Automatisches Sortieren und Weiterleiten von E-Mails zur Beschleunigung der Bearbeitungszeiten

Unternehmen erhalten jeden Tag eine große Anzahl von E-Mails. Retarus unterstützt sie dabei, ihre Workflows durch automatisiertes E-Mail-Routing und automatisierte Vorsortierung zu optimieren - und das bereits auf der Gateway-Ebene.

Wie funktioniert die E-Mail-Automatisierung?

Ein Administrator kann in einem Self-Service-Portal Regeln erstellen, aktivieren, deaktivieren, ändern und nach Prioritäten ordnen. Die Experten von Retarus stehen Ihnen bei Bedarf jederzeit beratend zur Seite.

Regeln bestehen aus zwei Elementen: einer Bedingung und einer Aktion. Die Aktion wird ausgeführt, sobald eine bestimmte Bedingung auf eine E-Mail zutrifft. Es können auch mehrere Bedingungen kombiniert werden. Beispielsweise können Unternehmen eingehende E-Mails nach Schlüsselwörtern in der Betreffzeile, der E-Mail-Adresse des Absenders, der im Text der E-Mail verwendeten Sprache oder dem Herkunftsland der E-Mail (GeoIP“) filtern.

Administrator-Ansicht der Retarus Predelivery Logic

Welche Regeln können zur Analyse von E-Mails verwendet werden?

Beispiele für E-Mails, die vor der Zustellung in den Posteingang des Empfängers automatisch sortiert werden:

E-Mails mit länderspezifischer Herkunft

E-Mails von Absendern aus einer bestimmten Region oder einem bestimmten Land können automatisch unter Quarantäne gestellt werden, zum Beispiel aus Sicherheitsgründen oder aufgrund von Compliance-Regeln.

E-Mails für eine Landesgesellschaft

Je nach Sprache des Absenders können E-Mails direkt an den lokalen Server der jeweiligen Niederlassung weitergeleitet oder mit einem Schlüsselwort versehen werden, um die weitere Bearbeitung zu erleichtern.

E-Mails für bestimmte Abteilungen

Basierend auf bestimmten Schlüsselwörtern in der Betreffzeile können E-Mails auch vorsortiert oder gekennzeichnet werden, z. B. durch Hinzufügen eines projektbezogenen Begriffs in der Betreffzeile.

Umschreiben von E-Mail-Adressen

Der Service von Retarus erlaubt es Administratoren nicht nur, Regeln für eingehende E-Mails festzulegen, sondern auch die ausgehende Kommunikation zu beeinflussen. Auf diese Weise können E-Mail-Adressen automatisch umgeschrieben werden. Ein Unternehmen möchte zum Beispiel, dass die E-Mail-Adressen seiner Mitarbeiter nach einer Fusion oder einem Rebranding sofort die richtige Domäne haben. Dies kann aus rechtlichen Gründen oder für Marketingzwecke erforderlich sein.

E-Mails für Geschäftsanwendungen

Einige E-Mails sind für die Weiterverarbeitung in Anwendungen bestimmt. Die Kunden stoßen im Inbound-Kanal immer häufiger auf dieses Problem. Mit Hilfe von definierten Regeln werden diese E-Mails an die jeweilige Anwendung zugestellt.

Was sind die Vorteile der Automatisierung von E-Mails?

Das automatische Routing von E-Mails mit Retarus Predelivery Logic bietet entscheidende Vorteile:

Die Unternehmen können sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.
Administratoren können Filterregeln für die Sortierung nach ihren spezifischen Anforderungen erstellen und ändern. Retarus Experten bieten bei Bedarf Unterstützung an.
E-Mails landen genau an der richtigen Stelle. Sie werden zum Beispiel automatisch an die richtige Filiale oder Abteilung weitergeleitet. Die Kommunikation mit Kunden erfolgt schneller und gezielter.

Die Verwendungsmöglichkeiten gehen weit über die üblichen Policy Engines hinaus.
Diese effiziente, skalierbare Lösung bietet eine breite Palette von Optionen und reduziert die Verwaltungskosten erheblich.

Mit Predelivery Logickönnen Unternehmen E-Mails automatisch weiterleiten, analysieren und verarbeiten, indem sie individuelle Regeln festlegen. Hinzu kommen ein 24/7-Support in der Landessprache des Kunden und ein Service-Management-Team, das die optimale Zustellung sicherstellt. Alle Retarus Services sind hundertprozentig DSGVO-konform und stets im Einklang mit den lokal geltenden Datenschutzrichtlinien.

Wir sind für Sie da!

Sie haben Fragen zu Retarus, unseren Produkten und Dienstleistungen oder möchten weitere Informationen erhalten? Ihr persönlicher Vertriebsmitarbeiter hilft Ihnen bei allen Anfragen.

Kontaktieren Sie uns jetzt