Nuevo impulso para los sistemas EDI: Optibelt se pasa al Retarus

El grupo Arntz Optibelt es uno de los principales fabricantes de correas de transmisión de alto rendimiento del mundo. Los productos Optibelt se utilizan en la ingeniería mecánica, la industria del automóvil, la maquinaria agrícola y la industria de electrodomésticos. La empresa cuenta con unos 2.300 empleados y ocho plantas de producción en Europa y Asia.
En cuanto al intercambio electrónico de datos (EDI), Optibelt disponía de una infraestructura creada a lo largo de veinte años. Además, contaba con más de 200 procesos diferentes, muchos de ellos muy complejos, incluida una multitud de conexiones con fabricantes de automóviles de renombre y distribuidores técnicos internacionales. Hasta ahora, la empresa había confiado en dos convertidores EDI de distintos proveedores para sus necesidades de EDI, así como en una solución desarrollada internamente.

Las nuevas conexiones EDI, en particular, ya no podían implantarse con las soluciones existentes, pues no se disponía de los enormes recursos necesarios. Los convertidores estaban especialmente limitados: Los formatos comunes, por ejemplo la norma de transmisión de datos EDI ANSI X12 o diversos derivados de XML, sólo podían adaptarse con un esfuerzo desproporcionado y un coste enorme. En consecuencia, las soluciones técnicas estándar sólo podían conseguirse de forma muy rudimentaria con los medios de que disponía la empresa.

Por eso Optibelt decidió cambiar a un especialista en servicios gestionados, para no tener que seguir gestionando sus propios convertidores EDI. Este paso también se vio favorecido por el hecho de que durante el mismo periodo de tiempo también se decidió cambiar el sistema ERP al líder del mercado SAP.

Tras un análisis en profundidad, Optibelt se decidió por los servicios de Retarus’. De este modo, la empresa pudo consolidar los distintos sistemas autónomos con un proveedor de servicios externo.
Un reto especial fue la reprogramación de la fecha de lanzamiento de SAP en Optibelt. En consecuencia, los directores responsables del proyecto en Optibelt y Retarus optaron por adoptar un enfoque ágil para la gestión del proyecto. Esto se ajustaba perfectamente a los requisitos del lanzamiento del ERP. Otro resultado especialmente positivo fue que los requisitos de SAP para la migración de cada uno de los procesos existentes pudieron tomarse directamente en consideración como plantilla para los formatos de intercambio de datos entre Retarus y Optibelt.

Ya en paralelo a la migración, se pudieron establecer conexiones adicionales con socios estratégicos. Durante el funcionamiento continuado del nuevo sistema EDI, ahora también es posible establecer conexiones con nuevos clientes con bastante más rapidez. Antes del cambio a Retarus, a veces sólo era posible establecer conexiones con clientes y otros socios de comunicación externos con grandes retrasos debido a la limitación de los recursos técnicos y organizativos.
Gracias a Retarus’ uniform Cloud EDI Integration, Optibelt también se beneficia de una mayor eficiencia en su administración sin papel de los calendarios de entrega y de mejoras considerables en sus mecanismos de notificación en los procedimientos de pedido y adquisición. Además, también se ha facilitado la tramitación de notas de crédito de grandes clientes.

• Compatible con normas específicas del sector
• Alta disponibilidad
• Se adapta con flexibilidad a las nuevas necesidades
• Sin inversión en hardware ni software

«La implementación eficiente y ordenada no sólo nos convenció a nosotros, sino también a nuestros socios comerciales». Alexander Grothe, jefe de equipo de comercio electrónico de Optibelt, resume así el proyecto EDI. «En particular, la rápida implementación de normas específicas del sector, como la VDA 4938, fue acogida muy positivamente por nuestros clientes de la industria del automóvil. Un gran fabricante de automóviles destacó expresamente los rápidos tiempos de reacción y la experiencia general del equipo de Retarus.»

El apoyo de Retarus a lo largo de todo el proyecto, que se prolongó durante varios años, fue también el factor que llevó a Optibelt a una conclusión general positiva. Por eso, además de la integración en SAP, ya está en marcha el siguiente proyecto. El equipo dirigido por Alexander Grothe trabaja actualmente en la implantación de Retarus Long Term Archiving. Este servicio permite archivar de forma segura y fiable todas las comunicaciones críticas para la empresa transmitidas a través de EDI. Retarus facilita el archivado conforme a la legislación de más de 50 países.