i clienti si aspettavano e facevano affidamento su queste e-mail transazionali, i cambiamenti al di fuori del controllo di FCL potevano causare il filtraggio, il ritardo o il blocco dei messaggi, senza una chiara visibilità dei motivi.

Federated Co-operative Limited voleva rafforzare il flusso di lavoro delle e-mail transazionali ottenendo maggiore visibilità e controllo sulla consegna delle e-mail su scala. Con l’aumento dei volumi di posta elettronica e l’inasprimento delle politiche dei provider, il team aveva bisogno di un modo per capire chiaramente quali e-mail erano state consegnate con successo, quali non erano state consegnate e perché, senza introdurre ulteriore complessità nell’ambiente mainframe esistente.

L’obiettivo non era quello di sostituire i sistemi principali, ma di introdurre un livello di monitoraggio e controllo affidabile tra i flussi automatizzati di e-mail e i destinatari. In questo modo, FCL intendeva migliorare l’affidabilità complessiva delle consegne, identificare in modo proattivo i problemi prima che si aggravino e consentire un reinvio mirato quando necessario. Il tutto riducendo l’impegno operativo e la dipendenza dall’intervento manuale.

Il flusso di lavoro esistente di FCL per la posta elettronica presentava diverse sfide operative:

• Limitata comprensione dei guasti: Gli invii transazionali ad alto volume potrebbero fallire senza una chiara motivazione o una diagnostica attivabile.
• Complessità di reinvio: Quando decine di migliaia di email falliscono su centinaia di migliaia inviate, il reinvio selettivo è estremamente difficile e richiede molte risorse in un ambiente mainframe.
• Soluzioni manuali: I tentativi di reindirizzare o reinviare manualmente le e-mail non andate a buon fine hanno creato ulteriori tensioni sui team interni e sui sistemi secondari.
• Problemi di affidabilità: I frequenti allarmi e le interruzioni dei fornitori hanno reso difficile garantire una fornitura costante e ininterrotta.

FCL aveva bisogno di un livello di consegna delle e-mail più robusto e trasparente, in linea con la scala e la complessità delle sue operazioni.

Federated Co-operative Limited ha implementato gli Enterprise Transactional Email Services di Retarus per introdurre maggiore trasparenza e controllo nel suo ambiente di posta elettronica transazionale, senza interrompere i sistemi mainframe esistenti. FCL ha trasferito su Retarus diversi flussi di e-mail automatizzati, consentendo al team di monitorare il traffico di e-mail in uscita in tempo reale e di ottenere una chiara visione del successo e del fallimento della consegna dei messaggi inviati.

Grazie alla visibilità offerta dalla funzione Trace & Recover di Retarus, FCL è in grado di identificare rapidamente le e-mail che non vanno a buon fine, di capire perché si verificano i problemi e di riprovare selettivamente la consegna quando necessario, senza dover rielaborare interi lotti o modificare i flussi di lavoro principali. Questo approccio ha contribuito a colmare una lacuna critica nel processo di automazione delle e-mail di FCL e a creare una base più affidabile e gestibile per le comunicazioni transazionali ad alto volume.

Da quando ha implementato Retarus, Federated Co-operative Limited ha migliorato in modo significativo l’affidabilità e la stabilità operativa delle sue comunicazioni Transactional Email. Il team dispone ora di una chiara visibilità sulle prestazioni di consegna delle e-mail, che consente di identificare rapidamente i guasti, comprendere le cause principali e adottare misure correttive prima che i problemi si aggravino. Di conseguenza, i tentativi di reinvio e la risoluzione manuale dei problemi, che in precedenza richiedevano molto tempo, sono stati in gran parte eliminati, risparmiando fino a 200 ore di lavoro manuale da parte dei dipendenti, che in genere si verificavano quando si presentavano questi problemi.

Con prestazioni di consegna costanti, meno interruzioni e un’assistenza altamente reattiva 24 ore su 24, la consegna di Transactional Email è ora stabile, osservabile e gestibile anche su scala aziendale.

• Volumi di email transazionali aziendali monitorati in tempo reale
• Non sono state segnalate interruzioni della posta elettronica o interruzioni della consegna dal momento dell’onboarding.
• Possibilità di reinvio selettivo senza rielaborare interi lotti di e-mail
• Soluzione operativa a circa un quarto dei costi di servizio precedenti

Dopo il successo del rollout iniziale, Federated Co-operative Limited sta valutando l’espansione di Retarus ad altri flussi di e-mail. Con una maggiore fiducia nel monitoraggio, nell’affidabilità e nel supporto, il team vede in Retarus un partner a lungo termine per scalare e salvaguardare le comunicazioni mission-critical. Oggi il team gestisce la piattaforma in modo indipendente e sicuro, senza blocchi o dipendenze in corso, ma il supporto di Retarus è sempre disponibile in caso di necessità.