BIG direkt gesund versendet Faxe mit Retarus Cloud Fax

Die Bundesinnungskrankenkasse Gesundheit – kurz BIG direkt gesund – wurde 1996 in Dortmund gegründet und betreut bundesweit rund 500.000 Versicherte. BIG direkt gesund hat ihren Rechtssitz in Berlin, ihre Hauptverwaltung in Dortmund und einen wichtigen Verwaltungsstandort in Aachen. Die BIG beschäftigt an den operativen Standorten knapp 1000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und bietet in 13 BIGshops Beratung vor Ort an.

Vor der Einführung von Retarus Cloud Fax vor einigen Jahren nutzte BIG direkt gesund eine Faxlösung mit Faxgeräten vor Ort. Diese Geräte zum Empfang und Versand von Faxen waren umständlich zu bedienen und führten unweigerlich zu Kommunikationsstörungen und ineffizienten Prozessen. Hinzu kamen Leistungsprobleme wie Ausfälle des Faxservers und die Abschaffung der analogen Telefonleitungen im Rahmen der Umstellung auf All-IP.

BIG wollte den manuellen Aufwand für die Faxkommunikation reduzieren und seine Prozesse optimieren. Insbesondere wollte man die Möglichkeit haben, Faxfunktionen direkt vom PC-Arbeitsplatz der Mitarbeiter aus zu nutzen. Retarus konnte diese Anforderung durch die Integration von Email-to-Fax/Fax-to-Email in den üblichen E-Mail-Workflow erfüllen.

Im Zuge der Umstellung und Ablöse bestehender Faxgeräte hat BIG direkt gesund den Zugriff auf Retarus Cloud Fax hausweit auf seinerzeit mehreren Hundert Arbeitsplätzen ausgerollt. Dazu wurden die Retarus-Services in die vorhandene Outlook/Exchange-Infrastruktur eingebunden inklusive LDAP-Synchronisation mit dem Verzeichnisdienst. Die redundante Bereitstellung von Retarus Cloud Fax stellte Big direkt gesund erst im Nachgang sicher. Bei einer Neukonzipierung würde die Krankenkasse den „doppelten Boden“ nach eigenen Angaben von Beginn an mit einplanen.

Die Zuordnung von Faxnummern zu E-Mail-Adressen funktionierte reibungslos. Auch eine spätere Fusion mit einer anderen Krankenkasse mit zusätzlichen und anderen Faxnummern wurde von Retarus mit kundenorientiertem Handeln und kreativen Lösungen unterstützt. Die neue Cloud-basierte Faxlösung wurde von den Anwendern gut angenommen. Über eine einmalige Einweisung hinaus waren keine besonderen Schulungen erforderlich.

BIG direkt gesund nutzt Retarus Cloud Fax für die Kommunikation mit Behörden, Leistungserbringern und Kassenärztlichen Vereinigungen. Hinsichtlich der Stabilität und Verfügbarkeit der Services ist die Krankenkasse sehr zufrieden. Die Fax-Administratoren profitieren von Vorteilen wie einem übersichtlichen Reporting, weitreichender Automatisierung, nahtloser Integration in die bestehende IT-Landschaft sowie erstklassigem 24/7-Support.

Wenn es um Sicherheit und Compliance geht, ist BIG direkt gesund mit der Retarus Cloud auf der sicheren Seite: Die auditierbaren Rechenzentren von Retarus erfüllen die strengsten länder- und branchenspezifischen Anforderungen an Datenschutz und -sicherheit, zum Beispiel SOC1/2 Typ II, ISO 27001 oder DSGVO.

• Retarus Cloud Fax als Ersatz für vorhandene Faxgeräte
• Mittlerweile redundante Anbindung
• Retarus SMS Gateway für MFA auf dem Kundenportal
• Garantierter Service Level (SLA)

BIG direkt gesund hat die aus der analogen Ära stammenden Faxgeräte durch eine moderne Faxlösung ersetzt. Retarus wurde als Dienstleister ausgewählt, weil Retarus Cloud Fax erfüllte die Anforderungen der Krankenkasse in Bezug auf Leistung und Preis am besten. Seitdem faxen alle Mitarbeiter mit modernen Faxdiensten, die sich transparent in die bestehende Arbeitsumgebung integrieren und spürbare Produktivitätsvorteile bringen. Aufgrund der hohen Zufriedenheit nutzt die Krankenkasse nun auch Retarus‘ SMS gateway, um One-Time-Passwörter (OTP) für die Multi-Faktor-Authentifizierung an das Kundenportal zu senden.