Salvaguardar la información sanitaria protegida con Cloud Fax conforme a la HIPAA
Las empresas que envían, reciben y almacenan información sanitaria personal tienen que cumplir una serie de normativas: una de las más importantes y de mayor alcance en Estados Unidos es la HIPAA. Siga leyendo si desea obtener más información sobre por qué el envío de faxes conforme a la HIPAA es fundamental para el sector sanitario y por qué debería utilizar el fax en la nube para una comunicación segura y eficaz.
¿Qué es la HIPAA?
¿Por qué es importante un fax que cumpla la HIPAA?
El fax tradicional presenta una serie de deficiencias que dificultan el cumplimiento de la HIPAA. Faxes sin carátula, números mal marcados, faxes en papel tirados a la basura: estos errores comunes pueden generar costes elevados.
En general, la HIPAA indica qué entidades están obligadas por la normativa, qué tipos de información están cubiertos y qué precauciones debe tomar un proveedor para garantizar la protección de la información del paciente.
Normas generales para un servicio de fax que cumpla la HIPAA
- Debe garantizarse la confidencialidad, integridad y disponibilidad de toda la ePHI creada, recibida, conservada o transmitida.
- Identificación y protección contra amenazas razonablemente previsibles a la seguridad e integridad de la información.
- Proteger contra usos o divulgaciones razonablemente previstos e inadmisibles.
- Debe garantizarse el cumplimiento de la normativa por parte de los empleados.1
Como centro quirúrgico de vanguardia, confiamos en el fax para recuperar la mayoría de nuestros casos, por lo que el tiempo de actividad y la fiabilidad son fundamentales para nuestro negocio. Desde que cambiamos a Retarus, no hemos tenido ningún tiempo de inactividad, hemos reducido los costes y hemos aumentado la eficiencia.
Sanciones y multas
Las infracciones de la HIPAA pueden acarrear fuertes sanciones económicas. Dependiendo del nivel de culpabilidad, las infracciones de la HIPAA pueden acarrear sanciones de 117 a más de 58.000 dólares por registro, con un límite de hasta 1,71 millones de dólares al año. 2
Confianza del paciente
Categorías de cumplimiento de la HIPAA
Garantías administrativas
- Proceso de gestión de la seguridad
- Personal de seguridad
- Acceso a la información
- Controles de auditoría
- Formación y gestión de personal
- Evaluación
Protección física
- Acceso y control de instalaciones
- Seguridad de estaciones de trabajo y dispositivos
- Medidas de seguridad del centro de datos
- Restricciones de acceso a los datos de los empleados
Garantías técnicas
- Control de acceso
- Controles de integridad
- Seguridad de la transmisión
- Seguridad de los datos y cumplimiento de la normativa
Fax tradicional vs. Cloud Fax
| Fax tradicional (máquinas de fax en papel) |
Cloud Fax | |
|---|---|---|
| Protección de metadatos | Los metadatos de fax que quedan en la memoria de la máquina no están cifrados ni protegidos. Si una persona no autorizada accede a ellos, el proveedor vulnera las salvaguardias físicas de la HIPAA en torno a la estación de trabajo y la seguridad del dispositivo. | Seguridad de la transmisión
Cifrado de datos
|
| Controles de acceso | Los faxes en papel que se dejan desatendidos en las máquinas de fax pueden ser vistos o tomados por personal no autorizado, en violación de las salvaguardias técnicas de la HIPAA en torno al control de acceso, así como de las salvaguardias físicas. | Cloud Fax puede incluir medidas que protejan el acceso a la PHI, incluida la asignación de funciones, la administración y revisión del acceso y los cambios de cuenta, de modo que cualquier cambio de personal en el proveedor se refleje en cambios inmediatos en el acceso a la PHI. |
| Registro de auditoría | El fax conforme a HIPAA requiere que las entidades cubiertas realicen un seguimiento de quién está viendo y utilizando la PHI para la atención al paciente. Los faxes en papel requieren registros de auditoría manuales que deben crearse, mantenerse y revisarse para garantizar el cumplimiento de las salvaguardias técnicas de los controles de auditoría. | Cloud Fax permite a los proveedores sanitarios crear registros de auditoría seguros y confirmados para demostrar el cumplimiento de la HIPAA. Estas plataformas también pueden incluir informes para supervisar los faxes y garantizar que se envían y reciben correctamente, así como conceder permisos de acceso a información sanitaria confidencial. |
| Riesgo de errores de introducción manual | Cuando se envía un fax a un número equivocado, el remitente viola las salvaguardas administrativas de la HIPAA en torno al acceso a la información, aunque se trate de un error honesto. | Como los números de fax se almacenan en una aplicación central, no hay riesgo de que se envíen por error a números equivocados. |
| Archiving | Cuando se almacenan datos a largo plazo, existen salvaguardias de la HIPAA en relación con los niveles de acceso, el seguimiento del acceso y el cifrado de datos. Como se ha descrito anteriormente, el uso de fax en papel y el archivo físico de los datos pueden dar lugar a violaciones de esas salvaguardias. | Los protocolos de Archiving electrónico a largo plazo eliminan la necesidad de archivar, proteger y destruir físicamente la PHI, garantizando que los proveedores cumplan los requisitos más estrictos de seguridad e integridad de los datos. |
Cómo el Cloud Fax mejora el cumplimiento de la HIPAA
Seguridad de la transmisión
Cifrado de datos
Controles de acceso
Archiving
Controles de auditoría
Transmisión segura de faxes sanitarios con Retarus Cloud Fax
El cumplimiento de la HIPAA puede ser complicado: garantizar la seguridad de la información sanitaria protegida cuando se crea, transmite y almacena requiere estructura, recursos y supervisión para garantizar la integridad y seguridad de los datos.
Sin embargo, estas preocupaciones no deben impedir que los proveedores sanitarios aprovechen las ventajas del fax en la nube. Con un proveedor de fax en la nube que cumpla la HIPAA, las empresas sanitarias pueden mejorar su posición de cumplimiento: con mejores controles, cifrado y funciones de auditoría.
El Cloud Fax también ofrece numerosas ventajas frente al fax tradicional, como costes más bajos, escalabilidad sencilla, almacenamiento de datos y mucho más. Los Retarus Cloud Fax Services aprovechan al máximo la plataforma de mensajería de Retarus y los centros de cálculo propios para ofrecer una calidad de nivel empresarial a empresas sanitarias de todos los tamaños. Controle costes, mejore el servicio y reduzca el riesgo de exposición a la ley HIPAA y otras infracciones normativas con los Retarus Cloud Fax Services.
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Fuentes:
1: https://www.hhs.gov/hipaa/for-professionals/security/laws-regulations/index.html
2: https://www.hipaajournal.com/hhs-increases-civil-monetary-penalties-for-hipaa-violations-2019-inflation/