Cloud SMS

Patientenkommunikation: Dr. Flex bestätigt Termine mit SMS über Retarus

Die Berliner Dr. Flex GmbH stellt Online-Terminvergabelösungen für medizinische Praxen bereit. Kritische Termininformationen und Erinnerungen an Patientinnen und Patienten laufen dabei über die Enterprise SMS Services von Retarus.

Ausgangssituation

Standardisierte Dienstleister mit Problemen

Dr. Flex wickelt über seine Plattform für mehr als 11.500 Ärztinnen und Ärzte rund 3,5 Millionen Terminbuchungen pro Jahr ab. Das Unternehmen richtet sich mit seinen Lösungen an medizinische Fachkräfte verschiedener Fachrichtungen wie Zahnmedizin, Kieferorthopädie, Implantologie, Oralchirurgie, Orthopädie, Frauenheilkunde und Allgemeinmedizin.
Vor dem Wechsel zu Retarus nutzte Dr. Flex standardisierte E-Mail- und SMS-Dienstleister. Diese boten allerdings keine dedizierten Enterprise-Funktionen wie garantierte Zustellung oder umfassende Sicherheitszertifizierungen. Es kam immer wieder zu Problemen bei der SMS-Zustellung, insbesondere bei zeitkritischen Benachrichtigungen. Außerdem fehlte Transparenz bezüglich der Zustellqualität und eine revisionssichere Nachverfolgung. E-Mail als Alternative erwies sich als ineffizient und nicht ausreichend skalierbar.

Zielsetzung

Höhere Zustellqualität und Prozesssicherheit

Dr. Flex muss kritische Termininformationen und Erinnerungen DSGVO-konform, zuverlässig und zeitnah an Patientinnen und Patienten kommunizieren. Weil die bisherige Lösung die Anforderungen an Zustellqualität und Prozesssicherheit nicht mehr ausreichend erfüllte, wurde Mitte 2024 ein neuer Dienstleister gesucht. Wichtigste Anforderungen waren hohe Zustellqualität und -geschwindigkeit (auch international), DSGVO- und ISO-27001-Konformität, transparentes Reporting und Monitoring, eine möglichst einfache API-Integration in die vorhandene Infrastruktur sowie Skalierbarkeit für hohe Volumina.

Aufgrund seiner Enterprise-Grade-Security, der sehr guten Zustellrate sowie der flexiblen Programmierschnittstelle erhielt Retarus letztlich den Zuschlag. Dabei spielten auch die persönliche Betreuung und der 24/7-Support eine entscheidende Rolle.

Unsere Ziele hinsichtlich Stabilität und Zustellrate wurden voll erreicht. Aus heutiger Sicht hätten wir den Rollout auch direkt unternehmensweit durchführen können.

Dr. Felix Wohlgemuth, Produktentwicklung und Strategie, Dr. Flex GmbH

Vorgehensweise

Rollout in drei Phasen

Die Einführung in den Abteilungen Produktentwicklung und Operations erfolgte über eine Projektdauer von zirka acht Wochen von der Entscheidung bis zum produktiven Go-live. Das Projekt wurde dazu in drei Phasen unterteilt: technische Integration und API-Anbindung, Testphase mit ausgewählten Nachrichtenarten sowie Rollout auf alle produktiven Systeme. Die Integration erfolgte über eine REST-API in die bestehende SaaS-Plattform.

Die Retarus-API ließ sich nahtlos anbinden. Die größte Herausforderung für Dr. Flex bestand dabei darin, sein Notification-System an die neue API-Logik von Retarus anzupassen. Dies konnte durch eine effiziente Abstimmung mit dem technischen Support von Retarus effizient gelöst werden. Kleinere Probleme in der API-Parametrisierung wurden im Rahmen der Testphase zügig korrigiert. Insgesamt verlief die Einführung weitgehend reibungslos. Dr. Flex bewertet die Unterstützung durch Retarus während der Einführung als sehr professionell und partnerschaftlich.

Nutzen und Vorteile

Spürbar höhere Effizienz

Die automatisierte Benachrichtigung von Patientinnen und Patienten war bereits grundsätzlich vorhanden, wurde aber mit Einführung der Retarus Enterprise SMS Services deutlich zuverlässiger, sicherer und skalierbarer umgesetzt. Die Einführung ermöglichte eine Standardisierung und Automatisierung von Prozessen, die zuvor noch manuell nachgesteuert werden mussten. Zusätzliche Hardware wurde nicht benötigt, weil die Retarus-Dienste vollständig cloudbasiert bereitgestellt werden.

Dank Retarus erreicht Dr. Flex eine spürbar höhere Effizienz. Die Ausfallrate der SMS-Zustellung beispielsweise konnte das Unternehmen um mehr als 30 Prozent verringern. Auch der Aufwand für die manuelle Nachbearbeitung von Kommunikationsproblemen sank erheblich. Die Verfügbarkeit der Retarus-Services ist sehr hoch, es gab seit der Einführung keine signifikanten Ausfälle oder Störungen.

Die Retarus-Lösung bietet Dr. Flex und seinen Kunden maximale Zuverlässigkeit und Compliance bei der Patientenkommunikation. Die Mitarbeiter schätzen die einfache Handhabung und die Entlastung im Tagesgeschäft. Besondere Schulungen waren dank der intuitiven API und der guten Dokumentation nicht nötig.

Key Benefits

Flexibilität und Skalierbarkeit
Einfache Integration über REST-API
DSGVO- und ISO-27001-Konformität
Garantiertes Service Level (SLA)

Fazit und Ausblick

Weitere Retarus-Services angedacht

Dr. Flex hat Retarus Enterprise SMS Services in seine Plattform integriert und wickelt darüber die komplette Patientenkommunikation seiner Kunden ab. Aufgrund der guten Erfahrungen will Dr. Flex Retarus auch für interne Kommunikationsprozesse und Eskalationsmeldungen in anderen Unternehmensbereichen nutzen.
Die Firma evaluiert aktuell auch den Einsatz weiterer Services wie Retarus Transactional Email, um seine Kommunikationsinfrastruktur weiter zu standardisieren.

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