Compañía aérea internacional confía en Retarus para gestionar sus comunicaciones de fax y SMS

At just one of its German hubs, the air transport company sends and receives 140,000 fax pages a month. Added to this, there are about as many text messages sent via business SMS services. Employees are able to send and receive fax documents and text notifications directly from and to their PCs. With the “crew fax” service, pilots and cabin staff are informed about their work schedules, and fax is also used by the airline to reserve hotel accommodation for crews all around the globe. Thanks to Retarus’ business SMS service, the crew at the hub and international destinations directly receive details or updates about flight plans or cabin staffing on their mobile phones. At the hub, 15 SAP systems generate orders, delivery schedules and order confirmations. As part of their migration to All IP and Microsoft 365, the corporation’s IT service provider decided to outsource the fax and SMS communication and discontinue the existing Kofax infrastructure.

La aerolínea requería una solución preparada para el futuro, que se integrara a la perfección en Microsoft 365 y posibilitara una comunicación por fax y SMS fiable y sin interrupciones a escala mundial, dentro del entorno All IP de la empresa. Al mismo tiempo, la compañía aérea buscaba optimizar sus costes operativos y reducir esfuerzos en aspectos como el mantenimiento y la gestión de licencias. El sistema debía satisfacer todos los requisitos de calidad y transparencia, poseer capacidad multicliente para posibilitar la asignación de costes internos y ser escalable de forma flexible.

Una aerolínea con más de 230 destinos en todo el mundo consta de múltiples departamentos y funciones, que dependen de los servicios de IT para reaccionar de manera flexible a una gran variedad de escenarios. Gracias a los servicios de fax y SMS, la compañía aérea puede gestionar rápidamente las cancelaciones y reaccionar en consecuencia. Por ejemplo, si se cancelan o reprograman vuelos repentinamente, es esencial notificar el cambio a las tripulaciones, volver a reservar habitaciones de hotel y modificar pedidos de servicios y suministros, como el catering y el combustible. Dependiendo de cada situación y uso, los empleados utilizan diferentes opciones de fax y SMS.

Retarus presta apoyo a la compañía aérea en la implementación de diversos requisitos específicos de la aviación. Por ejemplo, en caso de que se haya cancelado o reprogramado un vuelo, es posible retirar del proceso de envío un «crew fax» que ya se había liberado para su transmisión. La ventaja reside en el hecho de que los pilotos y la tripulación de cabina no reciben información irrelevante, lo que les permite así hacerse cargo de otros vuelos. Esto también permite gestionar con mayor exactitud las reservas de hotel y evitar así cancelaciones.

Los servicios de fax sobre IP y SMS basados en la nube de Retarus también funcionan de forma fiable en entornos All IP. Además, se pueden integrar perfectamente para enviar y recibir mensajes vía SMS y fax desde Microsoft 365 y tienen la posibilidad de conectarse a entornos SAP de manera sencilla y fluida, gracias a una interfaz certificada por SAP. De este modo, el proveedor de servicios de IT de la compañía aérea ha logrado implementar su estrategia All IP en el primer centro de conexión y liberarse de su infraestructura Kofax, cumpliendo al mismo tiempo los rigurosos requisitos de calidad exigidos en el sector de la aviación. Se han eliminado los esfuerzos dedicados al mantenimiento y a la gestión de licencias y se han optimizado los costes operativos. Los servicios de Retarus posibilitan la asignación interna de costes: poseen capacidad multicliente y se muestran con un alto grado de transparencia.

• Integración perfecta en Microsoft 365
• Integración en Outlook y SAP
• Satisface los estándares de calidad más exigentes
• Comunicación fiable a escala mundial
• Escalabilidad flexible, preparado para el futuro

En colaboración con Retarus, el proveedor de servicios de IT de la compañía aérea ha hecho posible que 10.000 empleados y 15 sistemas SAP reciban y envíen documentos de fax y mensajes de texto en uno de los dos centros de conexión centrales ubicados en Alemania. A tal fin, Retarus ha proporcionado a aproximadamente la mitad de los empleados sus propios números de fax entrante. Se puede acceder a los sistemas SAP a través de más de 300 números de fax configurados por Retarus. Los servicios pueden manejarse con un esfuerzo mínimo, se integran perfectamente en Microsoft 365, están conectados a SAP a través de una interfaz certificada y funcionan sin errores ni problemas en el entorno All IP. Retarus permite al proveedor de servicios de IT de la compañía aérea satisfacer los estrictos requisitos del sector de la aviación, proporcionar servicios de fax y SMS fiables y ampliar los servicios a otros emplazamientos.