Beth Israel Lahey Health reduziert Fax-Probleme durch die Integration von Cloud-Fax

Beth Israel Lahey Health (BILH), ein führendes integriertes Non-Profit-Gesundheitssystem, stand vor der Herausforderung, sein veraltetes Fax-System zu verwalten und suchte nach einer skalierbaren und kostengünstigen Lösung. Die Gespräche zwischen James Roeber, Director of Infrastructure Solutions, und dem Retarus-Team führten zur Implementierung von Retarus Cloud Fax, um die digitale Automatisierung von BILH zu verbessern.

Kontext und Zielsetzung

BILH verwaltete mehrere veraltete Faxsysteme, die für die Größe des Netzwerks nicht skalierbar waren. Dies führte zu einer hohen Ausfallrate (~34 %) und hohen Gesamtbetriebskosten (TCO). Angesichts des großen Volumens der versendeten Faxe, der zugehörigen Telefonnummern und der Notwendigkeit der Integration mit Epic und anderen Tools waren Umfang und Reichweite der Migration dieser Systeme beträchtlich.

Um die veraltete Kommunikationsinfrastruktur zu verbessern, suchte BILH einen Anbieter, der über Fachwissen in den Bereichen Epic-Integrationen, Skalierbarkeit und Kosteneffizienz verfügt. Darüber hinaus bevorzugte das Unternehmen eine sichere und konsolidierte Cloud-basierte Lösung, die einen Überblick über die Auslastung und potenzielle Ausfälle bietet – eine Funktion, die zuvor nicht verfügbar war. Retarus, ein führender Anbieter von Cloud Fax-Services, erwies sich aufgrund seines umfassenden Angebots und seiner nachweislichen Erfolgsbilanz sowie seiner Fähigkeit, Prozesse zu rationalisieren, die Sicherheit zu verbessern und einen signifikanten ROI zu erzielen, als der am besten geeignete Anbieter für diese Transformation.

Prozess der Umsetzung

Der erste Schritt für das Retarus Team bestand darin, die spezifischen Anforderungen von BILH kennenzulernen. Dazu gehörten ausführliche Gespräche mit den Beteiligten, um die Hindernisse zu identifizieren, mit denen sie konfrontiert waren. Ein Proof of Concept wurde erstellt, um die Fähigkeiten der Plattform sowie die Sicherheits- und Compliance-Funktionen zu präsentieren. Die Implementierung musste sorgfältig geplant werden, wobei die Integrationsanforderungen und die Compliance-Standards im Gesundheitswesen berücksichtigt werden mussten, einem Sektor, der stark auf Fax mit strengen Datensicherheitsanforderungen angewiesen ist.

Retarus erkannte auch die Möglichkeit, die Gesamtausgaben zu senken und die Mitarbeiterzufriedenheit (ESAT) durch einfache Bedienung zu erhöhen. Sobald die Prioritäten bestätigt waren, arbeitete ein engagierter Projektmanager von Retarus mit BILH zusammen, um die Projektabstimmung und den Fortschritt während des gesamten Implementierungsprozesses sicherzustellen. Dieses Team stand in ständiger Kommunikation, um sicherzustellen, dass die anfänglichen Anforderungen erfüllt und alle neuen Herausforderungen effizient bewältigt wurden.

Eine Herausforderung, die es zu bewältigen galt, betraf eine auf einer Insel ansässige Radiologieklinik, die mit den Zustellungsraten aufgrund eines lokalen Spediteurs mit wenigen Alternativen zu kämpfen hatte. Ungefähr die Hälfte der Faxübertragungen für diese Klinik schlug fehl. Um diese Herausforderung für das BILH zu umgehen, stellte Retarus eine US-Faxnummer zur Verfügung, die an eine sichere E-Mail-Adresse weitergeleitet wurde, wodurch der Insel-Carrier umgangen werden konnte. Die Klinik konnte über diesen sicheren Posteingang auf die benötigten Dokumente zugreifen, was den Geschäftsprozess beschleunigte und die bisherigen Frustrationen beseitigte.

Darüber hinaus arbeiteten beide Teams zusammen, um sicherzustellen, dass Retarus Cloud Fax nahtlos mit der maßgeschneiderten KI-Lösung von BILH zusammenarbeitet, die entwickelt wurde, um den Prozess der Zuordnung eingehender Informationen zu den entsprechenden Patientendiagrammen in Epic für die ambulanten Dienste zu beschleunigen. Indem Retarus eingehende Faxe an einen sicheren SharePoint-Ordner innerhalb der BILH-Infrastruktur liefert, konnte der manuelle Prozess des Herunterladens des Dokuments, der Anzeige der Daten und des Hochladens in das entsprechende Patientendiagramm durch eine abschließende Überprüfung ersetzt werden, um zu bestätigen, dass das Routing korrekt erfolgt ist.

Das Beth Israel Lahey Health System hatte mit mehreren veralteten Fax-Systemen zu kämpfen, die eine hohe Ausfallrate und hohe TCO aufwiesen. Deshalb suchten wir nach einer sicheren, konsolidierten, Cloud-basierten Lösung mit Epic-Integration. [...] Wir haben nicht nur Millionen von Dollar im Zusammenhang mit Faxdiensten eingespart, sondern auch die Ausfallraten reduziert, was zu einer allgemeinen betrieblichen Effizienz geführt hat. Da wir unsere Epic-Implementierung ausweiten, ist Retarus bereit, das erhöhte Volumen zu bewältigen, ohne dass zusätzliche Hardware oder Leitungen erforderlich sind.

James Roeber, Direktor für Infrastrukturlösungen, Beth Israel Lahey Gesundheitssystem

Ergebnisse

Die Lösung von Retarus ließ sich nahtlos in Epic integrieren, was zu einer drastischen Senkung der Fehlerquote von 34 % auf 6 % im ersten Jahr führte. Im zweiten Jahr sank die Ausfallrate auf 4 %, wobei der Trend zur Verbesserung anhielt. Dies trug zu geschätzten Einsparungen bei den Telekommunikationskosten in Höhe von 4 Millionen US-Dollar bei, während weiterhin fast 2 Millionen Faxseiten pro Monat verarbeitet wurden. Die Mitarbeiterzufriedenheit (ESAT) stieg, und die Transparenz der Faxprozesse verbesserte sich.

Das Wichtigste in Kürze

~ 2.0 Mio. Seiten pro Monat
4 Mio. $+ Einsparungen bei Telekommunikationskosten
96% Erfolgsquote

Fazit

Die erfolgreiche Implementierung von Retarus Cloud Fax in das IT-System von BILH verdeutlicht die Bedeutung einer strategischen Anbieterauswahl, einer sorgfältigen Planung und einer effektiven Zusammenarbeit. Durch die Bewältigung von Herausforderungen und die Nutzung innovativer Technologien konnte BILH erhebliche Kosteneinsparungen, Prozesseffizienzen und eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit erzielen. Dieses Projekt dient als Modell für künftige Automatisierungsbestrebungen und legt den Grundstein für eine fortlaufende digitale Transformation innerhalb der Organisation, da die Faxumgebung von BILH nun digitalisiert und automatisiert ist und eine weitere Automatisierung ermöglicht, sobald weitere KI-Tools verfügbar sind.

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