Digitalización en las compras: una nueva estrategia para el éxito
Ponga fin a la gestión de procesos analógicos. La digitalización profesional le permite integrar de forma flexible una amplia variedad de tipos de proveedores en las compras. Los modernos servicios de contratación electrónica optimizan las cadenas de suministro, permiten ahorros cuantificables de tiempo y costes y ofrecen una seguridad de planificación fiable en las compras. Para garantizar que la tramitación de pedidos se realiza sin problemas con todos los proveedores, se recomienda a las empresas implantar soluciones digitales que puedan conectar fácilmente a cualquier número de proveedores, independientemente de su tamaño o tipo.
El paso a la compra digital
Las compras se definen generalmente como el proceso por el que las empresas adquieren bienes o servicios. Como subconjunto del proceso procure-to-pay (P2P), las compras también están estrechamente vinculadas a la contabilidad y la recepción de mercancías. En resumen, las compras representan las actividades operativas y estratégicas de la contratación. En las compras cotidianas, las empresas trabajan con numerosos proveedores de distinto tamaño y tipo. Estas interacciones producen grandes volúmenes de pedidos de compra, confirmaciones de pedidos, avisos de entrega y facturas que recibe el comprador. Por no hablar de que todos ellos difieren según el tipo de soporte de datos. Para procesar su información automáticamente en sistemas ERP, SCM o backend, los grandes proveedores suelen utilizar EDI.
Los proveedores más pequeños o esporádicos carecen a menudo de las capacidades técnicas o económicas necesarias para hacerlo. En consecuencia, las facturas y las confirmaciones de pedido pueden llegar por correo electrónico, fax o carta. Para cada medio, el comprador suele necesitar su propio proceso de captación. Para garantizar una tramitación eficaz de los pedidos con todos los proveedores, se recomienda a las empresas que implanten una digitalización integral de las compras que permita conectar fácilmente a cualquier número de proveedores, independientemente de su tamaño o tipo. Las soluciones adecuadas – como Retarus Intelligent Document Processing o WebConnect for Suppliers – permiten a los proveedores estar conectados digitalmente con una gran empresa por un lado, independientemente de sus propias capacidades.
Ventajas en las compras estratégicas y operativas
La compra digitalizada es hoy en día la norma absoluta para las grandes y medianas empresas, lo que no es de extrañar dada la enorme ventaja competitiva que proporciona la digitalización. Las ventajas de la contratación electrónica a la hora de automatizar procesos son muchas y variadas.
Reducción de costes gracias a la digitalización
La falta de digitalización en las compras significa que los pedidos suelen imprimirse y enviarse por correo ordinario o fax, si no se envían por correo electrónico. En el otro extremo, los proveedores tienen que fusionar manualmente los distintos soportes en su sistema de proveedores. La automatización de estos procesos supone un importante ahorro de costes para ambas partes. En concreto, el ahorro en costes de personal que se produciría normalmente en cada transacción supone un importante retorno de la inversión. La capacidad liberada puede utilizarse en otros ámbitos, por ejemplo, en el servicio de atención al cliente. Al mismo tiempo, los proveedores ofrecen cada vez más descuentos por flujos de información normalizados de extremo a extremo.
Ahorro de tiempo gracias a la digitalización
Al eliminar las tareas manuales, se evitan los errores de transmisión, lo que se traduce en una mayor calidad de los datos. Además, un sistema rápido y estandarizado garantiza que no haya más errores de inventario. Como resultado, las decisiones pueden tomarse inmediatamente sin necesidad de tiempo de procesamiento adicional. Esto ahorra tiempo, que puede invertirse en mantener las relaciones existentes con los proveedores y en crear otras nuevas.
Procesos de pedido acelerados y un flujo de caja más rápido
En el contexto de la digitalización de las compras, también tienden a estandarizarse los sistemas que gestionan algo más que los procesos de adquisición. Al fin y al cabo, las empresas no sólo se benefician de la aceleración de los procesos de pedido, sino también de la facturación automatizada. Esto genera un flujo de caja más rápido, mientras que las mercancías también se envían con mayor celeridad. Esto significa que los envíos de pedidos con plazos acordados contractualmente se realizan a tiempo la mayoría de las veces.
Estructuración digital de la información con tecnología punta
Para transformar todo el sistema de contratación en papel en un proceso automatizado en gran medida, se necesitan diversas tecnologías de contratación electrónica.
Integración EDI
El intercambio electrónico de datos (EDI) es el intercambio digital de documentos comerciales. Esto incluye, por ejemplo, órdenes de compra, albaranes y facturas. Estos documentos se intercambian entre socios comerciales en forma de datos estructurados sin necesidad de intervención manual.
Reconocimiento inteligente de documentos
El reconocimiento inteligente de documentos prepara y reconoce inicialmente los datos mediante motores OCR (optical character recognition). A continuación, los datos se clasifican, segmentan y extraen mediante aprendizaje automático e inteligencia artificial. Posteriormente, los datos se postprocesan y validan. Con la función opcional Human-in-the-loop, este sistema consigue una calidad de datos especialmente alta, con índices de reconocimiento de hasta el 100 por cien.
El reconocimiento inteligente de documentos ofrece numerosas ventajas:
- Integración eficaz y fluida sin interrupciones técnicas
- Reducción de costes del 60% gracias a la automatización de la entrada de pedidos
- Procesos acelerados gracias a la automatización de tareas repetitivas
- Mayor eficacia gracias a una precisión de reconocimiento de hasta el 98%.
- Reducción de los costes de tratamiento de errores
Registro y procesamiento automatizado de los pedidos
Gracias a Retarus Intelligent Capture Services, la introducción de pedidos puede digitalizarse y automatizarse al máximo nivel.
Facturación electrónica - Digitalice los procesos de facturación de forma inteligente
Utilice la integración y automatización de Retarus para enviar y recibir facturas a nivel internacional y cumpliendo con los requisitos legales.
La digitalización como factor de éxito es atractiva para todas las empresas
La plataforma de integración y automatización de Retarus permite a todas las empresas establecer procesos digitales, independientemente de sus capacidades técnicas. La contratación electrónica le permite enviar y recibir automáticamente facturas, confirmaciones de pedidos, órdenes de compra y avisos de entrega. Para preparar la aplicación, se analizan y agrupan todos los proveedores. También se identifican y cuantifican las tareas manuales.
Lo que distingue a Retarus
WebConnect for Suppliers
Dado que no todos los proveedores utilizan EDI, el intercambio automatizado de documentos suele fracasar antes de dar el primer paso. Retarus ofrece una solución única precisamente para este fin: WebConnect for Suppliers envía los pedidos como correos electrónicos interactivos que permiten acceder al portal WebConnect sin necesidad de iniciar sesión y con un solo clic. Allí, el proveedor puede simplemente confirmar, editar o rechazar el pedido sin tener que iniciar sesión o registrarse. Opcionalmente, si el proveedor lo prefiere, pueden añadirse al correo electrónico archivos PDF adjuntos estáticos. Esto puede aumentar significativamente el número de confirmaciones automáticas de pedidos. WebConnect for Suppliers puede conectarse a cualquier aplicación ERP, independientemente del sistema EDI existente en la empresa.
Digitalizar todos los ámbitos de la comunicación
Los servicios de Retarus garantizan mucho más que procesos de pedido automatizados. Los informes opcionales identifican las confirmaciones de pedido atrasadas. Las notificaciones automáticas de recordatorio ayudan a reducir al mínimo las tareas manuales adicionales. Los documentos entrantes se comprueban automáticamente para verificar su exactitud e integridad. En caso de errores, la validación del documento activará un proceso independiente.
Integración de pequeños proveedores analógicos
Son precisamente los pequeños proveedores especializados los que a menudo siguen utilizando procesos basados en papel o fax. Con el Procesamiento Inteligente de Documentos de Retarus, ni siquiera estos proveedores suponen ya un problema. El proceso asistido por IA captura todos los documentos entrantes, los digitaliza y categoriza y, a continuación, los transfiere a los flujos de trabajo internos. De este modo, las compras pueden ahorrar hasta un 85% de tiempo en comparación con la captura manual. Los proveedores no tienen que cambiar sus procesos y pueden seguir trabajando como antes.
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