Keller & Kalmbach automatiza la recepción de facturas entrantes con Retarus Intelligent Document Processing

Keller & Kalmbach es un proveedor especializado en elementos de fijación y tecnología de fijación. Con clientes en más de 50 países y unos 1.000 empleados en todo el mundo, la empresa genera unos ingresos por ventas de más de 425 millones de euros al año. Cada año, Keller & Kalmbach recibe unas 170.000 facturas, de las que sólo una parte están vinculadas a un pedido. Las facturas que no están relacionadas con un pedido -aproximadamente 400 a la semana- son procesadas manualmente por el personal de la empresa.

Estas facturas se emiten en distintas monedas e idiomas. También se reciben en diversos formatos, ya sea por correo electrónico (como archivo adjunto en PDF) o por correo postal. Sólo el 15% llega a Keller & Kalmbach en un formato EDI estructurado. La solución OCR (Optical Character Recognition) utilizada anteriormente para procesar las facturas en papel generaba un enorme esfuerzo interno. Además, el proveedor era incapaz de llevar a cabo la amplia adaptación de software necesaria para alcanzar el grado de automatización requerido.

En consecuencia, Keller & Kalmbach buscaba una solución que pudiera automatizar el procesamiento y la verificación de sus facturas entrantes. Los datos maestros, la recepción de mercancías y los pedidos también debían cotejarse automáticamente entre sí para garantizar que los detalles del pedido coincidieran con la factura correspondiente. La solución también tenía que garantizar el cumplimiento del artículo 14 de la Ley alemana del Impuesto sobre el Valor Añadido (USTG) comprobando que contuviera todos los datos requeridos, como nombre, dirección y número de identificación fiscal. Posteriormente, una vez reconocidos y verificados los datos de la factura, había que importarlos al sistema ERP de Keller & Kalmbach, tras lo cual los datos debían archivarse junto con la imagen original de la factura (PDF o escaneada) y los metadatos correspondientes. Esto también se aplicaba a las facturas recibidas por correo y escaneadas in situ.

Con Retarus Intelligent Document Processing (IDP), Keller & Kalmbach encontró la solución perfecta para satisfacer sus necesidades. En cuatro meses se implantó y probó el servicio, tras lo cual se introdujo en el entorno productivo. Los requisitos especiales, por ejemplo la conciliación diaria de los datos maestros, se implementaron sin ninguna dificultad. De acuerdo con los deseos de Keller & Kalmbach, los datos se exportan en formato EDIFACT. Esto permite a la empresa utilizar cómodamente la interfaz existente, a través de la cual los proveedores conectados mediante EDI ya venían presentando sus facturas.

Retarus también ofrece una solución para los casos en que se recibe una factura antes de que se haya entregado la mercancía. Estas facturas se «aparcan» dentro del proceso hasta que llega la mercancía, tras lo cual es posible cotejar automáticamente la factura con los datos de la mercancía entregada en el ERP. Además, Retarus programó un script para redondear los valores de las facturas que contienen más de dos decimales e implementó requisitos específicos del cliente, como la extracción del país de origen y la posibilidad de introducir información del centro de costes a nivel de artículo.

En Retarus, Keller & Kalmbach ha encontrado un proveedor de servicios fiable para la automatización y verificación de sus facturas entrantes. La nueva solución SaaS contribuye de forma decisiva a la automatización de los procesos contables, que hasta ahora dependían en gran medida del trabajo manual. Dado que Retarus IDP cuenta con tasas de reconocimiento significativamente superiores a las de la solución anterior, los empleados apenas tienen que procesar las facturas a posteriori.

Gracias a sus flexibles API, la solución pudo integrarse sin esfuerzo y sin necesidad de modificar el sistema EDI. Durante la introducción del servicio, Retarus se mantuvo en estrecho contacto con el equipo de Keller & Kalmbach para coordinar el proceso. Desde entonces, Retarus IDP ha funcionado sin interrupciones ni cortes.

• Retarus Procesamiento inteligente de documentos para la digitalización y automatización de facturas entrantes
• Reducción de los esfuerzos manuales
• Integración perfecta y sin esfuerzo
• Aplicación de los requisitos específicos del cliente
• Alta disponibilidad del servicio

RetarusLa solución IDP se utiliza con éxito en el departamento de cuentas a pagar de Keller & Kalmbach para automatizar, digitalizar y agilizar la recepción de facturas entrantes.