Federated Co-operative Limited moderniza la supervisión y fiabilidad del Transactional Email

Como muchas grandes empresas con sistemas operativos antiguos, FCL ejecuta los principales procesos de facturación y datos de clientes en una infraestructura mainframe. Estos sistemas generan grandes volúmenes de facturas e informes de transacciones, sobre todo para su negocio energético, en el que la fiabilidad y la precisión son fundamentales.

Cientos de miles de veces al mes, FCL convierte la salida bruta del mainframe en facturas basadas en PDF y las envía automáticamente a los clientes por correo electrónico. A medida que los proveedores globales de correo electrónico endurecían los controles en torno a los envíos de gran volumen, FCL se enfrentaba a una creciente incertidumbre en la entrega. A pesar de que los clientes esperaban y confiaban en estos mensajes de correo electrónico transaccionales, los cambios fuera del control de FCL podían provocar que los mensajes se filtraran, retrasaran o bloquearan, sin una visibilidad clara del motivo.

Federated Co-operative Limited quería reforzar su flujo de trabajo de correo electrónico transaccional obteniendo mayor visibilidad y control sobre la entrega de correo electrónico a escala. A medida que los volúmenes de correo electrónico crecían y las políticas de los proveedores se volvían más restrictivas, el equipo necesitaba una forma de entender claramente qué correos electrónicos se entregaban correctamente, cuáles fallaban y por qué, sin introducir complejidad adicional en su entorno mainframe existente.

El objetivo no era sustituir los sistemas centrales, sino introducir una capa fiable de supervisión y control entre los flujos automatizados de correo electrónico y los destinatarios. Con ello, FCL pretendía mejorar la fiabilidad general de la entrega, identificar proactivamente los problemas antes de que se agravaran y permitir reenvíos específicos cuando fuera necesario. Todo ello reduciendo el esfuerzo operativo y la dependencia de la intervención manual.

El flujo de trabajo de correo electrónico de FCL presentaba varios retos operativos:

• Conocimiento limitado de los fallos: Los envíos transaccionales de gran volumen podrían fallar sin razones claras ni diagnósticos procesables.
• Complejidad del reenvío: Cuando fallaban decenas de miles de correos electrónicos de los cientos de miles enviados, el reenvío selectivo era extremadamente difícil y exigía muchos recursos en un entorno mainframe.
• Soluciones manuales: Los intentos de redirigir o reenviar manualmente los correos electrónicos fallidos crearon una tensión adicional en los equipos internos y los sistemas secundarios.
• Problemas de fiabilidad: Las frecuentes alertas e interrupciones de los proveedores dificultaban un suministro constante e ininterrumpido.

FCL necesitaba una capa de entrega de correo electrónico más sólida y transparente que se ajustara a la escala y complejidad de sus operaciones.

Federated Co-operative Limited implementó los Enterprise Transactional Email Services de Retarus para introducir mayor transparencia y control en su entorno de correo electrónico transaccional, sin interrumpir los sistemas mainframe existentes. FCL trasladó varios de sus flujos automatizados de correo electrónico a Retarus, lo que permitió al equipo monitorizar el tráfico de correo electrónico saliente en tiempo real y obtener una visión clara del éxito y el fracaso de la entrega a medida que se enviaban los mensajes.

Con esta visibilidad de la función Trace & Recover de Retarus, FCL puede identificar rápidamente qué correos electrónicos fallan, entender por qué se producen los problemas y reintentar selectivamente la entrega cuando sea necesario, sin reprocesar lotes enteros ni modificar los flujos de trabajo centrales. Este enfoque ayudó a cerrar una brecha crítica en el proceso de automatización de correo electrónico de FCL y estableció una base más confiable y manejable para comunicaciones transaccionales de alto volumen.

Desde la implementación de Retarus, Federated Co-operative Limited ha mejorado significativamente la fiabilidad y estabilidad operativa de sus comunicaciones Transactional Email. El equipo tiene ahora una clara visibilidad del rendimiento de la entrega de correos electrónicos, lo que les permite identificar rápidamente los fallos, comprender las causas raíz y tomar medidas correctivas antes de que los problemas se agraven. Como resultado, se han eliminado en gran medida los esfuerzos de reenvío y la solución manual de problemas, que antes llevaban mucho tiempo, con lo que se han ahorrado hasta 200 horas de trabajo manual de los empleados que solían producirse cuando surgían estos problemas.

Con un rendimiento de entrega constante, menos interrupciones y una asistencia de gran capacidad de respuesta las 24 horas del día, la entrega de correo electrónico transaccional es ahora estable, observable y gestionable incluso a escala empresarial.

• Seguimiento en tiempo real de los volúmenes de correo electrónico transaccional de la empresa
• No se ha informado de cortes de correo electrónico ni interrupciones en la entrega desde la incorporación.
• Capacidad de reenvío selectivo sin necesidad de reprocesar lotes enteros de correos electrónicos.
• Solución que funciona a aproximadamente una cuarta parte de los costes de servicio anteriores

Tras el éxito de la implementación inicial, Federated Co-operative Limited está evaluando la ampliación de Retarus a otros flujos de correo electrónico. Con una mayor confianza en la monitorización, fiabilidad y asistencia, el equipo ve a Retarus como un socio a largo plazo para escalar y salvaguardar las comunicaciones de misión crítica. Hoy en día, el equipo opera la plataforma de forma independiente y con confianza, sin bloqueos ni dependencias constantes, pero el soporte de Retarus está siempre disponible cuando es necesario.