Regelmäßige Leser unseres Blogs wissen Bescheid: Seit 1. Januar beziehungsweise 1. Februar 2026 sind elektronische Rechnungen für B2B-Geschäfte in Belgien und Polen verpflichtend – für Kunden von Retarus Global E-Invoicing kein Problem.
Belgien: Verzögerungen durch nicht registrierte Teilnehmer
Belgien hat bereits zum Jahreswechsel 2025/26 den Startschuss zur verpflichtenden Einführung von E-Invoicing gegeben. Die Dutzenden von Retarus-Kunden, die Belgien bis November gebucht und entsprechende Vorbereitungen in ihren ERP-Systemen getroffen hatten (insbesondere bezüglich EN-Konformität und Peppol-ID), wurden allesamt rechtzeitig und erfolgreich ins Peppol-Netzwerk integriert. Damit senden und empfangen diese Kunden bereits seit über einem Monat elektronische Rechnungen.
Jedoch ist dies offensichtlich vielen Wirtschaftsteilnehmern in Belgien oder deren Dienstleistern nicht gelungen: Der häufigste Fehler, auf den wir gestoßen sind, waren (noch) nicht registrierte Teilnehmer. Die Folge waren viele eigentlich unnötige Verzögerungen bei der Einführung sowie erhebliche Mehraufwände für die Kommunikation mit Geschäftspartnern und deren Providern.
Dies unterstreicht einmal mehr, wie wichtig die Wahl des richtigen technischen Dienstleisters ist. Retarus beispielsweise verfügt schon seit vielen Jahren über die notwendigen Peppol-Zertifizierungen für ein- und ausgehenden Datenverkehr und entsprechende Erfahrung aus zahlreichen Peppol-Anbindungen in ganz Europa.
Polen: Spitz auf Knopf
Für Polen darf man den Januar guten Gewissens noch als turbulent bezeichnen. Die Regierung feilte bis zur letzten Minute an den technischen Spezifikationen für KSeF 2.0; das produktive System wurde tatsächlich erst zum 1. Februar freigeschaltet. Entsprechend strapaziert waren auch das Entwicklungs- und Integrationsteam von Retarus und die Nerven unserer Kunden. Aber auch in Polen haben wir es geschafft, alle Kunden rechtzeitig und erfolgreich mit KSeF zu verbinden.
Verglichen mit Belgien hat Polen ein wesentlich komplexeres System eingeführt. Der Austausch von elektronischen Rechnungen muss zwingend über eine zentrale Plattform (KSeF) laufen, die sich ausschließlich via API ansprechen lässt. Außerdem nutzt Polen ein proprietäres XML-Datenformat in polnischer Sprache, das damit von internationalen Normen abweicht und die Integration erschwert.
Retarus hatte in Polen ebenfalls früh mit der Integration in die erste KSeF-Version begonnen und konnte die dort gemachten Erfahrungen mit in die v2 übernehmen. Neue Herausforderungen lagen unter anderem im Zertifikatsmanagement, für das die polnischen Behörden eigens ein Portal eingeführt hatten. Dessen Nutzung erwies sich für viele Kunden jedoch als komplex und fehleranfällig.
Kompetente lokale Steuerberatung hilft
Anwender mit guter steuerrechtliche Beratung konnten diese administrativen Tätigkeiten wesentlich schneller und zuverlässiger erledigen. Entsprechend empfehlen wir unseren Kunden die Kombination aus einem zuverlässigen Service Provider und einer kompetenten lokalen Steuerberatung, um auch anspruchsvolle E-Rechnungs-Anforderungen innerhalb vorgegebener Fristen pünktlich umzusetzen.
Zum Durchatmen bleibt kaum Zeit. Die VAE und Frankreich, aber natürlich auch Deutschland und viele weitere Länder stehen mit der elektronischen Rechnung in den Startlöchern. Wenn Sie rechtzeitig und zuverlässig dabei sein wollen, kontaktieren Sie uns gerne!
