Un’azienda sanitaria leader si affida a Retarus Cloud Fax

L’azienda sanitaria gestisce da decenni una vasta rete di cliniche negli Stati Uniti. Ogni giorno nelle sedi vengono elaborate grandi quantità di dati altamente sensibili, tra cui prescrizioni, risultati di laboratorio e richieste di rimborso assicurativo. Poiché queste informazioni sono soggette ai più severi requisiti di protezione dei dati personali, è essenziale una comunicazione efficiente, sicura e conforme alla protezione dei dati.

In precedenza l’azienda si era affidata a un’infrastruttura di fax server gestita localmente, che però nel corso degli anni era diventata obsoleta e sempre più instabile. Ciò ha comportato un aumento dei problemi operativi: guasti frequenti, trasmissioni interrotte o difettose e costi elevati per la manutenzione, l’hardware e le licenze. Quando i contratti di licenza esistenti sono scaduti, si è presentata l’opportunità di implementare un’alternativa affidabile ed economica che potesse anche essere integrata nel sistema elettronico centrale dei dati dei pazienti.

Non erano solo gli elevati costi operativi e di manutenzione dell’infrastruttura on-premise a costituire un problema. In particolare, i costi causati da trasmissioni fax lente, difettose e annullate dovevano essere evitati in futuro. Il gruppo ospedaliero ha definito tre requisiti chiave per rendere la comunicazione adatta al futuro:

• Funzionamento ininterrotto, affidabile e conforme alla protezione dei dati.
• Integrazione perfetta nel sistema EHR Epic esistente per evitare interruzioni dei supporti e ottimizzare i flussi di lavoro.
• Una migrazione fluida e a basso rischio senza interruzione delle operazioni.

Il passaggio dall’obsoleta infrastruttura di fax server alla moderna soluzione Retarus Cloud Fax è avvenuto senza problemi, senza interrompere le operazioni in corso. Per garantire un’integrazione senza problemi in Epic, Retarus ha avviato test completi in un ambiente sandbox. In questo modo è stato possibile convalidare senza rischi flussi di lavoro realistici, dalla trasmissione di ricette mediche alle applicazioni assicurative. Sono stati inoltre testati il trasferimento sicuro di dati sensibili e la trasmissione affidabile di notifiche di stato direttamente in Epic. L’integrazione di altre cliniche è stata già presa in considerazione nel progetto pilota per garantire un rapido roll-out in altre sedi.

Con l’introduzione di Retarus Cloud Fax, l’azienda sanitaria ha modernizzato in modo sostanziale e a prova di futuro i suoi processi di comunicazione. I vantaggi più importanti in sintesi:

• Maggiore efficienza: i documenti fax vengono trasmessi a una velocità doppia rispetto alla vecchia infrastruttura fax.
• Riduzione dei costi: l’ eliminazione dei costi di hardware, manutenzione e licenza riduce le spese operative del 30%.
• Massima disponibilità: il passaggio a Retarus Cloud Fax è avvenuto senza alcun tempo di inattività o perdita di dati – è stata garantita in ogni momento la piena sicurezza operativa e di comunicazione.
• Ottenere la conformità: la crittografia end-to-end e i processi conformi alla normativa HIPAA garantiscono la conformità e il rapido adattamento ai nuovi requisiti.
• Riduzione degli errori: gli errori di trasmissione o le cancellazioni delle spedizioni appartengono al passato.
• A prova di futuro:nuove sedi possono essere collegate in modo flessibile in qualsiasi momento.

Fatti chiave

• Comunicazione sicura e affidabile
• Notevole riduzione dei costi
• Integrazione perfetta con il sistema EHR
• Massima conformità
• Flessibile e scalabile, a prova di futuro

Il passaggio a Retarus Cloud Fax dimostra come le organizzazioni sanitarie possano modernizzare la propria infrastruttura di comunicazione senza correre rischi per l’attività corrente. Il gruppo ospedaliero è riuscito a ridurre in modo significativo i costi e le spese IT, a velocizzare i processi e a rispettare i più elevati standard di sicurezza. In questo modo è equipaggiato in modo ottimale per un’ulteriore crescita e per soddisfare i requisiti delle normative future.