Una reconocida empresa de consultoría confía la facturación electrónica a Retarus

La empresa de consultoría de gestión y TI se considera experta en digitalización y presta servicio a más de 300 clientes en todo el mundo con aproximadamente 3000 consultores que trabajan en 20 oficinas locales y en el extranjero. Ya lleva varios años utilizando la integración EDI en la nube de Retarus para facturar a sus clientes los servicios de consultoría. Para ello, la empresa envía alrededor de 2500 facturas al mes, principalmente en un formato específico del sector.

Como consecuencia de la creación de una sucursal en Hungría, la empresa quedó sujeta a la normativa fiscal local y buscaba un servicio con el que poder declarar en tiempo real las facturas emitidas en Hungría a la autoridad fiscal y aduanera local, «Nemzeti Adó- és Vámhivatal» (NAV).

La empresa de consultoría buscaba un servicio que pudiera transmitir el informe al servicio online Számla de la autoridad fiscal de forma directa y automática (sin necesidad de carga manual) desde el sistema SAP ERP como parte de su proceso de facturación. Además, el informe de estado generado posteriormente por la autoridad para confirmar la transferencia también debía volver a introducirse en el sistema SAP.

Otro requisito esencial era que las facturas se almacenaran en un archivo a largo plazo de conformidad con la normativa vigente en Hungría.

Las facturas emitidas por la organización nacional húngara se generan inicialmente mediante el sistema SAP ERP de toda la empresa. En el proceso, se genera una versión en PDF o impresa de la factura, que posteriormente se envía por correo electrónico o postal al destinatario por parte del cliente.

Además, se genera un documento EDI en formato SAP IDoc. A continuación, esta factura estructurada se transfiere a Retarus como un documento EDI normal. A partir de este momento, Retarus se encarga de todo el proceso con el NAV en Hungría.

El documento IDoc se convierte primero al estándar XML prescrito por el NAV y, al mismo tiempo, se comprueba que no contenga errores. Tras la validación satisfactoria, el archivo XML se transfiere a la plataforma «Online Számla» del NAV mediante un servicio web especial. Una vez concluida con éxito la transferencia, los datos de origen (SAP IDoc), el documento de destino (Számla XML) y todos los metadatos se almacenan en el archivo a largo plazo de Retarus.

Para la empresa de consultoría informática, pronto quedó claro que la conexión técnica a la plataforma online Számla de NAV sería una tarea compleja, desde el formato XML específico del país hasta el uso de un servicio web especial para transferir los datos.

A diferencia de las conexiones EDI B2B convencionales entre socios comerciales, las plataformas B2G como Számla de NAV adaptan constantemente su tecnología para cumplir con las disposiciones legales y los requisitos normativos nuevos o modificados. En consecuencia, es necesario realizar ajustes técnicos con regularidad para cumplir con los nuevos estándares, lo que significa que el entorno rara vez permanece inalterado durante mucho tiempo. Otra cuestión que complica las cosas es que los legisladores establecen plazos muy ajustados para que las empresas implementen los nuevos requisitos. A menudo, las empresas tienen dificultades para seguir el ritmo de estos cambios dinámicos.

Retarus, por su parte, ya cumple todos los requisitos tecnológicos necesarios y cuenta con la experiencia y los recursos para establecer de forma fiable una conexión con la autoridad en muy poco tiempo. Todas las modificaciones se implementan a tiempo, lo que garantiza que los procesos empresariales de la consultora informática sigan funcionando sin problemas en todo momento.

A la hora de archivar documentos relevantes a efectos fiscales, a menudo se subestiman las normativas locales y se pueden utilizar erróneamente las opciones de almacenamiento interno. Durante las auditorías, surgen numerosas preguntas sobre la documentación, el acceso, la garantía de la integridad de los datos, etc. O, como en el caso de Hungría, pueden surgir preguntas en relación con el «servicio de conservación» requerido. Se trata de un procedimiento habitual para registrar qué datos se han archivado en un periodo de tiempo determinado. Basándose en los informes correspondientes, un auditor puede determinar, incluso años después, si los datos han sido eliminados,
manipulados o alterados ilegalmente.

En este sentido, Retarus convenció a la empresa de consultoría informática para que optara por su servicio de archivo a largo plazo. El cliente dispone de un archivo que cumple todos los requisitos de conformidad en Hungría, es redundante por diseño y ofrece un sistema de acceso basado en web. Esto garantiza que los auditores en Hungría puedan acceder a él si es necesario.

• Integración a través de EDI sin necesidad de modificar los sistemas ERP ni instalar plugins
• Retarus se encarga de todos los aspectos técnicos (servicio gestionado)
• La integración se optimiza según el calendario del cliente
• Modificaciones oportunas para adaptarse a los cambios técnicos en las normas y la transmisión, independientemente de los recursos del cliente
• Cumplimiento de los requisitos de cumplimiento normativo y archivo en Hungría
• La aplicación de archivo, cómoda y accesible desde el exterior, impide el acceso interno a los datos desde el extranjero

Para su procedimiento de facturación electrónica, la empresa de consultoría informática confía en los servicios gestionados de Retarus, que ofrecen numerosas ventajas, especialmente cuando se trata de estructuras técnicas complejas como los formatos VDA4983 o B2G en toda Europa.

Como resultado, la empresa ha decidido confiar también a Retarus otros formatos de facturación B2G. El siguiente paso es incluir XRechnung, lo que significa que todas las facturas enviadas a las autoridades alemanas se procesarán a través de Retarus. Los retos aquí son diferentes a los de Hungría: debido al sistema federal de Alemania, con su separación entre el Gobierno federal, los gobiernos estatales y las autoridades locales, la forma en que se transmiten los datos y se administran los sistemas difiere en ocasiones entre los distintos estados federados.

Retarus ya es compatible con todos los canales posibles para la transmisión de datos y cuenta con la experiencia y los conocimientos necesarios para la ampliación prevista del alcance de los servicios. Además, como punto de acceso certificado de Peppol, Retarus puede garantizar una conexión totalmente automatizada y segura con las autoridades.

• Comprobación sintáctica de los datos antes y después del procesamiento
• Asesoramiento sobre procesos con experiencia en desarrollo de TI
• Servicios prestados desde centros de datos alemanes
• Niveles de servicio acordados contractualmente (SLA)