Select Page

NAV-Mehrwertsteuermeldung in Ungarn
Beratungsunternehmen setzt beim E-Invoicing auf Retarus

Ein schwäbisches IT-Beratungsunternehmen verschickte bereits seit 2018 Rechnungen für seine Beratungsleistungen über die Managed EDI Services von Retarus. Im Rahmen eines neuen Projekts kam die Unterstützung für die Mehrwertsteuermeldung in Ungarn samt entsprechender Langzeitarchivierung hinzu.

Ausgangssituation

Lösung für Mehrwertsteuermeldung in Ungarn gesucht

Das Management- und IT-Beratungsunternehmen versteht sich als Digitalisierungsexperte und betreut mit knapp 3.000 Beratern an rund 20 Standorten mehr als 300 Kunden weltweit. Es nutzt bereits seit mehreren Jahren die Retarus Managed EDI Services, um Beratungsleistungen in Rechnung zu stellen. Dazu werden monatlich zirka 2.500 Rechnungen hauptsächlich in einem branchenspezifischen Format versendet.

Aufgrund der Gründung einer Betriebsstätte in Ungarn fiel das Unter nehmen unter die dortige Steuergesetzgebung und suchte nach einer Lösung, um in Ungarn gestellte Rechnungen in Echtzeit bei der dortigen staatlichen Steuerund Zollverwaltung „Nemzeti Adoes Vamhivatai“ (NAV) zu melden.

Zielsetzung

Nahtlose Integration in SAP-Workflow

Die gesuchte Lösung sollte in der Lage sein, unmittelbar und automatisch (ohne manuellen Upload) innerhalb des Rechnungsprozesses aus dem SAP-ERP-System heraus die Meldung an den behördlichen Online-Service „Számla“ zu übertragen. Die von dort generierte Statusmeldung sollte im Anschluss an das SAP-System zurückgeschickt werden.

Des Weiteren sollten die Rechnungen nach den in Ungarn geltenden Regeln rechtskonform langzeitarchiviert werden.

Umsetzung

IDoc-Konvertierung plus Langzeitarchivierung

Rechnungen der ungarischen Landesgesellschaft werden zunächst über das konzernweite ERP-System von SAP erzeugt. Hierbei wird zunächst entweder eine PDF-Datei oder eine Druckversion erstellt, die anschließend per E-Mail beziehungsweise Briefpost an die Rechnungsempfänger geht.

Darüber hinaus wird jetzt zusätzlich ein EDI-Dokument im SAP-IDoc-Format generiert. Diese strukturierte Rechnung wird wie ein gewöhnliches EDI-Dokument an Retarus übermittelt. Ab hier übernimmt Retarus den gesamten weiteren Prozess mit der NAV in Ungarn.

Das IDoc-Dokument wird im ersten Schritt in den von der NAV vorgegebenen XML-Standard konvertiert und gleichzeitig auf Fehler geprüft. Nach der Validierung wird die XML-Datei über einen speziellen Webservice an den Online-Service „Online Számla“ der NAV übertragen. Ist die Übermittlung erfolgreich, wandern Quelldaten (SAP IDoc) und Zieldokument (Számla-XML) samt Metadaten ins Retarus-Langzeitarchiv.

Herausforderung

Komplexe Technik, häufige Anpassungen

Für das IT-Beratungsunternehmen war schnell klar, dass es sich bei der technischen Anbindung an die NAV-Online-Plattform „Számla“ um eine komplexe Aufgabe handelt – vom landesspezifischen XML-Format bis hin zur Übertragung der Daten über einen speziellen Webservice.

Im Gegensatz zu herkömmlichen B2B-EDI-Verbindungen zwischen Geschäftspartnern passen B2G-Plattformen (Business-to-Government) wie die der NAV ihre Technologie laufend an neue oder veränderte Gesetze oder regulatorische Anforderungen an. Dies führt dazu, dass aufgrund neu definierter Standards regelmäßig technische Anpassungen erforderlich sind und in diesem Umfeld selten „Ruhe“ herrscht. Erschwerend kommt hinzu, dass der Gesetzgeber für die Umsetzung strikte Fristen setzt. Nicht selten können Unternehmen dieser Dynamik nicht folgen.

Retarus jedoch verfügt hier bereits über die notwendigen technologischen Voraussetzungen, die Expertise und über die Ressourcen, um eine Anbindung an die Behörden in einer sehr kurzen Zeit zuverlässig zu realisieren. Anpassungen werden fristgerecht umgesetzt, so dass der reibungslose Ablauf des Geschäftsprozesses des IT-Beratungsunternehmens jederzeit gesichert ist.

Aufbewahrung von Rechnungen

Bei der Archivierung steuerrechtlich relevanter Dokumente werden nicht selten lokale Bestimmungen unterschätzt und fälschlicherweise hauseigene Speicher herangezogen. Im Prüfungsfall tauchen dann viele Fragen nach Dokumentation, Zugriff, Sicherung der Datenintegrität etc. auf – oder im Fall von Ungarn nach dem sogenannten Preservation Service. Dabei handelt es sich um eine wiederkehrende Prozedur, die festhält, welche Daten in einem bestimmten Zeitraum archiviert wurden. Aus den entsprechenden Reports kann ein Prüfer auch nach Jahren noch feststellen, ob Daten entfernt oder unerlaubt verändert wurden.

Retarus konnte an dieser Stelle das IT-Beratungsunternehmen auch mit seinem Long Term Archiving Service überzeugen. Der Kunde erhält damit ein Archiv, das die Compliance-Anforderungen in Ungarn erfüllt, redundant ausgelegt ist und über ein webbasiertes Zugriffssystem verfügt. Damit ist sichergestellt, dass gegebenenfalls auch Prüfer in Ungarn zugreifen können.

„Retarus verfügt über hochkompetente Entwicklungs- und Implementierungsteams und einen 24/7-Support, die auch auf unsere individuellen Anforderungen stets zeitnah reagieren können.“

Alexander Müller, Director Business Development Automotive, Retarus
Nutzen und Vorteile

Integration via EDI ohne ERP-Anpassung oder Plugin-Installation

Retarus übernimmt den technisch anspruchsvollen Part komplett (Managed Service)

Integration gemäß Zeitplan des Kunden

Fristgerechte Anpassungen an technische Änderungen bei Standards und Übertragung unabhängig von Ressourcen beim Kunden

Einhaltung von Compliance und Archivanforderungen in Ungarn

Komfortable und extern erreichbare Archivanwendung vermeidet interne Datenzugriffe aus dem Ausland

Key Facts

  • Syntactic checking of data before and after processing
  • Process consulting with IT development expertise
  • Services provided from German data centers
  • Contractually agreed service levels (SLA)
Fazit und Ausblick

Im nächsten Schritt XRechnung

Das IT-Beratungsunternehmen setzt bei E-Invoicing auf die Managed Services von Retarus, die besonders bei komplexen technischen Strukturen wie beispielsweise VDA4983 oder B2G-Formaten in ganz Europa zahlreiche Vorteile bieten.

Das Beratungsunternehmen wird daher weitere B2G-Rechnungsformate an Retarus auslagern. Hierzu zählt im nächsten Schritt die XRechnung, das heißt alle Rechnungen an deutsche Behörden werden zukünftig über Retarus abgewickelt. Dabei gibt es andere Herausforderungen als in Ungarn: Bedingt durch das föderale System in Deutschland mit seiner Trennung in Bund, Länder und Kommunen unterscheiden sich teilweise die Übertragung der Daten und die Verwaltung der (länderspezifischen) Systeme.

Retarus unterstützt bereits alle möglichen Übertragungskanäle, bringt die entsprechende Erfahrung und Expertise für die geplante Erweiterung mit und kann als Peppol Access Point eine vollautomatisierte und sichere Anbindung an die Behörden garantieren.

Holen Sie sich jetzt diese Customer Story als PDF.

Jetzt downloaden

Wir sind für Sie da!

Sie haben Fragen, wünschen weitere Informationen oder möchten Retarus Cloud Services testen?
Wir sind für Sie da. Telefonisch oder per E-Mail. Gerne besuchen wir Sie auch und zeigen Ihnen unsere Ansätze vor Ort.