Molte aziende stanno predisponendo la digitalizzazione degli acquisti. Inevitabilmente, si chiedono se ci sia un modo per automatizzare gli ordini dei fornitori per i quali l’EDI non è un’opzione economicamente praticabile. Retarus ha la risposta: WebConnect for Suppliers, una soluzione innovativa in grado di gestire le complessità dell’ufficio acquisti.
Le sfide dell’ufficio acquisti
Nella gestione dell’ufficio acquisti le aziende devono affrontare numerose sfide. Tra queste, l’acquisizione manuale di conferme d’ordine critiche per la produzione, la mancanza di connessioni EDI, risposte incomplete o pervenute in ritardo e il complesso monitoraggio degli ordini con sistemi diversi ed elenchi Excel. La mancanza di soluzioni in grado di gestire un’efficiente automazione dei processi porta a procedure che comportano un dispendio di tempo e carichi amministrativi.
Requisiti di base per la progettazione di una nuova soluzione
Per rispondere a queste sfide, Retarus ha definito i requisiti fondamentali per la progettazione di una nuova soluzione. Sono inclusi la facilità d’uso per i fornitori, la possibilità di evitare il carico amministrativo tipico di WebEDI, conferme d’ordine più affidabili rispetto alle soluzioni di acquisizione e un onboarding semplificato di fornitori nuovi, senza complicazioni legate alla configurazione. Inoltre, il monitoraggio delle conferme d’ordine dovrebbe già essere incluso.
Retarus WebConnect for Suppliers: ecco la soluzione
Retarus WebConnect for Suppliers soddisfa tutti questi requisiti. Il sistema ERP del cliente può utilizzarlo per attivare un ordine in formato EDI, che viene poi trasmesso al portale WebConnect. Da qui, viene inviata al fornitore un’e-mail con l’ordine (PDF) e un link univoco e sicuro per la conferma.
Anche la gestione lato fornitore è estremamente semplice: è sufficiente un clic per richiamare l’ordine direttamente nel portale e confermarlo, rifiutarlo o modificarlo con una selezione del mouse. È inoltre possibile apportare ulteriori modifiche a prezzi, quantità o sconti: questo è particolarmente importante in presenza di supply chain inaffidabili o interrotte, e quindi di consegne parziali. La conferma d’ordine viene poi rispedita al sistema ERP del cliente in formato EDI.
Facilità di gestione e supporto multilingue
Il sistema si presenta al fornitore come un ordine stampato, per ridurre al minimo ostacoli e barriere all’uso. La gestione è intuitiva, per cui il fornitore si orienta rapidamente e può creare facilmente la conferma d’ordine. Le conferme per l’estero vengono anche emesse automaticamente nella lingua nazionale del paese di destinazione, se lo si desidera.
Inoltre, WebConnect for Suppliers offre la possibilità di scambiare dati tra fornitore e committente nell’ambito della conferma d’ordine. Si tratta di un’importante aggiunta al semplice scambio di PDF.
Monitoraggio e risultati
In media, il sistema aumenta il tasso di conferma d’ordine di oltre il 20%, arrivando a superare il 95%. Con la rimozione dell’inserimento manuale dei dati e della loro sincronizzazione, i costi si riducono notevolmente. WebConnect for Suppliers consente quindi di coinvolgere anche i fornitori più piccoli a costi economicamente vantaggiosi.
Il nostro pacchetto software offre un modello di prezzo flessibile con tariffe forfettarie e volume incluso e non richiede alcuna installazione. Che si tratti di inviare 2000 ordini al mese a un singolo fornitore o di effettuare ordini a 2000 fornitori diversi, WebConnect for Suppliers ti consente di operare senza intoppi e senza differenze di costo.
Implementazione rapida e versione demo
Un altro vantaggio di Retarus WebConnect for Suppliers è la disponibilità quasi immediata della soluzione completa. Il sistema è pronto per l’uso in meno di dodici settimane. È inoltre disponibile la modalità demo, per consentire ai clienti e ai fornitori di testarlo in qualsiasi momento.
Conclusione
Retarus WebConnect for Suppliers automatizza il processo di acquisto con i fornitori più piccoli in modo efficiente e affidabile. La facilità d’uso, l’ampia gamma di funzioni e i costi contenuti e trasparenti rendono il sistema una scelta estremamente valida per le aziende che vogliono ottimizzare gli acquisti e ridurre i costi.
In un post di approfondimento sul blog, presentiamo le Notifiche di spedizione per i fornitori più piccoli e ti mostriamo diverse schermate di WebConnect for Suppliers.
