Fax-Cloud mit maximaler Performance für die BayWa AG

Mit einem Volumen von rund drei Millionen Seiten pro Jahr zählt die BayWa AG zu den größten Fax-Versendern in Europa. Täglich versendet der europäische Agrarhändler tausende Geschäftsbelege per Telefax an Kunden und Lieferanten. Neben dem direkten Versand aus den SAP-Systemen spielt dabei auch der Versand aus Microsoft Exchange-basierenden Anwendungen eine zentrale Rolle. Eine eigene Fax-Server-Infrastruktur erwies sich als zu kosten- und wartungsintensiv, zudem erforderte sie einen hohen administrativen Aufwand.

Als hundertprozentige Tochter der BayWa AG suchte die für die gesamte IT zuständige RI-Solution GmbH nach einer leistungsfähigen Desktop-Fax-Lösung, mit der Geschäftsdokumente direkt aus Microsoft Outlook versendet werden können. Die Lösung sollte einerseits optimal zu den jeweiligen Kommunikationsprozessen und zu Mitarbeiterverhalten passen andererseits flexibel skalierbar an wachsende Bedürfnisse anpassbar sein – und dabei stets eine transparente Kostenstruktur bieten.

Der Cloud-Fax-Service für Microsoft Exchange von Retarus ließ sich nahtlos in die vorhandene Infrastruktur einbinden und sofort nach der Implementierung unternehmensweit nutzen. Da die Exchange-eigenen Schnittstellen unterstützt werden, war zur Implementierung seitens RI-Solution lediglich eine geringe Konfigurationsänderung erforderlich. Die Oberfläche, Nutzungsweise und Adressierung blieben für die Anwender identisch mit der bisherigen Arbeitsweise in Microsoft Outlook. Durch die perfekte Integration mit dem Outlook-Client können jetzt z. B. Vertriebsmitarbeiter der BayWa ihre Geschäftskorrespondenz bequem aus ihrer gewohnten Arbeitsumgebung an Lieferanten, Kunden oder Niederlassungen direkt über die Retarus Fax-Cloud versenden.

Dank Retarus Faxolution for Exchange konnte die BayWa AG ihre Fax-Infrastruktur auf ein Minimum reduzieren und parallel die Kommunikationskosten deutlich senken, ohne auf eine professionelle Fax-Funktionalität verzichten zu müssen. Investitionen in spezielle Fax-Hardware und -Software, Wartung, Lizenzen und Leitungen gehören damit der Vergangenheit an.

Durch den Einsatz von Faxolution for Exchange steht der BayWa AG die volle Kapazität und Leistung der Retarus Fax-Cloud zur Verfügung, die eine hocheffiziente Unternehmenskommunikation mit maximaler Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit ermöglicht. Mit Faxolution for Exchange verfügt die BayWa AG über eine beliebig skalierbare Fax-Infrastruktur, die nicht nur den gegenwärtigen High-Volume Fax-Aufträgen gewachsen ist, sondern auch flexibel an zukünftige Steigerungen angepasst werden kann.

• Nahtlose Integration in vorhandene Microsoft Exchange-Umgebung
• Fax-Versand aus Microsoft Outlook mit Adressbuch-Integration
• Unbegrenzte Versandkapazität, Höchstmaß an Verfügbarkeit
• Maximale Kosten- und Prozesstransparenz
• Sofort startklar und zentral administrierbar

Nach dem erfolgreichen Roll-out von Faxolution for Exchange und anderen Fax-Diensten wie Faxolution for SAP, beschäftigt sich die BayWa AG mit weiteren IT-Themen, wie dem elektronischen Datenaustausch (EDI) und dem elektronischen Rechnungsversand. Als One-Stop-Shop für Messaging Services bietet Retarus auch hier transaktions- und rechtssichere Dienste für eine nahtlose B2B/EDI-Integration und optimierte Faktura-Prozesse.