Maximale Fax-Performance für BayWa AG

Die BayWa AG konsolidiert ihre Fax-Infrastruktur und senkt die Kommunikationskosten durch den unternehmensweiten Einsatz von Retarus Faxolution for Exchange, dem von führenden Marktforschungsunternehmen empfohlenen Cloud-Fax-Service für Microsoft Exchange-Umgebungen.

Kunde
BayWa AG / RI-Solution GmbH

Branche
Handel und Dienstleistungen

Ausgangssituation

Kosten- und wartungsintensive Fax-Server-Lösung
Mit einem Volumen von rund drei Millionen Seiten pro Jahr zählt die BayWa AG zu den größten Fax-Versendern in Europa. Täglich versendet der europäische Agrarhändler tausende Geschäftsbelege per Telefax an Kunden und Lieferanten. Neben dem direkten Versand aus den SAP-Systemen spielt dabei auch der Versand aus Microsoft Exchange-basierenden Anwendungen eine zentrale Rolle. Eine eigene Fax-Server-Infrastruktur erwies sich als zu kosten- und wartungsintensiv, zudem erforderte sie einen hohen administrativen Aufwand.

Zielsetzung

Professionelles Desktop-Fax für Microsoft Exchange
Als hundertprozentige Tochter der BayWa AG suchte die für die gesamte IT zuständige RI-Solution GmbH nach einer leistungsfähigen Desktop-Fax-Lösung, mit der Geschäftsdokumente direkt aus Microsoft Outlook versendet werden können. Die Lösung sollte einerseits optimal zu den jeweiligen Kommunikationsprozessen und zu Mitarbeiterverhalten passen andererseits flexibel skalierbar an wachsende Bedürfnisse anpassbar sein – und dabei stets eine transparente Kostenstruktur bieten.

Retarus bietet ein vorbildliches Niveau an Service- Transparenz. Der Umstieg auf Faxolution for Exchange verschafft uns zusätzliche Sicherheit und Kontrolle über unsere Telefax-Kommunikation.

Hanns-Gunter Weber, Leiter Infrastruktur, RI-Solution GmbH, ein Unternehmen der BayWa AG und RWA AG

Besondere Herausforderungen / Vorgehensweise

Gewohnt einfache Implementierung und Bedienung
Der Cloud-Fax-Service für Microsoft Exchange von Retarus ließ sich nahtlos in die vorhandene Infrastruktur einbinden und sofort nach der Implementierung unternehmensweit nutzen. Da die Exchange-eigenen Schnittstellen unterstützt werden, war zur Implementierung seitens RI-Solution lediglich eine geringe Konfigurationsänderung erforderlich. Die Oberfläche, Nutzungsweise und Adressierung blieben für die Anwender identisch mit der bisherigen Arbeitsweise in Microsoft Outlook. Durch die perfekte Integration mit dem Outlook-Client können jetzt z. B. Vertriebsmitarbeiter der BayWa ihre Geschäftskorrespondenz bequem aus ihrer gewohnten Arbeitsumgebung an Lieferanten, Kunden oder Niederlassungen direkt über die Retarus Fax-Cloud versenden.

Nutzen und Vorteile

Ablösung der Fax-Server-Infrastruktur
Dank Retarus Faxolution for Exchange konnte die BayWa AG ihre Fax-Infrastruktur auf ein Minimum reduzieren und parallel die Kommunikationskosten deutlich senken, ohne auf eine professionelle Fax-Funktionalität verzichten zu müssen. Investitionen in spezielle Fax-Hardware und -Software, Wartung, Lizenzen und Leitungen gehören damit der Vergangenheit an.

Zuverlässig, skalierbar, kalkulierbar
Durch den Einsatz von Faxolution for Exchange steht der BayWa AG die volle Kapazität und Leistung der Retarus Fax-Cloud zur Verfügung, die eine hocheffiziente Unternehmenskommunikation mit maximaler Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit ermöglicht. Mit Faxolution for Exchange verfügt die BayWa AG über eine beliebig skalierbare Fax-Infrastruktur, die nicht nur den gegenwärtigen Versandvolumina gewachsen ist, sondern auch flexibel an zukünftige Steigerungen angepasst werden kann.

Key Benefits

  • Nahtlose Integration in vorhandene Microsoft Exchange-Umgebung
  • Fax-Versand aus Microsoft Outlook mit Adressbuch-Integration
  • Unbegrenzte Versandkapazität, Höchstmaß an Verfügbarkeit
  • Maximale Kosten- und Prozesstransparenz
  • Sofort startklar und zentral administrierbar

Fazit und Ausblick

Nach dem erfolgreichen Roll-out von Faxolution for Exchange und anderen Fax-Diensten wie Faxolution for SAP, beschäftigt sich die BayWa AG mit weiteren IT-Themen, wie dem elektronischen Datenaustausch (EDI) und dem elektronischen Rechnungsversand. Als One-Stop-Shop für Messaging Services bietet Retarus auch hier transaktions- und rechtssichere Dienste für eine nahtlose B2B/EDI-Integration und optimierte Faktura-Prozesse.

Wir sind für Sie da!

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Wir sind für Sie da. Telefonisch oder per E-Mail. Gerne besuchen wir Sie auch und zeigen Ihnen unsere Ansätze vor Ort.