Keller & Kalmbach automatizza la ricezione delle fatture in entrata con l'Intelligent Document Processing di Retarus

Keller & Kalmbach è un fornitore specializzato in elementi di fissaggio e tecnologie di fissaggio. Con clienti in oltre 50 Paesi e circa 1.000 dipendenti in tutto il mondo, l’azienda genera un fatturato annuo di oltre 425 milioni di euro. Ogni anno, Keller & Kalmbach riceve circa 170.000 fatture, di cui solo una parte è collegata a un ordine. Le fatture non collegate a un ordine – circa 400 a settimana – vengono elaborate manualmente dal personale dell’azienda.

Le fatture vengono emesse in diverse valute e lingue. Inoltre, vengono ricevute in vari formati, sia per e-mail (come allegato PDF) che per posta. Solo il 15% arriva a Keller & Kalmbach in un formato EDI strutturato. La soluzione OCR (Optical Character Recognition) utilizzata in precedenza per l’elaborazione delle fatture cartacee generava un enorme dispendio di risorse interne. Inoltre, il fornitore non era in grado di effettuare l’ampio adattamento del software necessario per soddisfare il grado di automazione richiesto.

Di conseguenza, Keller & Kalmbach era alla ricerca di una soluzione in grado di automatizzare l’elaborazione e la verifica delle fatture in entrata. I dati anagrafici, le ricevute delle merci e gli ordini dovevano essere controllati automaticamente per garantire la corrispondenza tra i dettagli dell’ordine e la rispettiva fattura. La soluzione doveva inoltre garantire la conformità al §14 della legge tedesca sull’imposta sul valore aggiunto (USTG), verificando che contenesse tutti i dati richiesti, come nome, indirizzo e codice fiscale. Successivamente, una volta riconosciuti e verificati i dettagli della fattura, questi dovevano essere importati nel sistema ERP di Keller & Kalmbach, dopodiché i dati dovevano essere archiviati insieme all’immagine originale della fattura (PDF o scansione) e ai metadati corrispondenti. Questo vale anche per le fatture ricevute per posta e scansionate in loco.

Con Retarus Intelligent Document Processing (IDP), Keller & Kalmbach ha trovato la soluzione perfetta per soddisfare le sue esigenze. Nel giro di quattro mesi il servizio è stato implementato e testato, dopodiché è stato introdotto nell’ambiente produttivo. I requisiti speciali, ad esempio la riconciliazione dei dati anagrafici su base giornaliera, sono stati implementati senza alcuna difficoltà. In linea con i desideri di Keller & Kalmbach, i dati vengono esportati in formato EDIFACT. Ciò consente all’azienda di utilizzare comodamente l’interfaccia esistente, attraverso la quale i fornitori collegati tramite EDI hanno già inviato le loro fatture.

Retarus offre una soluzione anche per i casi in cui la fattura viene ricevuta prima della consegna della merce. Queste fatture vengono “parcheggiate” all’interno del processo fino all’arrivo effettivo della merce, dopodiché è possibile verificare automaticamente la fattura con i dettagli della merce consegnata nell’ERP. Inoltre, Retarus ha programmato uno script per arrotondare i valori delle fatture con più di due cifre decimali e ha implementato requisiti specifici del cliente, come l’estrazione del Paese di origine e la possibilità di inserire informazioni sui centri di costo a livello di articolo.

Keller & Kalmbach ha trovato in Retarus un fornitore di servizi affidabile per l’automazione e la verifica delle fatture in entrata. La nuova soluzione SaaS contribuisce in modo decisivo all’automazione dei processi contabili, che in precedenza erano in gran parte affidati all’impegno manuale. Poiché Retarus IDP vanta tassi di riconoscimento significativamente più elevati rispetto alla soluzione precedente, le fatture non devono quasi più essere elaborate dai dipendenti.

Grazie alle sue API flessibili, la soluzione poteva essere integrata senza problemi senza richiedere alcuna modifica al sistema EDI. Durante l’introduzione del servizio, Retarus è rimasto in stretto e regolare contatto con il team di Keller & Kalmbach per coordinare il processo. Da allora, Retarus IDP funziona senza problemi, senza interruzioni o interruzioni.

• Retarus Elaborazione intelligente dei documenti per la digitalizzazione e l’automazione delle fatture in entrata
• Riduzione degli sforzi manuali
• Integrazione perfetta e senza sforzo
• Implementazione dei requisiti specifici del cliente
• Elevata disponibilità del servizio

RetarusLa soluzione IDP viene impiegata con successo nel reparto di contabilità fornitori di Keller & Kalmbach per automatizzare, digitalizzare e semplificare la ricezione delle fatture in entrata.