Avis mietet Retarus Managed Fax Service

Mit etwa 5.750 Stationen in 165 Ländern zählt Avis zu den erfolgreichsten Autovermietern weltweit. Maßgeblich dazu bei trägt die Avis GmbH & Co. KG aus Oberursel im Taunus mit einer Flotte von 22.000 Fahrzeugen an 330 Stationen. Unerlässlich für den Erfolg ist eine zuverlässige Kommunikationsinfrastruktur, die Retarus mit dem Managed Fax Service Mail2Fax zur Verfügung stellt.

Kunde
Avis GmbH & Co. KG

Branche
Autovermietung

Ausgangssituation

Hohe Service-Qualität
Ein Autovermieter wird weder alleine durch Größe und Alter seiner Fahrzeugflotte, noch durch ein dicht geknüpftes Netz von Service-Stationen erfolgreich. Von essentieller Bedeutung ist auch die Qualität des Kundenservice. Dessen Servicequalität muss Avis jeden Tag neu unter Beweis stellen, wenn es darum geht, Kunden in schwierigen Situationen rasch und flexibel weiterzuhelfen. Ein besonders augenfälliges Beispiel hierfür liefert die Abteilung Avis Assistance. Sie kümmert sich um die Belange von Unfallgeschädigten, denen nach einem Verkehrsunfall ein Mietfahrzeug zur Verfügung gestellt wird: Es gilt, Werkstätten, Versicherungen und Service-Stationen zu koordinieren, um dem Kunden einen möglichst reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Dass dies keine einfache Aufgabe ist, belegt allein schon der Schriftverkehr, der sich jährlich auf ein Volumen von rund 70.000 Vorgängen beläuft.

Zielsetzung

Kommunikationsprozesse optimieren
Die Aufgabe, der sich Avis Assistance widmet, ist nicht einfach: Oft genug liegen bei den Betroffenen die Nerven blank und gleichzeitig gibt es Vieles zu erledigen. Fragen zur Fahrzeugübergabe, Rückgabe, Kostenübernahme und Reparatur müssen geklärt werden. Zudem hat man es stets mit unterschiedlichen Vertragspartnern – Werkstätten, Versicherungen, Service-Stationen – zu tun. Um diese Vorgänge rasch und unbürokratisch zu erledigen, benötigt Avis ein Kommunikationsmedium, mit dem sich universell alle Korrespondenzpartner erreichen lassen.

Mail2Fax sichert uns nicht nur eine gewaltige Zeitersparnis, sondern ermöglicht auch eine zuverlässige und schnelle Reaktion gegenüber den Partnern und Versicherungsunternehmen.

Stefan Bode, Director Information Technology, Avis SAP Customer Service Center

Besondere Herausforderungen / Vorgehensweise

Ohne Telefax läuft nichts
Um allen Anforderungen gerecht zu werden und um das immense Volumen an Geschäftsvorgängen zu bewältigen, setzt Avis Assistance Retarus Mail2Fax ein. Die nahtlose Integration des Managed Fax Service in die Domino/Notes-Umgebung bei Avis ermöglicht es, Telefaxe aus dem E-Mail-Client direkt über die rund um die Uhr verfügbare Kommunikationsinfrastruktur von Retarus zu versenden. Nach einer kurzen Testphase und einigen Anpassungen der Lotus Domino/Notes-Infrastruktur bei Avis war die schnelle und reibungslose Abwicklung aller Prozesse möglich: Aus rund 40 verschiedenen Standardvorlagen werden seither Antwortschreiben an Versicherer, an Avis-Stationen und an Werkstätten generiert, automatisch mit den individuellen Adressdaten verbunden und schließlich über den Managed Fax Service in den Retarus Rechenzentren zuverlässig versendet.

Nutzen und Vorteile

Schnelle Implementierung, einfache Bedienung
Die Nutzung von Retarus Mail2Fax erfordert keine zusätzlichen Investitionen – etwa für einen Fax-Server, spezielle Hardware, Leitungen oder Wartung. Die Versandkapazität der Retarus Rechenzentren ist nahezu unbegrenzt, dabei bleiben alle Kosten jederzeit transparent: Berechnet wird nur, was auch tatsächlich verschickt wird. Auch eine Schulung der Anwender ist nicht nötig. Jeder Mitarbeiter kann sofort von seinem Arbeitsplatz aus Dokumente per Fax transaktionssicher versenden: Die zu versendenden Nachrichten werden im E-Mail-Programm verfasst und wie gewohnt verschickt. Lediglich die Adressierung unterscheidet sich: Statt einer E-Mail-Adresse gibt der Absender die Fax-Nummer des Adressaten ein. Die Nachricht wird zu den Retarus Rechenzentren übertragen. Der Status über die Zustellung der Faxe wird dem Absender per E-Mail mitgeteilt. Retarus Mail2Fax unterstützt alle gängigen Textverarbeitungs-, Tabellenkalkulations- und Präsentationsformate sowie Grafikformate. Schließlich ermöglicht Mail2Fax auch die gemischte Adressierung von E-Mails und Telefaxen.

Key Benefits

  • Faxe direkt aus E-Mail-Clients oder Applikationen versenden
  • Kein Schulungsaufwand für Benutzer
  • Kein Investitionsaufwand, transparente Betriebskosten
  • Keine zusätzliche Hard-/Software, keine Updates, keine Wartung

Retarus Services

Retarus Mail2Fax

Fazit und Ausblick

Schlanke Technologie, keine Investitionskosten
Retarus Mail2Fax wurde bei Avis mit dem Ziel eingeführt, jedem Anwender, der eine E-Mail verfassen kann, auch einen leistungsfähigen Fax-Service zur Verfügung zu stellen. Ein zentrales Merkmal von Retarus Mail2Fax ist die einfache und bequeme Bedienbarkeit und hohe Integrationsfähigkeit. Für Avis entfallen zudem unnötige Investitionen, da nur die Nutzung des Service berechnet wird.

Wir sind für Sie da!

Sie haben Fragen, wünschen weitere Informationen oder möchten Retarus Cloud Services testen?
Wir sind für Sie da. Telefonisch oder per E-Mail. Gerne besuchen wir Sie auch und zeigen Ihnen unsere Ansätze vor Ort.