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Purchase-to-Pay: Digitalizzazione degli acquisti

Il processo Purchase-to-Pay è un importante processo aziendale che può essere reso significativamente più efficiente se completamente digitalizzato. Con l'integrazione e l'automazione di Retarus, qualsiasi azienda può risparmiare denaro e gettare le basi per una crescita economica.

Dall'acquisto al pagamento

Il Purchase-to-pay (P2P), talvolta indicato anche come procure-to-pay, descrive l’intero processo di approvvigionamento di un’azienda. Questo flusso di lavoro è composto da un gran numero di singole operazioni. Queste includono:

  • Richiesta di acquisto
  • L’acquisto stesso
  • Ricevimento della merce ordinata
  • Pagamento
  • Contabilità
Tutti questi singoli elementi del processo sono collegati tra loro attraverso il trasferimento dei dati corrispondenti. Il gran numero di unità organizzative coinvolte rende l’intero flusso di lavoro molto complesso. L’elaborazione manuale comporta un enorme dispendio di tempo e di personale. Inoltre, l’elaborazione manuale comporta un elevato rischio di errore.
La soluzione è un processo di acquisto-pagamento digitale e automatizzato end-to-end che comprende l’intero flusso di lavoro dell’azienda fino al pagamento finale. Eliminando le fasi di elaborazione manuale e implementando un nuovo processo di approvazione standardizzato:
  • Le fonti di errore sono ridotte al minimo
  • Aumenta la trasparenza del processo
  • Massimizzazione dell’efficienza e riduzione dei costi

Un processo digitale purchase-to-pay si compone essenzialmente di quattro pilastri:

Appalti elettronici

Un processo di acquisto assistito da computer viene spesso definito e-procurement. Le richieste vengono solitamente generate tramite cataloghi memorizzati. La funzione e il look-and-feel sono simili a quelli dei classici negozi online. Ciò significa che ogni dipendente può facilmente integrare il sistema nel proprio flusso di lavoro. Premendo un pulsante, l'ordine viene trasmesso al fornitore sotto forma di dati strutturati.
Se il fornitore non supporta i dati strutturati, l'ordine viene inviato per e-mail. Idealmente, l'approvazione e l'assegnazione del conto vengono effettuate già all'avvio dell'ordine. Ciò significa che non è necessaria un'ulteriore approvazione per l'invio automatico della fattura.

Scambio elettronico di documenti

Per evitare interruzioni dei mezzi di comunicazione e risparmiare tempo, tutti i documenti dovrebbero essere scambiati sotto forma di dati elettronici. In questo modo non solo si risparmia sui costi del personale, ma si protegge anche l'ambiente. Per garantire un processo regolare, tutti i mittenti e i destinatari sono direttamente collegati tra loro. In questo modo il software è in grado di convertire, convalidare e trasportare uniformemente i documenti nella posizione desiderata.

Automazione delle fatture

Per automatizzare l'intero processo P2P aziendale, viene ottimizzata anche l'elaborazione delle fatture. Ciò significa che tutte le fatture dei vari fornitori vengono inizialmente convertite in fatture elettroniche uniformi. Il software utilizza quindi regole predefinite per confrontare le fatture ricevute con gli ordini effettuati o gli accordi di pagamento stipulati e le merci ricevute. Se tutti i dati corrispondono, l'invio avviene automaticamente.

Tuttavia, se il sistema rileva delle discrepanze, viene avviato un flusso di lavoro di approvazione e vengono contattate le persone competenti. Se non viene memorizzata alcuna persona di contatto e non viene indicato alcun riferimento sul documento, viene richiesto un dipendente responsabile.

Pagamento elettronico

La fase finale di una soluzione P2P digitale è l'elaborazione dei pagamenti elettronici. A tal fine, i fornitori esterni di servizi di pagamento vengono integrati nel sistema aziendale. A differenza dell'online banking tradizionale, il sistema intelligente può includere scadenze di pagamento e sconti vantaggiosi. Di conseguenza, il software supporta la gestione del capitale circolante e consente di risparmiare denaro.

A seconda del fornitore, possono essere integrati anche servizi di finanziamento esterno o di e-payment, che consentono finanziamenti intermedi o programmi di sconto dinamico.

I vantaggi di un processo P2P automatizzato

L’installazione di un moderno sistema P2P con Retarus Integration and Automation offre molti vantaggi. Ad esempio, la possibilità di trasferire file PDF o fax come dati strutturati direttamente nel sistema ERP consente di risparmiare tempo e denaro. Il flusso interno digitale delle informazioni garantisce una maggiore trasparenza, mentre l’automazione riduce gli errori.

Risparmio di costi elevati

Il trasferimento manuale dei dati è associato a elevate spese di personale e rappresenta quindi un enorme fattore di costo per le aziende. Una soluzione software affidabile può ridurre lo sforzo manuale e i costi associati. I responsabili degli acquisti possono aggregare i singoli acquisti e negoziare sconti adeguati grazie a una migliore comprensione dei dati. La panoramica delle offerte di sconto per il pagamento anticipato e l’integrazione di interessanti soluzioni di e-payment portano ulteriori vantaggi finanziari.

Più chiarezza

Nella vita di tutti i giorni, pochi responsabili finanziari sanno dove si trovano le fatture dei singoli fornitori o se la merce ordinata è già arrivata. Inoltre, l’elaborazione delle richieste di informazioni richiede molto tempo. Con una soluzione digitale intelligente, i dipendenti responsabili possono non solo tenere traccia di tutti i processi, ma anche gestirli. Allo stesso tempo, la direzione ottiene una migliore panoramica delle tendenze finanziarie e dei KPI raggiunti dai singoli reparti.

Meno errori

Con l’automazione al posto della trasmissione manuale, si eliminano anche gli errori umani. In particolare, nell’elaborazione delle fatture, gli errori possono avere gravi conseguenze, come pagamenti per importi errati o a fornitori sbagliati.

Retarus per l'automazione delle catene di processo P2P e O2C

La fatturazione elettronica è spesso il primo passo delle aziende verso un processo di acquisto digitalizzato. Tuttavia, l’elaborazione elettronica delle fatture è solo una parte dell’e-procurement. Per sfruttare appieno il potenziale di un processo P2P automatizzato, è necessario convertire il maggior numero possibile di flussi di lavoro all’elaborazione elettronica. Proprio per questo Retarus offre i suoi servizi di integrazione e automazione, che soddisfano tutti i requisiti internazionali di fatturazione elettronica (B2B e B2G) sia per l’invio che per la ricezione delle fatture. Il Long Term Archiving Service di Retarus garantisce la conformità per oltre 50 Paesi con un portale separato e centri dati ridondanti per l’archiviazione dei documenti a norma di legge. Grazie al collegamento in rete con piattaforme come Ariba o OpenPeppol, la digitalizzazione completa può essere realizzata senza problemi.

Acquisizione ed elaborazione automatizzate degli ordini

Con l’aiuto dell’Intelligent Document Processing di Retarus, gli ordini in arrivo possono essere digitalizzati e altamente automatizzati.

Leggi il caso d'uso

Digitalizzare i processi di fatturazione in modo intelligente

Utilizzate l’integrazione e l’automazione di Retarus per inviare e ricevere fatture a livello internazionale e in conformità ai requisiti di legge.

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