Une entreprise de cosmétiques fait confiance à Retarus

Les processus de livraison et de facturation de l’entreprise de cosmétiques sont déjà largement numérisés, depuis les commandes en ligne jusqu’à la facturation par EDI. Cependant, si la numérisation de la communication avec les fournisseurs est bien avancée, il n’en va pas de même pour la communication avec les clients. Il en résulte des ruptures médiatiques indésirables qui se produisent régulièrement dans le processus de commande. La raison en est que de nombreux détaillants ne disposent pas des moyens financiers et techniques nécessaires pour transmettre les données de manière structurée et numérique. Ces processus reposent souvent sur des bons de commande prédéfinis sur papier ou des documents électroniques non structurés, qui sont généralement transmis au service clientèle par fax, e-mail ou courrier postal. La saisie manuelle de ces commandes dans le système ERP nécessite un travail fastidieux et coûteux de la part du personnel.

Le fait que les commandes provenant des détaillants, y compris les bons de commande remplis à la main, doivent être saisies manuellement dans le système ERP signifie que des ressources précieuses font alors défaut pour d’autres processus importants et chronophages. Pour les entreprises de cosmétiques, en particulier celles du secteur des produits cosmétiques de luxe et professionnels, il est absolument essentiel d’offrir à leurs clients un service personnalisé et individuel tout en améliorant continuellement leur expérience afin de rester compétitives. Pour y parvenir, les employés doivent être déchargés des tâches manuelles liées aux processus de commande afin que les commandes parviennent au système SAP de l’entreprise de cosmétiques sans aucune interruption.

Retarus Intelligent Document Processing reçoit les commandes par fax ou par e-mail pour le compte de l’entreprise de cosmétiques. Chez Retarus, les formulaires sont d’abord soumis à un processus de reconnaissance intelligente des documents (IDR). Celui-ci capture la structure du document en plus du texte qu’il contient, même pour les formulaires remplis à la main. À l’aide des données du catalogue, qui sont enregistrées dans le système et constamment synchronisées, les détails de la commande sont vérifiés quant à leur contenu et mappés. Retarus transfère ensuite les données validées dans le format requis, avec le document original, vers le système SAP de l’entreprise de cosmétiques. Si une commande n’est pas entièrement reconnue, par exemple en raison d’une écriture manuscrite illisible, le document correspondant est marqué d’un drapeau de verrouillage. Le système ERP indique alors immédiatement qu’un traitement manuel est nécessaire. Les champs à vérifier sont clairement signalés. Dans ce cas, le formulaire de commande est envoyé directement, avec l’original, au service clientèle.

Que les commandes soient reçues par fax ou par e-mail, que les informations aient été saisies dans un formulaire, qu’il s’agisse de données non structurées ou manuscrites, la reconnaissance intelligente des documents de Retarus identifie de manière fiable le contenu et la structure des documents. Les commandes ainsi numérisées sont ensuite transmises directement aux systèmes SAP de l’entreprise de cosmétiques dans le format requis par Retarus Intelligent Document Processing.. Ce haut degré d’automatisation permet au service clientèle de l’entreprise d’accélérer l’ensemble du processus de commande, d’augmenter sa fiabilité et d’améliorer la trésorerie. Les employés du service clientèle n’ont plus besoin de saisir manuellement les détails des commandes entrantes, mais peuvent se consacrer davantage à leurs clients, améliorant ainsi l’expérience client.

• Numérisation et automatisation des commandes entrantes
• Réduction des efforts de traitement manuel
• Amélioration de l’expérience client
• Accélération des processus et amélioration de la trésorerie

Retarus aide l’entreprise cosmétique leader mondial à automatiser autant que possible son processus de traitement des commandes clients. La reconnaissance intelligente des documents, qui va bien au-delà de la simple reconnaissance de texte, permet une lecture sans erreur des commandes entrantes. Les documents numérisés sont ensuite mis à disposition directement dans le système ERP de l’entreprise. Outre le service clientèle, plusieurs autres services de l’entreprise reçoivent leurs documents entrants par différents canaux. Dans une prochaine étape, l’entreprise prévoit donc de déployer Retarus Intelligent Document Processing dans ces scénarios, par exemple pour automatiser la réception des factures entrantes.