Beth Israel Lahey Health reduce las fallas de fax con la integración de fax en la nube

Beth Israel Lahey Health (BILH), un sistema sanitario integrado líder sin ánimo de lucro, se enfrentaba a retos en la gestión de sus anticuados sistemas de fax, lo que motivó la búsqueda de una solución escalable y rentable. Las conversaciones entre James Roeber, Director de Soluciones de Infraestructura, y el equipo de Retarus llevaron a la implementación de Retarus Cloud Fax para mejorar la automatización digital de BILH.

Contexto y objetivos

BILH gestionaba varios sistemas de fax obsoletos que no eran escalables para el tamaño de su red, lo que provocaba una importante tasa de fallos (~34%) con un elevado coste total de propiedad (TCO). El tamaño y el alcance de la migración de estos sistemas eran considerables, dado el gran volumen de faxes enviados, los números de teléfono asociados y la necesidad de integración con Epic y otras herramientas.

Para solucionar su anticuada infraestructura de comunicaciones, BILH buscaba un proveedor con experiencia en integraciones de Epic, escalabilidad y rentabilidad. Además, la organización prefería una solución segura y consolidada basada en la nube que pudiera proporcionar visibilidad sobre la utilización y los posibles fallos, una capacidad que no estaba disponible anteriormente. Retarus, líder en servicios de fax en la nube, resultó ser el proveedor más adecuado para esta transformación debido a su amplia oferta y a su probada trayectoria, junto con su capacidad para agilizar los procesos, mejorar la seguridad y ofrecer un ROI significativo.

Proceso de aplicación

El primer paso para el equipo de Retarus fue conocer los requisitos específicos de BILH, incluyendo conversaciones detalladas con las partes interesadas para identificar los obstáculos a los que se enfrentaban. Se realizó una prueba de concepto para mostrar las capacidades de la plataforma y las características de seguridad y cumplimiento, ya que la implementación tuvo que planificarse meticulosamente, teniendo en cuenta las necesidades de integración y las normas de cumplimiento dentro de la industria de la salud, un sector que depende en gran medida del fax con estrictos requisitos de seguridad de datos.

Retarus también identificó una oportunidad significativa para reducir el gasto total y aumentar la satisfacción de los empleados (ESAT) a través de la facilidad de uso. Una vez confirmadas las prioridades, un gestor de proyectos específico de Retarus colaboró con BILH para garantizar la alineación y el progreso del proyecto durante todo el proceso de implementación. Este equipo de colaboración se mantuvo en constante comunicación, asegurando que se cumplieran las necesidades iniciales y que cualquier nuevo reto se gestionara de forma eficiente.

Uno de los retos a los que había que prestar atención era el de una clínica radiológica con sede en una isla que tenía problemas con las tasas de entrega debido a un transportista local con pocas opciones alternativas. Aproximadamente la mitad de las transmisiones de fax de esta clínica fallaban. Para solucionar este problema, Retarus puso a disposición de BILH un número de fax de EE.UU. que se redirigía a una dirección de correo electrónico segura, evitando así el transportista de la isla. La clínica pudo acceder a los documentos requeridos desde esa bandeja de entrada segura, acelerando el proceso comercial y eliminando frustraciones pasadas.

Además, ambos equipos trabajaron juntos para asegurar que el Retarus Cloud Fax se emparejara perfectamente con la solución de inteligencia artificial (AI) personalizada de BILH, la cual fue desarrollada para acelerar el proceso de atribución de información entrante a la historia clínica del paciente apropiada dentro de Epic para sus Servicios Ambulatorios. Gracias a que Retarus envía los faxes entrantes a una carpeta segura de SharePoint dentro de la infraestructura de BILH, el proceso manual de descarga del documento, visualización de los datos y carga en la ficha del paciente correspondiente pudo sustituirse por una revisión final para confirmar que el enrutamiento se había realizado correctamente.

El Beth Israel Lahey Health System se enfrentaba a varios sistemas de fax obsoletos y a una importante tasa de fallos con un elevado coste total de propiedad, lo que nos llevó a buscar una solución segura, consolidada y basada en la nube con integración de Epic. [...] No solo hemos ahorrado millones de dólares asociados a los servicios de fax, sino que también hemos reducido las tasas de fallos, lo que ha redundado en una eficiencia operativa general. A medida que ampliamos nuestro despliegue de Epic, Retarus está preparado para gestionar los volúmenes crecientes sin necesidad de añadir hardware o líneas adicionales.

James Roeber, Director de Soluciones de Infraestructura, Sistema sanitario Beth Israel Lahey

Resultados

La solución de Retarus se integró perfectamente con Epic, lo que resultó en una reducción dr ástica de la tasa de fallos del 34% al 6% en el primer año. En el segundo año, la tasa de fallos se había reducido al 4% con una tendencia continua de mejora. Esto contribuyó a un ahorro estimado en telecomunicaciones de 4 millones de dólares y subiendo mientras se seguían procesando casi 2 millones de páginas de fax al mes, proporcionando un alivio presupuestario al Departamento de TI de BILH y mejorando la reputación del departamento dentro de la organización. Aumentó la satisfacción de los empleados (ESAT) y mejoró la visibilidad de los procesos de fax.

Ventajas clave

~ 2,0 millones de páginas al mes
Más de 4 millones de dólares de ahorro en costes de telecomunicaciones
96% de éxito

Conclusión

La exitosa implementación de Retarus Cloud Fax en el sistema de TI de BILH es un ejemplo de la importancia de la selección estratégica de proveedores, la planificación meticulosa y la colaboración eficaz. Gracias a la superación de retos y al uso de tecnologías innovadoras, BILH ha podido ahorrar costes, mejorar la eficiencia de sus procesos y aumentar la satisfacción de sus empleados. Este proyecto sirve como modelo para futuros esfuerzos de automatización, sentando las bases para la transformación digital en curso dentro de la organización, ya que el entorno de fax de BILH está ahora digitalizado y automatizado, permitiendo una mayor automatización a medida que se disponga de más herramientas de IA.

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