Salvaguardate le informazioni sanitarie protette con il Cloud Fax conforme a HIPAA
Le aziende che inviano, ricevono e conservano informazioni sanitarie personali devono rispettare una serie di normative: una delle più importanti e di più ampia portata negli Stati Uniti è l'HIPAA. Continuate a leggere se volete saperne di più sul perché l'invio di fax conformi alla normativa HIPAA è fondamentale per il settore sanitario e perché dovreste utilizzare il cloud fax per una comunicazione sicura ed efficiente.
Che cos'è l'HIPAA?
Perché il fax conforme alla normativa HIPAA è importante?
Il fax tradizionale presenta una serie di difetti che rendono difficile la conformità HIPAA. Fax senza frontespizio, numeri sbagliati, fax cartacei buttati via: questi errori comuni possono comportare costi elevati.
In generale, l’HIPAA indica quali entità sono vincolate dalla normativa, quali tipi di informazioni sono coperte e quali precauzioni un fornitore deve adottare per garantire la protezione delle informazioni del paziente.
Regole generali per un servizio fax conforme alla normativa HIPAA
- È necessario garantire la riservatezza, l’integrità e la disponibilità di tutte le ePHI create, ricevute, conservate o trasmesse.
- Identificazione e protezione contro le minacce ragionevolmente previste alla sicurezza e all’integrità delle informazioni.
- Proteggere da usi o divulgazioni non consentiti, ragionevolmente previsti.
- Deve essere garantito il rispetto delle norme da parte dei dipendenti.1
In qualità di centro chirurgico all'avanguardia, ci affidiamo al fax per recuperare la maggior parte dei nostri casi, pertanto i tempi di attività e l'affidabilità sono fondamentali per la nostra attività . Da quando siamo passati a Retarus abbiamo registrato zero tempi di inattività , costi ridotti e maggiore efficienza.
Sanzioni e multe
Le violazioni dell’HIPAA possono comportare pesanti sanzioni finanziarie. A seconda del livello di colpevolezza, le violazioni dell’HIPAA possono comportare sanzioni da 117 a oltre 58.000 dollari per record, con un tetto massimo di 1,71 milioni di dollari all’anno. 2
Fiducia del paziente
Categorie di conformità HIPAA
Salvaguardie amministrative
- Processo di gestione della sicurezza
- Personale di sicurezza
- Accesso alle informazioni
- Controlli di audit
- Formazione e gestione della forza lavoro
- Valutazione
Protezioni fisiche
- Accesso e controllo della struttura
- Sicurezza di workstation e dispositivi
- Misure di sicurezza del centro dati
- Restrizioni di accesso ai dati dei dipendenti
Salvaguardie tecniche
- Controllo degli accessi
- Controlli di integritÃ
- Sicurezza della trasmissione
- Sicurezza e conformità dei dati
Fax tradizionale vs. Cloud Fax
| Fax tradizionale (macchine fax cartacee) |
Cloud Fax | |
|---|---|---|
| Protezione dei metadati | I metadati dei fax lasciati nella memoria della macchina non sono criptati e non sono protetti. Se una persona non autorizzata vi accede, il fornitore viola le protezioni fisiche HIPAA relative alla sicurezza della workstation e del dispositivo. | Sicurezza della trasmissione
Crittografia dei dati
|
| Controlli di accesso | I fax cartacei lasciati incustoditi sulle macchine fax possono essere visionati o prelevati da personale non autorizzato, in violazione delle protezioni tecniche HIPAA relative al controllo degli accessi, nonché delle protezioni fisiche. | Cloud Fax può includere misure che proteggono l’accesso ai dati personali, tra cui l’assegnazione di ruoli, l’amministrazione e la revisione degli accessi e la modifica degli account, in modo che qualsiasi cambiamento nel personale del provider si rifletta in un immediato cambiamento nell’accesso ai dati personali. |
| Traccia di controllo | I fax conformi allo standard HIPAA richiedono che le entità coperte tengano traccia di chi visualizza e utilizza i dati personali dei pazienti. I fax cartacei richiedono tracce di controllo manuali che devono essere create, mantenute e riviste per garantire la conformità con le salvaguardie tecniche per i controlli di revisione. | Il Cloud Fax consente agli operatori sanitari di creare audit trail sicuri e confermati per dimostrare la conformità HIPAA. Queste piattaforme possono anche includere una reportistica per monitorare i fax e assicurarsi che vengano inviati e ricevuti correttamente, oltre a concedere autorizzazioni per l’accesso a informazioni sanitarie sensibili. |
| Rischio di errori di inserimento manuale | Quando un fax viene inviato al numero sbagliato, il mittente viola le garanzie amministrative HIPAA sull’accesso alle informazioni, anche se si tratta di un errore in buona fede. | Poiché i numeri di fax sono memorizzati in un’applicazione centrale, non c’è il rischio di inviare erroneamente a numeri sbagliati. |
| Archiving | Quando si archiviano i dati a lungo termine, esistono misure di salvaguardia HIPAA relative ai livelli di accesso, al monitoraggio degli accessi e alla crittografia dei dati. Come descritto in precedenza, l’utilizzo di fax cartacei e l’archiviazione fisica dei dati possono comportare la violazione di tali salvaguardie. | I protocolli di archiviazione elettronica a lungo termine eliminano la necessità di archiviare, proteggere e distruggere fisicamente le informazioni personali, assicurando che i fornitori rispettino i più severi requisiti di sicurezza e integrità dei dati. |
Come il Cloud Fax migliora la conformità HIPAA
Sicurezza della trasmissione
Crittografia dei dati
Controlli di accesso
Archiving
Controlli di audit
Trasmissione sicura di fax in ambito sanitario con Retarus Cloud Fax
La conformità HIPAA può essere complicata: garantire la sicurezza delle informazioni sanitarie protette quando vengono create, trasmesse e archiviate richiede strutture, risorse e monitoraggio per assicurare l’integrità e la sicurezza dei dati.
Tuttavia, queste preoccupazioni non devono impedire agli operatori sanitari di sfruttare i vantaggi del cloud fax. Con un fornitore di fax in-the-cloud conforme allo standard HIPAA, le aziende sanitarie possono effettivamente migliorare la loro posizione di conformità : con migliori controlli, crittografia e funzionalità di auditing.
Il Cloud Fax offre una serie di vantaggi rispetto al fax tradizionale, tra cui costi inferiori, facile scalabilità , archiviazione dei dati e altro ancora. I Retarus Cloud Fax Services sfruttano appieno la Messaging Platform di Retarus e i data center di proprietà per offrire una qualità di livello enterprise alle aziende sanitarie di tutte le dimensioni. Con i Retarus Cloud Fax Services potete controllare i costi, migliorare il servizio e ridurre il rischio di violazione delle norme HIPAA e di altre normative.
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Fonti:
1: https://www.hhs.gov/hipaa/for-professionals/security/laws-regulations/index.html
2: https://www.hipaajournal.com/hhs-increases-civil-monetary-penalties-for-hipaa-violations-2019-inflation/