Beth Israel Lahey Health senkt die Fehlerquote mit Retarus Cloud Fax von 34 % auf 4 %

Die diversen Fax-Altsysteme von BILH konnten mit der Größe des Netzwerks nicht mehr mithalten. Dies führte zu einer hohen Ausfallrate (~34 %) und hohen Gesamtbetriebskosten (TCO). Angesichts der vielen versendeten Faxe und genutzten Telefonnummern sowie der nötigen Integration mit Epic und anderen Tools waren Umfang und Reichweite der Migration beträchtlich.

Um seine veraltete Kommunikationsinfrastruktur abzulösen, suchte BILH einen Anbieter mit Erfahrung bei Epic-Integration, Skalierbarkeit und Kosteneffizienz. Weiter wünschte das Unternehmen eine sichere und konsolidierte cloudbasierte Lösung mit Überblick über die Auslastung und drohende Ausfälle, was zuvor nicht möglich war. Retarus erhielt aufgrund nachweislicher Expertise und seiner Fähigkeiten bei Prozessoptimierung, Sicherheit und Kostensenkung den Zuschlag für die Umstellung.

Retarus musste zunächst die besonderen Anforderungen von BILH kennenlernen. Dazu gab es ausführliche Gespräche mit den Beteiligten, um deren Herausforderungen zu identifizieren. Anschließend wurde ein Proof of Concept erstellt, um die Fähigkeiten von Retarus Cloud Fax inklusive Sicherheit und Compliance zu demonstrieren. Die Einführung musste aufgrund der strengen Regulierung im nach wie vor faxlastigen Gesundheitswesen besonders sorgfältig geplant werden.

Retarus identifizierte ferner erhebliches Potenzial, die Gesamtausgaben zu senken und durch einfachere Bedienung die Mitarbeiterzufriedenheit (ESAT) zu erhöhen. Nachdem die Prioritäten gesetzt waren, begleitete ein dedizierter Projektmanager von Retarus die Projektabstimmung und den Fortschritt während der gesamten Implementierungsphase. Das gemeinsame Team stand in ständigem Kontakt, damit die definierten Anforderungen erfüllt und eventuelle neue Herausforderungen effizient erledigt wurden.

Besonders schwierig war eine auf einer Insel gelegene Radiologieklinik, die über einen lokalen Carrier mit wenig Alternativen angebunden war und daher mit schlechten Zustellraten zu kämpfen hatte. Etwa die Hälfte der Faxübertragungen für diese Klinik schlug fehl. Retarus löste diese durch eine US-Faxnummer, die an eine sichere E-Mail-Adresse weitergeleitet wurde. Dadurch konnte der Insel-Carrier umgangen werden. Die Klinik konnte über den sicheren Posteingang auf die benötigten Dokumente zugreifen, was den Geschäftsprozess beschleunigte und die bisherigen Frustrationen beseitigte.

Darüber hinaus arbeiteten beide Teams bei der Einbindung von Retarus Cloud Fax in die individuelle KI-Lösung von BILH zusammen. Diese dient der beschleunigten Zuordnung eingehender Informationen zu den entsprechenden Patientendiagrammen in Epic für die ambulanten Dienste. Retarus liefert eingehende Faxe an einen sicheren SharePoint-Ordner innerhalb der BILH-Infrastruktur. Das zuvor manuelle Herunterladen, Sichten der Daten und Hochladen in das entsprechende Patientendiagramm konnte durch eine abschließende Prüfung des korrekten Routings ersetzt werden.

Die Lösung von Retarus ließ sich nahtlos in Epic integrieren, was bereits im ersten Jahr zu einer drastischen Senkung der Fehlerquote von 34 % auf 6 % führte. Im zweiten Jahr sank die Ausfallrate nochmals auf 4 %. Damit konnten Telekommunikationskosten in Höhe von geschätzt 4 Millionen US-Dollar eingespart werden, während weiterhin fast 2 Millionen Faxseiten pro Monat verarbeitet wurden. Die entlastete das IT-Budget merklich und verbesserte die Reputation der Abteilung im Unternehmen. Außerdem stiegen die Mitarbeiterzufriedenheit und die Transparenz der Faxprozesse.

Die erfolgreiche Implementierung von Retarus Cloud Fax in die BILH-IT zeigt, wie wichtig strategische Anbieterauswahl, sorgfältige Planung und effektive Zusammenarbeit sind. Durch den Einsatz innovativer Technologien konnte BILH erhebliche Kosteneinsparungen erzielen, Prozesse optimieren und die Mitarbeiterzufriedenheit steigern. Das Projekt ist Best Practice für künftige Automatisierungsvorhaben und legt den Grundstein für die laufende digitale Transformation innerhalb der Organisation. Die digitalisierte und automatisierte Faxumgebung von BILH ermöglicht eine weitere Automatisierung, sobald mehr KI-Tools verfügbar sind.