Una empresa de cosméticos confía en Retarus

Los procesos de entrega y facturación de la empresa de cosméticos ya están digitalizados en gran medida, desde los pedidos online hasta la facturación mediante EDI. Sin embargo, aunque la digitalización de la comunicación de la empresa con sus proveedores está muy avanzada, no se puede decir lo mismo de la comunicación con los clientes. Como resultado, se producen continuamente interrupciones no deseadas en los medios de comunicación durante el proceso de pedido. El motivo es que muchos minoristas carecen de los medios financieros y técnicos para transmitir los datos de forma estructurada y digital. Estos procesos suelen basarse en formularios de pedido predefinidos en papel o en documentos electrónicos no estructurados, que a menudo llegan al departamento de atención al cliente por fax, correo electrónico o correo postal. Introducir estos pedidos manualmente en el sistema ERP requiere un gran esfuerzo por parte del personal.

El hecho de que los pedidos que llegan de los minoristas, incluidos los formularios de pedido rellenados a mano, deban introducirse manualmente en el sistema ERP significa que luego faltan recursos valiosos para otros procesos importantes que requieren mucho tiempo. Para las empresas de cosméticos, especialmente las del sector de los productos cosméticos de lujo y profesionales, es absolutamente esencial ofrecer a los clientes una atención individual y personalizada, al tiempo que se mejora continuamente la experiencia del cliente para poder hacer frente a la competencia. Para lograrlo, es necesario liberar a los empleados de la carga que supone automatizar los procesos manuales de pedido, de modo que estos lleguen al sistema SAP de la empresa de cosméticos sin interrupciones.

El procesamiento inteligente de documentos de Retarus recibe los pedidos que llegan por fax o correo electrónico en nombre de la empresa de cosméticos. En Retarus, los formularios se someten primero a un proceso de reconocimiento inteligente de documentos (IDR). Este proceso captura la estructura del documento, además del texto que contiene, incluso en los formularios rellenados a mano. Con la ayuda de los datos del catálogo, que se han guardado en el sistema y se sincronizan constantemente, se comprueba el contenido de los detalles del pedido y se asignan. A continuación, Retarus transfiere los datos validados en el formato requerido, junto con el documento original, al sistema SAP de la empresa de cosméticos. En caso de que un pedido no se reconozca completamente, por ejemplo, debido a una letra ilegible, el documento correspondiente se marca con un indicador de bloqueo. De este modo, queda claro de inmediato en el sistema ERP que es necesario un procesamiento manual posterior. Los campos que deben revisarse se marcan claramente. En este caso, el formulario de pedido se envía directamente, junto con el original, al equipo de atención al cliente.

Independientemente de si los pedidos se reciben por fax o correo electrónico, y de si los datos se han registrado en un formulario, son datos no estructurados o están escritos a mano, el reconocimiento inteligente de documentos de Retarus identifica de forma fiable el contenido y la estructura de los documentos. Los pedidos digitalizados de este modo se introducen directamente en los sistemas SAP de la empresa de cosméticos en el formato requerido mediante Retarus Intelligent Document Processing.. Este alto grado de automatización permite al departamento de atención al cliente de la empresa acelerar todo el proceso de pedido, aumentar su fiabilidad y mejorar el flujo de caja. Los empleados del servicio de atención al cliente ya no tienen que introducir manualmente los datos de los pedidos entrantes, sino que pueden dedicarse más intensamente a sus clientes, mejorando así la experiencia del cliente.

• Digitalización y automatización de los pedidos entrantes
• Reducción del trabajo manual de procesamiento posterior
• Mejora de la experiencia del cliente
• Aceleración de los procesos y mejora del flujo de caja

Retarus ayuda a la empresa cosmética líder en el mercado mundial a automatizar al máximo su proceso de gestión de pedidos de clientes. El reconocimiento inteligente de documentos, que va mucho más allá del simple reconocimiento de texto, permite leer los pedidos entrantes sin errores. A continuación, los documentos digitalizados se ponen a disposición directamente en el sistema ERP de la empresa. Además del servicio de atención al cliente, otros departamentos de la empresa reciben sus documentos entrantes a través de diversos canales. Por lo tanto, como siguiente paso, la empresa tiene previsto implementar Retarus Intelligent Document Processing en estos escenarios, por ejemplo, para automatizar la recepción de facturas entrantes.