Besseres Monitoring und zuverlässigere transaktionale E-Mail für Federated Co-operative Limited

Wie viele große Unternehmen mit älteren Systemumgebungen betreibt FCL seine Kernprozesse für Abrechnung und Kundendaten auf einer Mainframe-Infrastruktur. Diese Systeme erzeugen große Mengen an Rechnungen und Transaktionsberichten – insbesondere für das Energiegeschäft, wo es auf Zuverlässigkeit und Genauigkeit ankommt.

Hunderttausende Male jeden Monat wandelt FCL die Mainframe-Rohausgabe in PDF-Rechnungen um und verschickt diese automatisch per E-Mail an Kunden. Da globale E-Mail-Anbieter die Kontrollen für den Versand großer Mengen verschärften, sah sich FCL mit einer zunehmenden Unsicherheit bei der Zustellung konfrontiert. Nachrichten wurden ohne ersichtlichen Grund gefiltert, verzögert oder blockiert, obwohl Kunden diese erwarteten und sich darauf verließen.

Federated Co-operative Limited wollte ihren Workflow für transaktionale E-Mails verbessern und mehr Transparenz und Kontrolle über die E-Mail-Zustellung im großen Maßstab erreichen. Das E-Mail-Volumen stieg immer weiter an, gleichzeitig wurden die Richtlinien der Provider immer restriktiver. Das Team wollte klar verstehen, welche E-Mails erfolgreich zugestellt wurden und welche warum nicht, ohne die bestehende Mainframe-Umgebung zu verkomplizieren.

Man wollte also nicht Kernsysteme ersetzen, sondern eine zuverlässige Monitoring- und Steuerungsebene zwischen automatisierten E-Mail-Streams und Empfängern einzuführen. Auf diese Weise wollte FCL insgesamt die Zuverlässigkeit der Zustellung amt verbessern, Probleme proaktiv erkennen, bevor sie eskalieren, und bei Bedarf gezielte Nachsendungen ermöglichen. Gleichzeitig sollten betrieblicher Aufwand und Abhängigkeit von manuellen Eingriffen verringert werden.

Der bestehende E-Mail-Workflow von FCL wies mehrere operative Herausforderungen auf:

• Begrenzte Einblicke in Fehler: Hochvolumige transaktionale Aussendungen können ohne klare Gründe oder verwertbare Diagnosen fehlschlagen.
• Schwieriger Neuversand: Wenn Zehntausende aus Hunderttausenden gesendeter E-Mails nicht ankamen, war das selektive erneute Senden in einer Mainframe-Umgebung extrem schwierig und ressourcenintensiv.
• Manuelle Workarounds: Der Versuch, fehlgeschlagene E-Mails manuell umzuleiten oder erneut zu versenden, führte zu einer zusätzlichen Belastung der internen Teams und der sekundären Systeme.
• Mangelnde Zuverlässigkeit: Häufige Anbieterwarnungen und Ausfälle erschwerten eine konsistente, ununterbrochene Zustellung.

FCL brauchte also einen robusteren und transparenten E-Mail-Versand, der zum Umfang und zur Komplexität seines Geschäftsbetriebs passte.

Federated Co-operative Limited hat Retarus Transactional Email Services implementiert, um mehr Transparenz und Kontrolle in seine transaktionale E-Mail-Umgebung zu bringen, ohne die vorhandene Mainframes zu stören. Dazu stellte FCL mehrere automatisierte E-Mail-Ströme auf Retarus um. Das Team kann nun den ausgehenden E-Mail-Verkehr in Echtzeit überwachen und erhält einen klaren Einblick in Erfolg und Misserfolg der Zustellung.

Mit der Funktion Trace & Recover kann FCL schnell erkennen, welche E-Mails fehlgeschlagen sind, verstehen, warum Probleme auftreten zu verstehen Nachrichten bei Bedarf selektiv nachversenden, ohne ganze Batches neu zu prozessieren oder zentrale Workflows zu verändern. So wurde eine kritische Lücke im E-Mail-Automatisierungsprozess von FCL geschlossen und eine zuverlässigere, besser handhabbare Grundlage für hochvolumige transaktionale Kommunikation geschaffen.

Durch die Implementierung von Retarus hat die Federated Co-operative Limited die Zuverlässigkeit und operative Stabilität ihrer transaktionalen E-Mail-Kommunikation deutlich verbessert. Das Team hat nun einen klaren Überblick über die Performance der E-Mail-Zustellung und kann Fehler schnell identifizieren, die Ursachen verstehen und Maßnahmen ergreifen, bevor die Probleme eskalieren. Dadurch entfallen zeitaufwendige Nachsendungen und manuelles Troubleshooting größtenteils und sparen bis zu 200 manuellen Arbeitsstunden ein.

Dank konsistenter Zustellungsleistung, weniger Unterbrechungen und einem reaktionsschnellen Rund-um-die-Uhr-Support rund um die Uhr ist die Zustellung transaktionaler Nachrichten jetzt auch im Unternehmensmaßstab stabil, überschaubar und verwaltbar.

• Überwachung des Transactional Email-Volumens im Unternehmen in Echtzeit
• Keine gemeldeten E-Mail-Ausfälle oder -Zustellungsunterbrechungen seit Einführung
• Selektive Wiederversand ohne erneute Verarbeitung ganzer E-Mail-Läufe
• Nur noch etwa ein Viertel der bisherigen Servicekosten

Nach dem Erfolg des anfänglichen Rollouts prüft die Federated Co-operative Limited die Ausweitung von Retarus auf weitere E-Mail-Ströme. Mit dem gestiegenen Vertrauen in Monitoring, Zuverlässigkeit und Support sieht das Team Retarus als langfristigen Partner bei der Skalierung und Absicherung unternehmenskritischer Kommunikation. Das Team betreibt die Plattform unabhängig und souverän, ohne laufende Blockaden oder Abhängigkeiten. Der Retarus Support ist bei Bedarf aber natürlich jederzeit verfügbar.