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De la compra al pago: Digitalización de las compras

El proceso de compra-pago es un proceso empresarial importante que puede ser mucho más eficiente si se digitaliza por completo. Con Retarus Integration and Automation, cualquier empresa puede ahorrar dinero y sentar las bases para el crecimiento económico.

De la compra al pago

Purchase-to-pay (P2P), a veces también denominado procure-to-pay, describe todo el proceso de aprovisionamiento de una empresa. Este flujo de trabajo consta de un gran número de operaciones individuales diferentes. Entre ellas se incluyen:

  • Solicitud de compra
  • La compra en sí
  • Recepción de las mercancías pedidas
  • Pago
  • Contabilidad
Todos estos elementos individuales del proceso están conectados mediante la transferencia de sus datos correspondientes. El gran número de unidades organizativas implicadas hace que todo el flujo de trabajo sea muy complejo. El tratamiento manual supone un enorme gasto de tiempo y costes de personal. Por no mencionar que el procesamiento manual conlleva un alto riesgo de error.
La solución es un proceso de compra a pago digital y automatizado de principio a fin que abarca todo el flujo de trabajo de la empresa hasta el pago final. Mediante la eliminación de los pasos de procesamiento manual y la implantación de un nuevo proceso de aprobación estandarizado:
  • Se minimizan las fuentes de error
  • Aumenta la transparencia del proceso
  • Se maximiza la eficiencia y se reducen los costes

Un proceso de compra digital consta esencialmente de cuatro pilares:

Contratación electrónica

Un proceso de compra asistido por ordenador suele denominarse contratación electrónica. Las solicitudes suelen generarse a través de catálogos almacenados. El funcionamiento y el aspecto son similares a los de las tiendas en línea clásicas. Esto significa que cada empleado puede integrar fácilmente el sistema en su propio flujo de trabajo. Con sólo pulsar un botón, el pedido se transmite al proveedor en forma de datos estructurados.
Si el proveedor no admite datos estructurados, el pedido se envía por correo electrónico. En el mejor de los casos, la aprobación y la imputación ya se llevan a cabo cuando se inicia el pedido. Esto significa que no se requiere ninguna otra aprobación para contabilizar automáticamente la factura.

Intercambio electrónico de documentos

Para evitar interrupciones en los medios de comunicación y ahorrar tiempo, todos los documentos deben intercambiarse como datos electrónicos. Esto no sólo supone un ahorro en costes de personal, sino que también protege el medio ambiente. Para garantizar un proceso fluido, todos los remitentes y destinatarios están directamente vinculados entre sí. Esto permite al software convertir, validar y transportar uniformemente los documentos a la ubicación deseada.

Automatización de facturas

Para automatizar todo el proceso P2P de la empresa, también se optimiza el procesamiento de facturas. Esto significa que todas las facturas de los distintos proveedores se convierten inicialmente en facturas electrónicas uniformes. A continuación, el programa utiliza reglas predefinidas para comparar las facturas recibidas con los pedidos realizados o los acuerdos de pago suscritos y las mercancías recibidas. Si todos los datos coinciden, la contabilización se produce automáticamente.

Sin embargo, si el sistema detecta discrepancias, se inicia un flujo de trabajo de aprobación y se contacta con la(s) persona(s) adecuada(s). Si no se guarda ninguna persona de contacto y no se nombra ninguna referencia en el documento, se solicita un empleado responsable.

Pago electrónico

El último paso de una solución digital P2P es el procesamiento electrónico de los pagos. Para ello, los proveedores externos de servicios de pago se integran en el sistema de la empresa. A diferencia de la banca en línea tradicional, el sistema inteligente puede incluir plazos de pago favorables y descuentos. Como resultado, el software facilita la gestión del capital circulante y ahorra dinero contante y sonante.

Dependiendo del proveedor, también pueden integrarse servicios de financiación externa o de pago electrónico, que permiten la financiación intermedia o los programas de descuento dinámico.

Ventajas de un proceso P2P automatizado

La instalación de un sistema P2P moderno con Retarus Integration and Automation ofrece muchas ventajas. Por ejemplo, la posibilidad de transferir archivos PDF o faxes como datos estructurados directamente al sistema ERP ahorra tiempo y dinero. El flujo digital interno de información garantiza una mayor transparencia, mientras que la automatización reduce los errores.

Ahorro de costes elevados

La transferencia manual de datos está asociada a elevados gastos de personal, por lo que representa un enorme factor de coste para las empresas. Una solución informática fiable puede reducir el esfuerzo manual y los costes asociados. Los responsables de compras pueden agregar las compras individuales y negociar los descuentos adecuados gracias a un mejor conocimiento de los datos. La visión general de las ofertas de descuento por pronto pago y la integración de atractivas soluciones de pago electrónico también aportan otros beneficios financieros.

Más claridad

En el día a día, pocos responsables financieros saben dónde se encuentran las facturas individuales de los proveedores o si las mercancías pedidas ya han llegado. Además, procesar las consultas lleva mucho tiempo. Con una solución digital inteligente, los empleados responsables no sólo pueden hacer un seguimiento de todos los procesos, sino también gestionarlos. Al mismo tiempo, la dirección obtiene una mejor visión de conjunto de las tendencias financieras y los indicadores clave de rendimiento (KPI) alcanzados por los distintos departamentos.

Menos errores

Con la automatización en lugar de la transmisión manual, también se eliminan los errores humanos. Sobre todo en la tramitación de facturas, los errores pueden tener graves consecuencias, como el pago de importes incorrectos o a proveedores equivocados.

Retarus para la automatización de cadenas de procesos P2P y O2C

La facturación electrónica suele ser el primer paso que dan las empresas hacia un proceso de compra digitalizado. Sin embargo, el procesamiento electrónico de facturas es sólo una parte de la contratación electrónica. Para aprovechar todo el potencial de un proceso P2P automatizado, es necesario convertir el mayor número posible de flujos de trabajo al procesamiento electrónico. Precisamente por eso, Retarus ofrece sus servicios de Integración y Automatización, que cumplen con todos los requisitos internacionales de facturación electrónica (B2B y B2G) tanto para el envío como para la recepción de facturas. El servicio de Archiving a largo plazo de Retarus garantiza la conformidad para más de 50 países con un portal separado y centros de datos redundantes para el almacenamiento de documentos conforme a la ley. Gracias a la interconexión con plataformas como Ariba u OpenPeppol, se puede lograr sin problemas una digitalización integral.

Registro y procesamiento automatizado de los pedidos

Gracias a Retarus Intelligent Capture Services, la introducción de pedidos puede digitalizarse y automatizarse al máximo nivel.

Lea el caso práctico

Digitalice los procesos de facturación de forma inteligente

Utilice la integración y automatización de Retarus para enviar y recibir facturas a nivel internacional y cumpliendo con los requisitos legales.

Lea el caso práctico

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