Cloudificazione dei server fax locali Una banca mondiale con sede negli Stati Uniti si affida a Retarus

Situazione iniziale

Cloudificazione delle funzionalità fax cruciali

A partire dal 2012, questa banca ha lavorato con Retarus, inizialmente per digitalizzare le applicazioni di fax transazionali. Il fornitore precedente non era riuscito a soddisfare i suoi requisiti di disaster recovery. Visti i rigorosi standard di Retarus in materia di data center e business continuity (continuità operativa) e dopo un approfondito audit, la banca ha trasferito il traffico delle applicazioni dal precedente fornitore a Retarus, per un totale di 1,7 milioni di pagine al mese. Dopo aver gestito con successo tale traffico per oltre un decennio e aver avviato diversi complessi progetti di integrazione fax all’interno dell’organizzazione, la banca ha ora deciso di digitalizzare ulteriormente i processi fax in tutta la sua rete di banche commerciali, costituita da circa 12.000 filiali e 47.000 collaboratori che elaborano una serie di documenti sensibili al fattore tempo e cruciali per l’azienda – come le conferme di transazione, gli estratti conto, le richieste di prestito, le attività dei conti a livello di filiale e altro.

Obiettivo

La sostituzione dei server fax locali riduce la complessità e i costi

La banca ha deciso di abbandonare i server fax on-premises gestiti dal precedente fornitore. Oltre ai costi elevati per la manutenzione dei server, i problemi di affidabilità, recapitabilità e tempi di inattività hanno influito pesantemente sulla decisione di trasferire i fax a una soluzione cloud di livello veramente aziendale, in grado di garantire la piena scalabilità e l’alta disponibilità. La banca ha quindi dovuto migrare diverse interfacce e sistemi legacy, oltre ai dispositivi multifunzione in uso in ciascuna delle 12.000 filiali, aspetto che ha comportato anche il porting di quasi 5.000 numeri di fax. Inoltre, l’istituto finanziario doveva affrontare le diverse integrazioni tra i vari reparti, tra cui SMTP, SFTP e SOAP/REST. In considerazione dei dati sensibili gestiti, la soluzione doveva inoltre essere pienamente conforme alle normative specifiche del settore bancario e alle politiche dell’azienda.

Sfide

Iniziativa a livello mondiale che richiedeva un’implementazione ben precisa

Nel settore bancario, è necessario osservare requisiti specifici per soddisfare le normative particolari di settore. Per garantire che la soluzione soddisfacesse tutte le esigenze della banca, Retarus – che possiede un’ampia esperienza nel settore – ha sottoposto i suoi data center e i suoi processi aziendali a un audit approfondito che ha convalidato tutti gli aspetti, dalla sicurezza informatica alla continuità operativa, dal disaster recovery alla preparazione alle pandemie, dalle conformità normative alle certificazioni di settore. Trattandosi di un’iniziativa a livello mondiale e dovendo eseguire la migrazione su cloud per ben 12.000 singole filiali, era essenziale che tale procedura avvenisse senza intoppi. La banca commerciale è rimasta pienamente operativa durante l’intero progetto. Inoltre, la banca ha scelto di mantenere tutti i propri numeri di fax. Di conseguenza, è stato necessario portare 5.000 numeri a Retarus.

Vantaggi

Miglioramento della customer experience, riduzione dei costi

La soluzione di Retarus ha permesso ai dipendenti delle filiali di collegarsi al cloud tramite la soluzione fax desktop e ha sostituito i costosi server fax on-premises, spostando nel cloud l’infrastruttura fax della banca. Ciò ha permesso all’organizzazione e alle filiali della banca commerciale di automatizzare molti workflow mission-critical. L’aggiunta del riconoscimento dei codici a barre per i fax in entrata e la suddivisione intelligente dei documenti incrementano sicurezza, velocità e precisione. Conforme ai principi delle leggi Sarbanes-Oxley e Gramm-Leach-Bliley, agli standard di sicurezza come PCI-DSS, SOC 1/SOC 2 e ad altre normative internazionali, Retarus offre una comprovata soluzione di fax che non solo soddisfa le esigenze definite dalle banche, ma che è caratterizzata anche da forti capacità di revisione e trasparenza delle transazioni. Infine, la cloudificazione dei server fax ha consentito di ridurre sensibilmente i costi. La banca ha infatti eliminato tutte le spese di manutenzione, hardware e software. Il modello pay-per-use (cioè in base al consumo) di Retarus garantisce che ogni filiale paghi solo per ciò che effettivamente utilizza.

Conclusione

Partnership di lunga durata e di comprovata qualità

Retarus supporta l’istituto bancario leader di mercato a livello mondiale nella cloudificazione dei suoi server fax locali e nella digitalizzazione delle trasmissioni fax da applicazioni e desktop. Il passaggio a Retarus Cloud Fax Services ha consentito di migliorare la qualità del servizio grazie all’assistenza dedicata, 24 ore al giorno, 7 giorni alla settimana e tutti i giorni dell’anno. Il miglioramento della velocità, dell’affidabilità e della qualità complessiva di oltre 2 milioni di pagine fax al mese in 12.000 filiali in tutto il mondo fa sì che la banca possa soddisfare sempre le esigenze, sia aziendali sia della clientela. La banca può fare affidamento su Retarus quale partner di fiducia di lungo periodo.