Un’azienda di consulenza si affida a Retarus per la fatturazione elettronica

L’azienda di gestione e consulenza informatica, leader nel settore della digitalizzazione, vanta più di 300 clienti in tutto il mondo con quasi 3.000 consulenti in circa 20 sedi. Da diversi anni si avvale di Retarus Cloud EDI Integration per la fatturazione dei suoi servizi di consulenza: ogni mese la società invia circa 2.500 fatture, principalmente in un formato specifico del settore.

As a consequence of setting up a branch office in Hungary, the company became subject to local tax regulations and was searching for a service with which it could report invoices issued in Hungary to the local tax and customs authority, „Nemzeti Adó- és Vámhivatal“(NAV), in real time.

La soluzione desiderata doveva essere in grado di trasmettere in modo diretto ed automatico la notifica (senza upload manuale) all’interno del processo di fatturazione dal sistema ERP SAP al servizio ufficiale online denominato “Számla”. Il messaggio di stato, generato all’interno di tale servizio a conferma della transazione, doveva poi essere reinviato al sistema SAP.

Era inoltre richiesta un’archiviazione a lungo termine delle fatture, conformemente a quanto stabilito dalle regole in vigore in Ungheria.

Le fatture della filiale ungherese vengono inizialmente generate tramite il sistema ERP aziendale SAP. Da qui si genera un file PDF o si stampa una versione cartacea, che vengono poi inviati ai destinatari della fattura per e-mail o per posta.

Inoltre, ora viene generato un documento EDI in formato IDoc di SAP. Questa fattura strutturata viene trasmessa a Retarus come un normale documento EDI. Da questo punto in poi è Retarus che si occupa interamente delle fasi successive legate all’agenzia NAV in Ungheria.

In primo luogo, il documento IDoc viene convertito nello standard XML specificato da NAV e contemporaneamente verificato per individuare eventuali errori. Dopo la convalida, il file XML viene trasferito al servizio online di NAV “Online Számla” tramite uno speciale servizio web. Se il trasferimento viene completato correttamente, i dati di origine (SAP IDoc) e il documento di destinazione (Számla-XML), inclusi i metadati, vengono trasferiti nel sistema di archiviazione a lungo termine di Retarus.

Per la società di consulenza IT fu chiaro fin da subito che il collegamento alla piattaforma online “Számla” di NAV avrebbe comportato non poche difficoltà dal punto di vista tecnico, a partire dal formato XML specifico del paese fino al trasferimento dei dati tramite uno speciale servizio web.

A differenza dei collegamenti convenzionali EDI B2B tra partner commerciali, le piattaforme B2G (business-to-government), come quella di NAV, adattano costantemente la loro tecnologia a leggi o requisiti normativi nuovi o modificati. Di conseguenza, è necessario effettuare con regolarità adeguamenti tecnici a causa della continua definizione di nuovi standard: questo è un settore in costante evoluzione. Come se ciò non bastasse, il legislatore definisce scadenze rigide per l’implementazione e non è raro che le aziende non riescano a stare al passo con questa dinamica.

Retarus, tuttavia, dispone già dei prerequisiti tecnologici, delle competenze e delle risorse necessarie per stabilire in modo affidabile un collegamento con i sistemi governativi in tempi molto ridotti. Gli adattamenti vengono implementati tempestivamente, per garantire in ogni momento il corretto svolgimento delle attività dell’azienda di consulenza IT.

Quando si archiviano documenti importanti ai fini fiscali, spesso si commette l’errore di sottovalutare i regolamenti locali e di utilizzare in modo improprio l’archiviazione in house. Quando poi si è soggetti a revisione, non mancano le domande relative a documentazione, accesso, garanzia dell’integrità dei dati o, nel caso dell’Ungheria, al cosiddetto servizio di conservazione. Si tratta di una procedura ricorrente che consente di registrare quali dati sono stati archiviati in uno specifico lasso di tempo. Dai relativi report, un revisore è in grado di determinare anche dopo anni se i dati sono stati rimossi, alterati o modificati illegalmente.

Retarus ha convinto la società di consulenza IT anche su questo aspetto con il suo servizio Long Term Archiving. Il cliente viene dotato di un archivio che soddisfa i requisiti di conformità vigenti in Ungheria, è ridondante e ha un sistema di accesso basato su web. In questo modo, anche i revisori in Ungheria possono accedervi, qualora necessario.

• Integrazione via EDI senza adattamento ERP o installazione di plug-in
• Retarus si occupa interamente della parte tecnica complessa (Managed Service)
• Integrazione secondo le tempistiche del cliente
• Adeguamenti tempestivi a cambiamenti tecnici legati a standard e trasmissione, indipendenti dalle risorse del cliente
• Adesione ai requisiti di conformità e archiviazione in vigore in Ungheria
• Archiviazione comoda e accessibile dall’esterno, impedisce l’accesso ai dati interni dall’estero

Per quanto riguarda la fatturazione elettronica, l’azienda di consulenza IT si affida ai Managed Services di Retarus, che offrono numerosi vantaggi soprattutto per strutture tecniche complesse come i formati VDA4983 o B2G in tutta Europa.

La società di consulenza intende per questo motivo affidare a Retarus anche altri formati di fatturazione B2G. Il passo successivo sarà XRechnung, lo standard per le fatture elettroniche in Germania. Ciò significa che in futuro tutte le fatture inviate alle autorità tedesche saranno elaborate tramite Retarus. Qui le complessità sono diverse rispetto a quelle dell’Ungheria, a causa del sistema federale tedesco con la sua suddivisione in Bund (repubblica federale), Länder (stati federati) e Kommunen (comuni), il trasferimento dei dati e l’amministrazione dei sistemi (specifici per stato) possono differire.

Retarus supporta già tutti i possibili canali di trasmissione, dispone dell’esperienza e della competenza necessarie per l’espansione pianificata e, in qualità di “Peppol Access Point”, può garantire una connessione completamente automatizzata e sicura alle autorità.

• Controllo sintattico dei dati prima e dopo l’elaborazione
• Consulenza sui processi con competenza nello sviluppo IT
• Servizi forniti da data center in Germania
• Livelli di servizio definiti per contratto (SLA)