Patientenkommunikation: Dr. Flex bestätigt Termine mit SMS über Retarus
Die Berliner Dr. Flex GmbH stellt Online-Terminvergabelösungen für medizinische Praxen bereit. Kritische Termininformationen und Erinnerungen an Patientinnen und Patienten laufen dabei über die Enterprise SMS Services von Retarus.
Standardisierte Dienstleister mit Problemen
Dr. Flex wickelt über seine Plattform für mehr als 11.500 Ärztinnen und Ärzte rund 3,5 Millionen Terminbuchungen pro Jahr ab. Das Unternehmen richtet sich mit seinen Lösungen an medizinische Fachkräfte verschiedener Fachrichtungen wie Zahnmedizin, Kieferorthopädie, Implantologie, Oralchirurgie, Orthopädie, Frauenheilkunde und Allgemeinmedizin.
Vor dem Wechsel zu Retarus nutzte Dr. Flex standardisierte E-Mail- und SMS-Dienstleister. Diese boten allerdings keine dedizierten Enterprise-Funktionen wie garantierte Zustellung oder umfassende Sicherheitszertifizierungen. Es kam immer wieder zu Problemen bei der SMS-Zustellung, insbesondere bei zeitkritischen Benachrichtigungen. Ausserdem fehlte Transparenz bezüglich der Zustellqualität und eine revisionssichere Nachverfolgung. E-Mail als Alternative erwies sich als ineffizient und nicht ausreichend skalierbar.
Höhere Zustellqualität und Prozesssicherheit
Dr. Flex muss kritische Termininformationen und Erinnerungen DSGVO-konform, zuverlässig und zeitnah an Patientinnen und Patienten kommunizieren. Weil die bisherige Lösung die Anforderungen an Zustellqualität und Prozesssicherheit nicht mehr ausreichend erfüllte, wurde Mitte 2024 ein neuer Dienstleister gesucht. Wichtigste Anforderungen waren hohe Zustellqualität und -geschwindigkeit (auch international), DSGVO- und ISO-27001-Konformität, transparentes Reporting und Monitoring, eine möglichst einfache API-Integration in die vorhandene Infrastruktur sowie Skalierbarkeit für hohe Volumina.
Aufgrund seiner Enterprise-Grade-Security, der sehr guten Zustellrate sowie der flexiblen Programmierschnittstelle erhielt Retarus letztlich den Zuschlag. Dabei spielten auch die persönliche Betreuung und der 24/7-Support eine entscheidende Rolle.
„Unsere Ziele hinsichtlich Stabilität und Zustellrate wurden voll erreicht. Aus heutiger Sicht hätten wir den Rollout auch direkt unternehmensweit durchführen können.“
Dr. Felix Wohlgemuth | Produktentwicklung und Strategie | Dr. Flex GmbH
Rollout in drei Phasen
Die Einführung in den Abteilungen Produktentwicklung und Operations erfolgte über eine Projektdauer von zirka acht Wochen von der Entscheidung bis zum produktiven Go-live. Das Projekt wurde dazu in drei Phasen unterteilt: technische Integration und API-Anbindung, Testphase mit ausgewählten Nachrichtenarten sowie Rollout auf alle produktiven Systeme. Die Integration erfolgte über eine REST-API in die bestehende SaaS-Plattform.
Die Retarus-API liess sich nahtlos anbinden. Die grösste Herausforderung für Dr. Flex bestand dabei darin, sein Notification-System an die neue API-Logik von Retarus anzupassen. Dies konnte durch eine effiziente Abstimmung mit dem technischen Support von Retarus effizient gelöst werden. Kleinere Probleme in der API-Parametrisierung wurden im Rahmen der Testphase zügig korrigiert. Insgesamt verlief die Einführung weitgehend reibungslos. Dr. Flex bewertet die Unterstützung durch Retarus während der Einführung als sehr professionell und partnerschaftlich.
Retarus Produkt im Einsatz
Spürbar höhere Effizienz
Die automatisierte Benachrichtigung von Patientinnen und Patienten war bereits grundsätzlich vorhanden, wurde aber mit Einführung der Retarus Enterprise SMS Services deutlich zuverlässiger, sicherer und skalierbarer umgesetzt. Die Einführung ermöglichte eine Standardisierung und Automatisierung von Prozessen, die zuvor noch manuell nachgesteuert werden mussten. Zusätzliche Hardware wurde nicht benötigt, weil die Retarus-Dienste vollständig cloudbasiert bereitgestellt werden.
Dank Retarus erreicht Dr. Flex eine spürbar höhere Effizienz. Die Ausfallrate der SMS-Zustellung beispielsweise konnte das Unternehmen um mehr als 30 Prozent verringern. Auch der Aufwand für die manuelle Nachbearbeitung von Kommunikationsproblemen sank erheblich. Die Verfügbarkeit der Retarus-Services ist sehr hoch, es gab seit der Einführung keine signifikanten Ausfälle oder Störungen.
Die Retarus-Lösung bietet Dr. Flex und seinen Kunden maximale Zuverlässigkeit und Compliance bei der Patientenkommunikation. Die Mitarbeiter schätzen die einfache Handhabung und die Entlastung im Tagesgeschäft. Besondere Schulungen waren dank der intuitiven API und der guten Dokumentation nicht nötig.
Key Benefits
- Flexibilität und Skalierbarkeit
- Einfache Integration über REST-API
- DSGVO- und ISO-27001-Konformität
- Garantiertes Service Level (SLA)
Weitere Retarus-Services angedacht
Wir sind für Sie da!
Sie haben Fragen, wünschen weitere Informationen oder möchten die Cloud Services von Retarus testen?
Wir sind für Sie da. Telefonisch oder per E-Mail. Gerne besuchen wir Sie auch und zeigen Ihnen unsere Ansätze vor Ort.